黃保華

摘 要 檔案管理工作對任何一個企業(yè)和單位都是非常重要的，尤其是對人力資源市場配置服務中心而言，人事檔案可以說是服務中心的核心資源。因此，檔案管理工作水平的高低將直接影響人力資源市場配置服務中心的工作質量。本文將對人力資源市場配置服務中心檔案管理的重要性作出分析，為相關學者帶來參考。

關鍵詞 人力資源市場 服務中心 檔案管理 重要性

人力資源市場配置服務中心檔案管理工作的核心，是檔案信息材料的收集、整理、分析、歸檔和二次開發(fā)等工作?？偟膩碚f，其工作的每一個環(huán)節(jié)都會對整體的檔案管理工作質量產生非常深刻的影響，因此，從檔案管理工作入手，探討人力資源市場配置服務中心檔案管理工作的重要性，是本文的重點。

一、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的收集

（一）檔案收集的重要性

眾所周知，檔案收集是形成檔案資料，建立檔案管理體系的第一步，俗話說“好的開始是成功的一半”，如果檔案的收集工作可以穩(wěn)步進行，那會為后續(xù)的所有檔案管理環(huán)節(jié)提供不小的幫助?？偟膩碚f，檔案收集的重要性共分為以下幾點：第一，原始材料中大量的原始信息囊括了幾乎所有延伸出來的信息，如若原始人力資源檔案缺失，則會讓整個工作失去重要的信息基礎，因此，檔案收集的重點便是可以保留原始檔案，為整個工作奠定信息基礎。第二，合理、有序、科學的收集程序保證了信息的完整性和科學性，同時還可以幫助檔案管理人員剔除無效的、相同的信息，簡化后續(xù)的檔案管理流程，從而降低管理成本。

（二）如何做好檔案收集工作

首先，檔案管理人員要明確信息來源，并驗證信息來源的正確性，這是整個檔案收集環(huán)節(jié)的重中之重，因為只有檔案信息來源合理，檔案的真實性和可靠性才會有所保障。其次，檔案收集工作中要做好分類和甄別工作，所謂分類，就是要明確檔案信息的等級和種類，既不能把無關聯的信息混放在一起，又要讓紛繁復雜的信息變得有序、合理。所謂甄別，就是要剔除那些無效的、錯誤的信息，同時對重要的、核心的信息進行甄別。檔案收集工作要求精準，所以檔案收集人員的信息敏感度、信息識別能力等，將成為影響檔案收集工作的重要因素。因此，提高檔案收集人員的工作能力也是非常重要的。

二、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的整理

（一）檔案整理的重要性

檔案整理是檔案收集的后續(xù)環(huán)節(jié)，是對信息進一步整理，從而完善信息，構建完整的檔案管理體系的重要步驟。通過檔案管理，檔案管理人員可以依據檔案種類和級別建立不同的檔案整理模型，從而為后續(xù)的檔案分析工作指明方向。總體來說，檔案整理的重要性共有以下幾點：第一，檔案整理的精細化程度將直接影響后續(xù)的檔案分析工作，整理越精細，信息特征越明顯，檔案分析就更有的放矢；第二，檔案整理的系統(tǒng)化程度將直接影響后續(xù)的檔案分析工作，信息整理越系統(tǒng)，信息間關系和信息的主要特征就越明顯，檔案分析工作也就更加簡單而高效。

（二）如何做好檔案整理工作

第一，檔案整理人員要與檔案收集人員建立有效的信息交流渠道，注意檔案收集過程中的細節(jié)問題；第二，檔案整理工作要和檔案收集工作建立高效的銜接機制，確保不出現斷層現象，因為如果出現流程斷層，就很容易導致信息斷層，為以后的檔案整理工作埋下隱患；第三，檔案整理工作要與現代高新技術相結合，因為依靠傳統(tǒng)的人工整理，出錯總是難免的，借助高新技術軟件，既可以降低信息的錯誤率，又節(jié)省了檔案管理人員的時間，從而降低時間成本和勞動力成本。

三、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的分析

（一）檔案分析的重要性

檔案分析是繼檔案整理之后的重要環(huán)節(jié)，是整個檔案管理工作的核心，通過檔案分析，人力資源市場配置服務中心才能更深入地了解人才信息，從而為不同社會人才推薦不同的工作?？傮w而言，檔案分析的重要性有以下幾點：第一，檔案分析準確與否將直接影響人才的社會流向，如果分析不準確，那對自身、對社會人才、對企業(yè)而言都是非常不利的；第二，檔案分析越深入，越有利于信息的二次開發(fā)和利用，信息的價值也就越大。

（二）如何做好檔案分析工作

首先，檔案分析人員要具備較強的數據分析能力，可以在大量的信息中快速提取重要的、核心的信息，這就要求人力資源市場配置服務中心加強檔案分析人員的培訓工作，提升他們的檔案信息分析能力。其次，檔案分析工作應成為整個檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，所以在檔案管理過程中，檔案分析應分為多個階段穿插在不同的檔案管理階段中，每一次的信息分析都可能是一次全新的數據樣貌，對深入挖掘信息價值非常重要。最后，隨著人員信息越來越多，越來越復雜，借助大數據、云計算技術提高檔案分析的速度和準確率，也將成為未來檔案分析工作的重要方向。

四、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的歸檔

（一）檔案歸檔的重要性

檔案歸檔是為了長久地保存檔案信息，方便檔案信息二次開發(fā)。如今，隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子檔案越來越多，但從信息安全的角度考慮，某些非常重要的檔案是以“紙質+電子”的形式進行保存?？傮w而言，檔案歸檔的重要性有以下兩個方面：第一，檔案歸檔是留存檔案信息的重要環(huán)節(jié)，系統(tǒng)、有序的檔案歸檔工作有利于信息的二次調用和開發(fā)；第二，檔案歸檔作為信息收集、整理和分析的總結，具有非常重要的價值。

（二）如何做好檔案歸檔工作

做好檔案歸檔，是檔案信息管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案信息保存質量的有力手段。因此，檔案信息管理部門要繼續(xù)深化檔案歸檔管理工作，主要包括以下兩個方面：第一，其他部門要積極配合檔案信息管理部門的工作，重視日常檔案信息文件的收集和整理工作，并與檔案信息管理部門建立有效的信息交流渠道，確保信息的及時性和有效性，從而進一步簡化檔案室的工作流程，降低檔案歸檔管理難度；第二，優(yōu)化檔案室的保管環(huán)境，注重紙質檔案的保存環(huán)境和保存方法，進一步拓展檔案的信息化管理渠道，為檔案歸檔管理提供強有力的技術支持；第四，不斷提高檔案歸檔人員的工作水平是根本措施。無論電子檔案還是紙質檔案，都要做到“安全、合理、系統(tǒng)、高效”，因此，人力資源市場配置服務中心要積極組織各項培訓活動，不斷培養(yǎng)檔案歸檔人員的信息服務意識和信息安全意識，提升他們的工作水平。

五、結語

人力資源市場配置服務中心的檔案管理工作，是保障人事檔案材料完整、無誤、有效的根本措施，對提高服務中心的工作效率、保障各類社會人才的基本信息和工作信息、發(fā)揮人事檔案材料的多重社會價值，具有非常重要的作用。相信隨著檔案管理制度的不斷完善和檔案管理手段的不斷更新，人力資源市場配置服務中心檔案管理工作一定可以更上一層樓，取得更好的成績。

（作者單位為濟寧市人力資源市場配置服務中心）

參考文獻

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