趙大青　尹元躍　白云龍

【摘要】隨著企業(yè)精益化管理水平的進(jìn)一步提升，少開會(huì)、開短會(huì)、提高會(huì)議效率在節(jié)約企業(yè)成本、提升管理效益方面愈發(fā)重要。本文以會(huì)議成效評(píng)估為切入點(diǎn)，從“全”“精”“實(shí)”“儉”四個(gè)維度對(duì)會(huì)議管理實(shí)效提升方式進(jìn)行探索，并通過建立會(huì)議效果測評(píng)和會(huì)議落實(shí)推進(jìn)制度雙管齊下提高會(huì)議效率。

【關(guān)鍵詞】會(huì)議管理；效果測評(píng)；提高效率

隨著企業(yè)精益化管理水平的進(jìn)一步提升，提高會(huì)議的實(shí)效管理愈發(fā)顯得重要。有效的會(huì)議可以節(jié)約成本，提高效率；效率低下的會(huì)議不僅無益于管理提升，還容易引發(fā)參會(huì)人員的抵觸情緒。本文通過引入四維管理并建立測評(píng)和督辦機(jī)制形成會(huì)議成效評(píng)估反饋模式，旨在提升會(huì)議管理實(shí)效。

一、目前會(huì)議管理存在的問題

結(jié)合當(dāng)下會(huì)議管理的實(shí)際情況，對(duì)照相應(yīng)管理要求，綜合分析目前會(huì)議管理主要存在“粗”“散”“軟”三個(gè)方面的問題。

（一）“粗”即粗放。具體表現(xiàn)：一是在年度會(huì)議計(jì)劃分類不夠細(xì)致，執(zhí)行的剛性不夠。二是對(duì)視頻會(huì)應(yīng)用體現(xiàn)不夠充分。；三是對(duì)部門、班組會(huì)議缺少管控。四是會(huì)務(wù)費(fèi)管理使用流程不夠明晰。

（二）“散”即散亂。具體表現(xiàn)：一是對(duì)計(jì)劃外會(huì)議缺少管控，尤其是部門內(nèi)部、班組層面的會(huì)議，缺少管控。二是會(huì)議分級(jí)審批、分類管理的理念還未深入，部分班組會(huì)議申請(qǐng)審批太過隨意。

（三）“軟”即松軟。目前會(huì)議管理工作缺少考核評(píng)價(jià)辦法或工作標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議材料往往缺少事先的研讀討論，會(huì)議決定的議題督辦落實(shí)缺少有效閉環(huán)，會(huì)議實(shí)效也未能引起各承辦部門足夠重視。

二、四個(gè)維度提升會(huì)議管理實(shí)效

經(jīng)過不斷的思考和摸索，會(huì)議管理實(shí)效提升可以從“全”“精”“實(shí)”“儉”四個(gè)方面進(jìn)行探索嘗試。

（一）“全”即全面、充分。一是會(huì)議材料要全。承辦部門在組織召開會(huì)議前，應(yīng)充分準(zhǔn)備會(huì)議材料，如需討論的會(huì)議應(yīng)至少提前3天將上會(huì)材料發(fā)相關(guān)人員審閱。二是對(duì)參會(huì)人員、范圍統(tǒng)籌考慮，合理確定參會(huì)人員，既要避免過多人員參會(huì)，又不能遺漏相關(guān)部門。三是會(huì)議管理范圍的設(shè)定，加強(qiáng)計(jì)劃內(nèi)會(huì)議審批和計(jì)劃外會(huì)議管理，嚴(yán)格控制各專業(yè)部門的會(huì)議數(shù)量，通過聯(lián)合召開或集中召開的形式減少會(huì)議數(shù)量。

（二）“精”即精簡、精煉。一是要壓降一般性專題匯報(bào)數(shù)量和分組討論時(shí)間。精簡會(huì)議材料，減少會(huì)議現(xiàn)場印發(fā)材料，盡量以電子資料發(fā)放至與會(huì)代表。嚴(yán)格控制會(huì)議材料篇幅，做到主題鮮明、重點(diǎn)突出、內(nèi)容簡潔。二是要精簡參會(huì)人員和會(huì)議時(shí)間。各級(jí)會(huì)議數(shù)量根據(jù)工作實(shí)際確定，參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和主要內(nèi)容確定，嚴(yán)格限定會(huì)議代表和工作人員數(shù)量，要大幅壓減會(huì)議數(shù)量，減小參會(huì)人員范圍、壓縮會(huì)期，不得隨意提高參會(huì)人員規(guī)格。傳達(dá)、布置類會(huì)議會(huì)期不得超過0.5天。各類會(huì)議報(bào)到和離開時(shí)間，合計(jì)不得超過0.5天。

（三）“實(shí)”即落實(shí)、實(shí)效。一是建立會(huì)議效果評(píng)估制度。會(huì)議主管部門在會(huì)議結(jié)束后隨機(jī)選取參會(huì)的3人填寫會(huì)議效果測評(píng)表，對(duì)會(huì)議申請(qǐng)部門開展考評(píng)，考評(píng)方法為評(píng)分制，以季度為考核期，對(duì)考核期內(nèi)的申請(qǐng)部門發(fā)起的會(huì)議效果測評(píng)取平均值計(jì)算，考評(píng)結(jié)果按季通報(bào)。二是建立會(huì)議落實(shí)督辦制度。各單位召開的各類會(huì)議，按照分級(jí)負(fù)責(zé)、分類管理的原則，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)組織貫徹落實(shí)。辦公室作為會(huì)議督辦管理歸口部門，向承辦部門下發(fā)會(huì)議落實(shí)推進(jìn)表，會(huì)議承辦部門應(yīng)根據(jù)工作推進(jìn)情況進(jìn)行填報(bào)，會(huì)后需要推進(jìn)的事項(xiàng)原則上須在15個(gè)工作日內(nèi)完成，確實(shí)完成不了的，應(yīng)說明原因并明確推進(jìn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作計(jì)劃。

（四）“儉”即節(jié)儉、勤儉。一是精簡會(huì)務(wù)安排。會(huì)議會(huì)場不擺放花草，不制作背景板，不提供水果，會(huì)議期間不安排茶歇。會(huì)議用餐不得組織會(huì)餐、宴請(qǐng)，一律安排自助餐，嚴(yán)格控制菜品種類、數(shù)量和份量，嚴(yán)禁提供高檔菜肴，不上煙酒。會(huì)議住宿應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議用房標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)間為主，不得安排高檔套房，房間內(nèi)不配備水果、干果、鮮花等，不另配備洗漱用品。會(huì)議代表盡量安排集體乘車。二是嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律。嚴(yán)禁套取會(huì)議費(fèi)設(shè)立“小金庫”，嚴(yán)禁在會(huì)議費(fèi)中列支公務(wù)接待費(fèi)用，不得使用會(huì)議費(fèi)購置電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等固定資產(chǎn)以及開支與會(huì)議無關(guān)的其他費(fèi)用，不得組織會(huì)議代表旅游和與會(huì)議無關(guān)的參觀，嚴(yán)禁組織高消費(fèi)娛樂、健身活動(dòng)，嚴(yán)禁以任何名義發(fā)放紀(jì)念品。

三、結(jié)語

會(huì)議是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要組織活動(dòng)，企業(yè)應(yīng)該確保在會(huì)議上投入的時(shí)間和資源與會(huì)議的效益成正比，因此就需要對(duì)會(huì)議管理的實(shí)效提升進(jìn)行研究和探索。本文通過從“全”“精”“實(shí)”“儉”四個(gè)維度對(duì)會(huì)議管理的全過程進(jìn)行管控，通過建立會(huì)議效果測評(píng)和會(huì)議事項(xiàng)推進(jìn)制度，確保會(huì)議開得有效果，決策的事項(xiàng)有安排有落實(shí)，可以從一定程度上提升會(huì)議管理實(shí)效。同時(shí)通過將評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用到各承辦部門的績效考核當(dāng)中，進(jìn)一步督促各部門提高會(huì)議管理的精細(xì)化水平，關(guān)注會(huì)議的內(nèi)容和實(shí)效，求真務(wù)實(shí)，轉(zhuǎn)變會(huì)風(fēng)。

【參考文獻(xiàn)】

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