畢鵬瑤

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.25.253

摘 要：在大數據背景下，高校檔案數據呈現出大數據的基本特征，這些新特征給高校傳統檔案管理服務模式帶來了挑戰(zhàn)。為此，高校檔案管理服務模式要在理念、流程、機構等方面進行再造。

關鍵詞：大數據 高校檔案 管理模式 再造

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）09（a）-0253-02

基于互聯網技術發(fā)展而來的“大數據”應用，伴隨著云計算、云存儲等新型的IT服務模式，已經開始深刻影響經濟社會的方方面面。大數據有海量的數據規(guī)模、動態(tài)的數據流量、多樣的數據類型、巨大的數據價值4個特征。高校檔案是記錄著學校最清晰的原始信息，具有數據海量、動態(tài)性強、多源異構、需求多樣、價值巨大等特點，是“大數據”應用的重要領域，將會對高校檔案管理與服務模式變革產生巨大的影響[1]。

1 理念再造：應對大數據下高校檔案管理服務挑戰(zhàn)

理念是行動的先導。在大數據背景下，高校檔案管理面臨著巨大的機遇與挑戰(zhàn)，高校檔案工作要進一步從傳統思維中解放出來，積極進行理念改造，從內在動力因素上積極應對挑戰(zhàn)。

一是數據服務理念。大數據在高校檔案管理中的應用，由于其數據分析的效率性和便利性，可以對相關聯數據進行全樣本、全過程、全方位分析，提供更為新穎和便利的檔案數據服務，滿足師生多樣化的服務[2]。

二是數據共享理念。由于傳統檔案管理和檔案數據的局限性，很多應該開放、共享的檔案數據并不能及時提供給被服務者和需求者。大數據的應用，是在共享中運行和實現的，可以對眾多相關聯的數據進行有效整合，形成能夠滿足多樣化需求的數據庫，實現檔案數據校內校外共享。

三是數據集成理念。高校檔案有數據種類繁多、數量巨大等特點，檔案管理人員對數據進行歸檔和存儲時，可通過制定統一標準、建設數據云平臺，將不同種類、不同格式、不同來源、不同形式的數據進行有效的集成，建立數據模塊化管理，建立統一的高校檔案數據資源庫，實現對各類數據之間的融通整合和集成分析。

四是數據安全理念。安全是數據的生命。大數據背景下，確保檔案信息的齊全完整、原始真實、機密可用是檔案數據工作的重中之重。這就需要建立“人防、物防、技防”三位一體的數據信息安全體系，提高檔案工作人員的安全意識、完善安全管理制度。

2 流程再造：優(yōu)化大數據下高校檔案管理服務系統

大數據技術是將大量信息資源在合理時間內進行采集、篩選與處理，并將有效信息及時反饋給用戶，幫助用戶實現輔助決策。這就需要高校檔案管理與服務要充分適應和運用大數據技術和技能，有效管理和開發(fā)檔案資源，優(yōu)化和再造高校檔案管理與服務流程，最大限度地滿足大數據時代對檔案信息的需求[3]。

一是拓展高校檔案歸檔范圍。大數據的技術優(yōu)勢之一，就是能夠為我們提供龐大的存儲空間。這就使高校檔案收集整理工作突破了傳統的歸檔范圍、歸檔內容和保管期限的限制，高校任何教學管理等活動所形成的不同媒介載體的數據，都將被納入到歸檔范圍。高校教學管理等活動中形成的文件、數據、視頻、郵件等，都應被收集歸檔，形成高校檔案信息資源大數據集。

二是統一高校檔案信息化標準。高校應建立檔案信息化管理統一機構，統籌推動檔案信息化建設，破除信息壁壘、推進數據開放，制定電子文件歸檔管理、元數據采集、數據交換格式等檔案信息化管理規(guī)章與制度，保證檔案數據資源的有效整合，實現檔案大數據共享。同時，高校檔案部門應以統一的檔案信息化標準為媒介，加強與其他高校之間、與地方之間在資源、技術、人才、資源建設等領域的協作與交流。

三是優(yōu)化高校檔案管理與服務流程。大數據技術條件下，以“收、管、用”為主要環(huán)節(jié)的傳統高校檔案管理方式將會被重構與再造，檔案管理由實體管理向信息管理轉變、向知識管理轉型。高校檔案管理與服務“收”的環(huán)節(jié)將由傳統的“集整理各歸檔部門移交與各業(yè)務系統推送過來的紙質檔案與電子檔案”轉變“數據實時、自動收集”；“管”將由傳統的“是對收集的材料進行分類、整編、組卷、著錄等流程”轉變?yōu)樵破脚_存儲、計算、分析；“用”將由傳統的“為用戶提供簡單利用或通過對館藏資源進行整理、加工、分析、編研”等流程轉變?yōu)榉治?、發(fā)現與預測，為大數據時代高校檔案工作管理研究。

3 機構再造：構建大數據下高校檔案管理服務體系

大數據時代呼喚高校構建檔案管理與服務大體系，不僅要實現檔案數據運用的開放性、先進性、社會化與多元化，而且要樹立大服務的理念，主動挖掘大數據檔案資源的有效價值，為用戶提供個性化、網絡化、智能化服務。

一是建立統一開放的數據平臺。大數據背景下，檔案館將通過對大數據先進技術的運動，包括移動互聯網、云計算等，由傳統業(yè)務向資源的數據挖掘和數據分析等方向轉移。這些變化的實現將通過檔案管理與服務部門統計分析服務、移動平臺服務、在線互動服務等信息服務方式，建立起統一開放的檔案數據服務平臺。通過云計算、數據挖掘等數據技術，高效處理海量的檔案數據，發(fā)現館藏檔案的核心價值。比如，可以實現大學生的學籍表、成績單等與畢業(yè)調配表的相關數據關聯，進一步了解學生的基本信息，包括生源所在地、成績、家庭背景等對學生就業(yè)的影響，從而有針對性地對學生開展職業(yè)生涯規(guī)劃和就業(yè)指導等方面的工作。通過互聯網、物聯網技術等搭建用戶互動平臺，推出微信平臺服務，為用戶更加便利、個性化地服務[4]。

二是建立統一共享的服務平臺。大數據技術將充分發(fā)掘檔案數據資源的巨大價值，有效地改變傳統檔案數據別人來查檔案的“以我為主”的被動服務模式，將“死檔案”變成“活信息”，為用戶提供更加快捷、便利和個性化的數據服務。建立統一共享的數據服務平臺，需要充分挖掘和利用信息技術，積極主動了解用戶的訴求，深入挖掘和分析檔案數據，尋找檔案數據之間的聯系，搜索可利用的信息資源，滿足用戶需求，為其提供精準化信息參考，實現檔案數據一站式服務[5]。

三是建立統一有效質量監(jiān)控平臺。檔案數據服務質量的高低、服務效果的優(yōu)劣不僅取決于數據服務平臺的功能性服務，還取決于是否建立起了統一有效的數據服務質量監(jiān)控平臺，服務質量是衡量檔案服務是否有成效的標準；滿足用戶需求的程度是測量檔案服務是否有質量的標尺。因此，檔案管理與服務部門在提供檔案服務的同時，重點應該健全并完善以用戶需求為導向的服務質量全過程監(jiān)管與考核體系，這應主要包括關于檔案利用服務制度和考核指標的建立健全、檔案數據服務平臺功能化服務反饋等，及時發(fā)現問題并進行整改，不斷規(guī)范和優(yōu)化服務流程，大力提升檔案數據服務水平。

4 結語

檔案記載著高校各種活動，是學校發(fā)展的真實反映，是學校建設的重要信息資源，其服務功能必須要充分地發(fā)揮出來。在大數據時代背景下，高校檔案管理人員要積極應對高校檔案管理服務挑戰(zhàn)，優(yōu)化大數據下高校檔案管理服務系統，構建檔案管理與服務大體系。

參考文獻

[1] 趙國棟.大數據時代的歷史機遇[M].北京：清華大學出版社，2013.

[2] 陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經濟，2017（1）：59-61.

[3] 馮有輝.大數據理念下高校檔案管理服務體系研究[J].山西檔案，2016（6）：55-57.

[4] 謝怡.基于大數據的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學學報：社會科學版，2015（11）：106-107.

[5] 李彥.大數據時代高校檔案管理優(yōu)化的路徑探析[J].云南檔案，2016（11）：55.endprint