摘 要：作為國(guó)家檔案的重要組成部分，科技檔案利用效率的高低直接影響著政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及社會(huì)團(tuán)體的工作質(zhì)量，而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，如何提高科技檔案的利用率已然成為相關(guān)檔案管理部門(mén)所面對(duì)的重要問(wèn)題。因此，本文基于科技檔案的利用價(jià)值，重點(diǎn)探究了加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案；數(shù)字化建設(shè)；檔案利用率

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，作為第一生產(chǎn)力的科技已成為提升國(guó)家經(jīng)濟(jì)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，因而科技檔案也得到了日益廣泛的關(guān)注和重視。所以，想要切實(shí)發(fā)揮科技檔案的內(nèi)在價(jià)值，就必須順應(yīng)當(dāng)今的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，不斷加強(qiáng)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案的利用率，因此本課題的研究具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 科技檔案的利用價(jià)值

所謂的科技檔案，就是指在科研活動(dòng)中形成的已實(shí)現(xiàn)整理歸檔的科技材料，其中包括了豐富的最新科研成果、原始數(shù)據(jù)資料、先進(jìn)技術(shù)以及科研秘密等，是各類(lèi)檔案中最具利用價(jià)值的檔案之一[1]?？萍紮n案是人們進(jìn)行研究、生產(chǎn)以及設(shè)計(jì)等活動(dòng)的重要參考資料，若能充分利用科技檔案，了解和掌握先人的研究結(jié)晶，就能有效避免走彎路情況的出現(xiàn)，大大提高了科研效率，節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力，對(duì)于提升科研水平、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有十分重要的作用。而隨著數(shù)字化進(jìn)程的加快，若科技檔案仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，隨著檔案數(shù)量的增多，不僅會(huì)造成檔案管理和查詢難度的加大，更會(huì)在一定程度上導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失或損耗，進(jìn)而極大影響了科技檔案的利用率，使其無(wú)法切實(shí)發(fā)揮內(nèi)在價(jià)值，因此，做好科技檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨。

2 加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

2.1 轉(zhuǎn)變利用觀念

第一，單位領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷提高對(duì)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，認(rèn)識(shí)到科技檔案不僅是國(guó)家珍貴的數(shù)據(jù)信息，更涉及到各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展前途問(wèn)題，因而應(yīng)在保證科技檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，將科技檔案數(shù)字化工作置于首要地位，為加快檔案數(shù)字化建設(shè)出謀劃策，真正意義上地做好數(shù)字化建設(shè)工作。除此以外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)加大對(duì)檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)投入，為管理部門(mén)配置先進(jìn)的數(shù)字化管理設(shè)備，以為數(shù)字化建設(shè)工作打下良好的軟硬件基礎(chǔ)，同時(shí)定期對(duì)管理人員進(jìn)行思想教育，讓他們能切實(shí)認(rèn)識(shí)到科技檔案數(shù)字化的意義和價(jià)值，提高人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視。

第二，管理人員。部門(mén)人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案利用理念?？萍紮n案是我國(guó)科研成果的集合，其中包括了各個(gè)科研領(lǐng)域的重要成果信息，其重要性自然是不言而喻。要想切實(shí)發(fā)揮科技檔案的價(jià)值，就必須跟上時(shí)代發(fā)展步伐，做好數(shù)字化建設(shè)工作，否則就難以提高科技檔案的利用率。管理人員應(yīng)擺脫傳統(tǒng)等人查檔觀念的束縛，要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理不是目的，充分利用檔案才是目標(biāo)，想要更好地用活用好檔案，就必須依靠數(shù)字化技術(shù)，積極主動(dòng)地為調(diào)檔者提供服務(wù)，以進(jìn)一步提高服務(wù)效率，從而為科研人員提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.2 做好編研工作

科技檔案編研工作的質(zhì)量高低同樣影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。只有切實(shí)完成科技檔案的編研工作，才能挖掘出檔案中潛在的極具價(jià)值的信息，才能為數(shù)字化建設(shè)打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，進(jìn)而提高檔案的利用效果。首先，管理人員應(yīng)深入了解和把握當(dāng)下的檔案利用需求，通過(guò)對(duì)近段時(shí)間檔案調(diào)用者的分析，把握近來(lái)較為熱門(mén)的研究課題，并以此來(lái)為依據(jù)對(duì)科技檔案進(jìn)行分主題地系統(tǒng)地?cái)?shù)據(jù)整理；其次，部門(mén)人員應(yīng)明確掌握單位的庫(kù)存檔案數(shù)據(jù)。只有這樣才能讓管理人員更好地了解當(dāng)前檔案資料的數(shù)量和分類(lèi)情況，以為數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；最后，管理人員應(yīng)切實(shí)做好檔案編研工作，檔案管理人員應(yīng)對(duì)科技檔案中的原始資料進(jìn)行選擇、處理和加工，以形成分類(lèi)清晰、內(nèi)容齊全的檔案成果。

2.3 建立管理平臺(tái)

想要真正做好科技檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，最為關(guān)鍵的就是建立完善的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。首先，應(yīng)用影像掃描技術(shù)，將科技檔案中的全部數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換為能為計(jì)算機(jī)所識(shí)別并能有效存儲(chǔ)的數(shù)字資料，其中包括有檔案的目錄信息以及原文數(shù)據(jù)，以初步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化處理，同時(shí)也應(yīng)妥善保管原始紙質(zhì)檔案，這是因?yàn)樵谛畔⑥D(zhuǎn)換過(guò)程中，極有可能由于技術(shù)或人為等因素造成信息的損耗或丟失，因此，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的過(guò)程中也應(yīng)做好原始檔案的保管工作；其次，對(duì)已轉(zhuǎn)換完成的科技檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合并建立起完善的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將其中的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)地分類(lèi)處理，此外，也應(yīng)不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和整合功能，以保障檔案數(shù)字信息的安全性；最后，建立起數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的共享，不斷完善信息搜索及查詢功能，以加快檔案服務(wù)速度，提供檔案的利用效率，同時(shí)也應(yīng)設(shè)置權(quán)限制度，使得各調(diào)檔者只能在一定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的查詢以及下載，而無(wú)法對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行修改，以此來(lái)保證檔案信息的安全性。

2.4 提升人員素養(yǎng)

首先，單位應(yīng)做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定時(shí)定期地開(kāi)展專(zhuān)業(yè)管理技能培訓(xùn)以及開(kāi)辦與數(shù)字化技術(shù)主題相關(guān)的講座，以此來(lái)提高管理人員的學(xué)習(xí)積極性，有效提升部門(mén)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、管理水平以及數(shù)字技術(shù)水平，激發(fā)人員的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，使其能更好地滿足當(dāng)前的科技檔案管理需求；其次，單位也應(yīng)加大專(zhuān)業(yè)人才引入力度，聘請(qǐng)兼具專(zhuān)業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，加強(qiáng)單位的科技檔案管理人才隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化奠定人才基礎(chǔ)；最后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)當(dāng)前單位實(shí)際的科技檔案數(shù)字化情況，完善績(jī)效考核制度，對(duì)管理人員各個(gè)階段的科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作成果以及檔案服務(wù)情況進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果與薪資、年終獎(jiǎng)金、優(yōu)秀評(píng)比以及職位升遷等關(guān)乎個(gè)人利益和榮譽(yù)的項(xiàng)目直接掛鉤，以此來(lái)進(jìn)一步提升管理人員對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的重視，提升檔案的利用率[3]。

3 結(jié)論

總而言之，加強(qiáng)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)是提升檔案利用率的基礎(chǔ)和前提，也是進(jìn)一步提升檔案管理部門(mén)工作效率和發(fā)揮科技檔案內(nèi)在價(jià)值的核心手段，因此，實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷提高對(duì)于科技檔案的重視程度，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，打造數(shù)字化管理平臺(tái)，以提升檔案利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]王紅英.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)提高科技檔案利用率[J].東方企業(yè)文化，2014，07：241.

[2]張欣.淺談如何提高科技檔案的規(guī)范化管理和利用率[J].管理觀察，2013，28：141-142.

作者簡(jiǎn)介

肖婷婧（1985-），女，漢族，河南駐馬店人，本科，助理館員，現(xiàn)從事檔案管理方面工作。endprint