智璐璐

隨著城市建設的飛速發(fā)展，住房消費市場全面啟動并日趨成熟，作為產權明晰與佐證的房地產檔案數(shù)量也呈幾何倍數(shù)增長。紙質檔案的暴增，使得檔案庫房的館藏能力短板也日益凸顯，為有效解決這一問題，業(yè)界曾屢次提出檔案銷毀的提議，但是實踐中，出于各方面考慮，將銷毀工作列入日常工作范圍的單位少之又少。

一、房產登記檔案的定義、種類

房產登記檔案是指登記機構在房屋產權登記活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄和各種載體的文件材料。它是房產新政管理法定職責的體現(xiàn)物，全面反映了權利人的房屋自然狀況，是證明權利人和房屋土地之間權利關系的有效憑證。根據(jù)業(yè)務種類的不同，房產檔案一般包括：產權登記檔案、司法協(xié)助檔案、抵押登記檔案及抵押注銷檔案幾類。在房產市場起步之初，業(yè)界普遍更關注檔案的收集整理保管工作。隨著房產二級市場的活躍，產生的檔案激增。

以N市房地產檔案館為例，近5年來，檔案年均進館量達到了61000余份。在假設每個檔案館使用的都是空間利用率最高的電動密集架及密集架使用率為100%的情況下（實際利用率一般為80%），密集架規(guī)格為5列、4排，共20個單元格，每個單元格可以排列17盒檔案，每個檔案盒平均存放12份檔案，則每年需要至少14排密集架，這對檔案庫房的存儲能力提出了很高要求，導致庫房空間成為當下整個房地產檔案館共同面對的難題。在此背景下，房產檔案銷毀再次成為房產檔案界關注的重點。

二、目前關于房產檔案銷毀的處理辦法

在所有的房產檔案中，產權登記檔案是其他所有檔案產生和依賴的基礎，基于此，其使用價值可能會一直持續(xù)直至房屋滅失，目前業(yè)界對其保存時限也基本持統(tǒng)一觀點，即永久保存；抵押登記檔案由于其未完成性，也不應列入注銷范圍。所以，在注銷問題上有分歧的主要包括抵押注銷檔案和司法協(xié)助檔案兩類。

目前，全國各地房產檔案館在檔案銷毀問題上比較謹慎，抵押注銷檔案和協(xié)助執(zhí)行已失效檔案也實行永久保存，此類已失去使用價值的檔案與產權登記檔案等有價值的檔案享受同等待遇，毫無意義地延長無效檔案保管期限，白白占用檔案館有限的空間、資金和人力等，導致館藏檔案日益龐雜、臃腫，給檔案館的自身發(fā)展，館內、館外的檔案借閱效率等都帶來了很大壓力。

三、房產抵押檔案銷毀的理論依據(jù)

目前，國內關于房產檔案銷毀的指導性文件較少。2014年中國房地產研究會房地產產權產籍和測量委員會出版的《房屋登記技術規(guī)程釋義》一書中第5章、第3節(jié)第9條中規(guī)定：下列紙質檔案可列入銷毀范圍：

1.抵押權登記已注銷滿5年；

2.查封登記已解除滿5年；

3.地役權登記已注銷滿5年；

4.預告登記已注銷滿2年；

5.異議登記已注銷滿2年。

除此之外，還沒有具體關于房產檔案銷毀的法規(guī)、章程等。

四、房產檔案注銷的可行性分析

在各類房屋登記中，最基礎的業(yè)務環(huán)節(jié)是產權登記，其余業(yè)務的完成必須通過產權登記，而產權登記上延伸出來的各項業(yè)務，彼此之間獨立存在，互不影響，一個業(yè)務的完成不會對另外一個業(yè)務造成現(xiàn)勢或潛在的影響，如圖1所示。在我國房產登記實行實質性審核的基礎上，每一筆抵押、抵押注銷或者查封登記的設立，都需要調取產權登記檔案進行審核，但是每一筆平行的抵押、抵押注銷或者查封業(yè)務之間沒有必要聯(lián)系，一個抵押或者查封的設立無需對之前的抵押和查封進行核查。這種抵押、查封登記的獨立性，為抵押注銷檔案、查封檔案的銷毀提供了強有力支撐。

1.從業(yè)務辦理流程來看，抵押注銷和查封注銷檔案屬于辦結完成件形成的檔案，而產權檔案、抵押檔案雖然已形成檔案，但是還有可能或一定會在此基礎上延伸出其他業(yè)務，屬于未辦結檔案。已辦結完成這一屬性，成為上述兩類注銷檔案銷毀的有效前提條件。

2.上述檔案銷毀的對象是指紙質檔案，前提是該類檔案已經(jīng)數(shù)字化。和紙質檔案相比，由于數(shù)字檔案存儲載體的高密度性，數(shù)字檔案占用空間更少。以東芝一款2.5英寸雙碟結構硬盤驅動器為例，存儲密度高達277.1MB/mm2，相當于平方毫米的盤面可存儲上千張照片，這一點，和紙質檔案存儲對空間的要求是不可同日而語的。因此，在將利用率低的紙質檔案數(shù)字化之后進行銷毀，可以保證更多的檔案館預留空間來存放需永久保存的產權登記檔案等。

3.從檔案的基本屬性——證據(jù)性角度而言。目前，房產檔案銷毀與否的爭論焦點之一主要是房產檔案原件銷毀之后，數(shù)字檔案能否代替原件作為證據(jù)使用，該數(shù)字檔案是否被法律所認可。

在紙質文件時期，英、美等普通法系國家遵循“原件優(yōu)先”的證據(jù)原則，據(jù)此，檔案界認為紙質檔案的證據(jù)性依附于紙質檔案本身，檔案銷毀之后，其證據(jù)性也隨之銷毀?；诖耍跈n案銷毀工作的問題上，無人敢邁出第一步，銷毀工作陷入停滯狀態(tài)。實際上，隨著電子文件的盛行，近幾年，國際和國內已經(jīng)開始適時對適用法律進行調整。1996年，聯(lián)合國國際貿易法委員會制定的《電子商務示范法》第八條提到，數(shù)據(jù)電文的“原件”不再關注載體形式，而只要求“信息須以其原始形式展現(xiàn)或保存”。此外，我國的《電子簽名法》第五條提到，“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內容并可供隨時調取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時起，內容保持完整、未被更改”?？梢?，在抵押注銷及查封的紙質檔案銷毀之后，對應的數(shù)字化檔案作為證據(jù)資料在證明事實時是名正言順的，是被法律所認可的。這一點很好地解決了檔案銷毀的后顧之憂。

4.從檔案利用角度來講，抵押注銷檔案利用率相對較低，主要原因有兩點：一是對于登記部門而言，由于每筆抵押業(yè)務的抵押權人不同，生成的抵押檔案互不影響，新辦理一筆抵押業(yè)務時，初審和復審所核對的檔案一般僅限于產權登記檔案，無需調閱之前的抵押登記檔案；二是對于抵押人及抵押權人而言，由于辦理抵押登記時所提交的材料自己也會辦理存檔，所以也無需花費額外精力來登記部門調取。

對于協(xié)助執(zhí)行已失效檔案，其失效原因有以下三種：查封到期、已辦理解封及已裁定過戶。無論上述業(yè)務的執(zhí)行法院是同一法院的不同案件還是不同法院的案件，都表示該文號所代表的案件已辦結，由于每一個案件的獨立性，再次辦理協(xié)助執(zhí)行時無需調閱之前的協(xié)助執(zhí)行記錄。

上述兩類檔案利用率基本為零，在數(shù)字檔案已經(jīng)保存的前提條件下，基本沒有另行保存紙質檔案的必要。

五、房產檔案銷毀的步驟

房產檔案銷毀工作主要分為兩個步驟：鑒定和銷毀。

1.由房地產登記檔案管理人員、登記官和紀檢、監(jiān)察部門人員組成鑒定小組；

2.鑒定小組應對保管期屆滿的檔案逐件進行審查，提出存毀意見；

3.鑒定小組應指定2名以上鑒定小組人員監(jiān)督銷毀。監(jiān)督銷毀人員應根據(jù)銷毀清冊，對將要銷毀的檔案進行核對，確認無誤后，方可進行銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽名，并應注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。

陳品祿/責任編輯endprint