許小明

摘 要：本文針對(duì)科研企業(yè)外協(xié)過(guò)程中出現(xiàn)的流程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、責(zé)任得不到落實(shí)的問(wèn)題，設(shè)計(jì)了外協(xié)立項(xiàng)、合同談判、外協(xié)過(guò)程管理及建立信用檔案等流程方法來(lái)提高外協(xié)管理效率。這些流程中明確了具體的實(shí)施要求、責(zé)任部門，使得外協(xié)管理要求得到了落實(shí)和明確，從而減少了文件簽署流程，避免了部門之間的糾紛，從而提高了外協(xié)管理效率。

關(guān)鍵詞：外協(xié) 流程 控制 管理

中圖分類號(hào)：F426.48 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）08（b）-0190-02

科研外協(xié)指科研院所將自己承擔(dān)的科研項(xiàng)目中的一部分設(shè)計(jì)、加工、測(cè)試等業(yè)務(wù)委托給其他有能力完成的單位。隨著我國(guó)科技事業(yè)的大力發(fā)展及國(guó)際市場(chǎng)多元化的激烈競(jìng)爭(zhēng)，科研院所完全依靠自身能力已無(wú)法滿足當(dāng)前科研項(xiàng)目研發(fā)周期短、技術(shù)高精尖的新要求。因此，整合社會(huì)資源，進(jìn)行科研外協(xié)將是大勢(shì)所趨[1]。但科研企業(yè)由于外協(xié)的內(nèi)容多為技術(shù)含量高的研究?jī)?nèi)容，其外協(xié)經(jīng)費(fèi)很難估算且外協(xié)的結(jié)果也很難給出量化的評(píng)估。從而導(dǎo)致外協(xié)決策慢，使得原來(lái)很有必要的外協(xié)審簽流程變得拖沓冗長(zhǎng)。所以，本文試著從外協(xié)的管理流程入手，對(duì)科研外協(xié)管理進(jìn)行初探。

按照管理的普遍原理，落實(shí)責(zé)任、明確項(xiàng)目相關(guān)利益方是管理的第一要?jiǎng)?wù)，所以，在明確外協(xié)管理流程時(shí)，首先要明確外協(xié)項(xiàng)目的第一責(zé)任人，明確第一責(zé)任人的責(zé)、權(quán)、利。在科研企業(yè)中，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人全權(quán)掌管著項(xiàng)目的人、財(cái)、物，所以，外協(xié)項(xiàng)目的第一責(zé)任人理應(yīng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。但是，現(xiàn)代企業(yè)中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不可能都為企業(yè)責(zé)任人，如果外協(xié)項(xiàng)目充分授權(quán)給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，則勢(shì)必會(huì)帶來(lái)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。綜合以上考慮，所以應(yīng)當(dāng)在科研企業(yè)中建立有監(jiān)管的科研外協(xié)項(xiàng)目責(zé)任人制。這些監(jiān)管措施包括管理問(wèn)責(zé)、例行審計(jì)等。問(wèn)責(zé)制又稱官員問(wèn)責(zé)制，概而言之，就是對(duì)那些該干好而沒(méi)有干好工作的官員追究責(zé)任，對(duì)政府官員實(shí)行權(quán)責(zé)統(tǒng)一的制度化要求，其實(shí)質(zhì)是通過(guò)各種形式的責(zé)任約束，提高官員的責(zé)任意識(shí)，限制和規(guī)范政府權(quán)力和官員行為，最終實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)一致的目的。該理論來(lái)源于孟德斯鳩的理論、委托-代理理論和權(quán)責(zé)對(duì)等理論。企業(yè)例行審計(jì)，是指由企業(yè)內(nèi)部組織的、以資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制等內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況為主要內(nèi)容的定期檢查、監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)，其旨在拓寬審計(jì)領(lǐng)域，消滅審計(jì)“盲區(qū)”，加大審計(jì)力度，促進(jìn)企業(yè)誠(chéng)信守約、求真務(wù)實(shí)、依法經(jīng)營(yíng)、規(guī)范運(yùn)作[2]。

外協(xié)的管理流程主要分為外協(xié)立項(xiàng)、合同審簽、外協(xié)控制和外協(xié)驗(yàn)收等四個(gè)環(huán)節(jié)。

外協(xié)立項(xiàng)是外協(xié)管理的開(kāi)始，是后續(xù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。在外協(xié)立項(xiàng)過(guò)程中需要著重解決外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)和外協(xié)單位選擇的必要性問(wèn)題。外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)的必要性需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)充分的論證，這些論證可以從本科研企業(yè)目前的能力狀況、外協(xié)項(xiàng)目對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的意義、外協(xié)項(xiàng)目需要著重解決的問(wèn)題等方面進(jìn)行闡述。外協(xié)單位選擇的必要性問(wèn)題需要外協(xié)團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)對(duì)潛在的供應(yīng)商進(jìn)行充分、廣泛的調(diào)研，調(diào)查內(nèi)容包括但不限于潛在承擔(dān)方的公司注冊(cè)登記情況、相關(guān)資質(zhì)、企業(yè)性質(zhì)、人力資源、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)狀況、行業(yè)聲譽(yù)、以往信用情況等。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署完外協(xié)立項(xiàng)后，就進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)的公示環(huán)節(jié)。公示的范圍至少為本企業(yè)范圍內(nèi)。采取各種渠道鼓勵(lì)員工對(duì)公式的內(nèi)容提出疑議。在公示期內(nèi)，如無(wú)異議，則由外協(xié)主管項(xiàng)目部門宣布進(jìn)入合同的審簽環(huán)節(jié)。

合同的審簽環(huán)節(jié)主要包括：供應(yīng)商選擇方案的確立、供應(yīng)商的選擇、合同條款的談判及最終的簽署。供應(yīng)商選擇方案的確立由企業(yè)法務(wù)團(tuán)隊(duì)和科研外協(xié)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。在該過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)向法務(wù)團(tuán)隊(duì)提供供應(yīng)商選擇方案的判斷依據(jù)，最終由法務(wù)團(tuán)隊(duì)確立供應(yīng)商選擇方案。供應(yīng)商的選擇就是按照供應(yīng)商選擇方案確立的潛在供應(yīng)商。完成供應(yīng)商的選擇后，進(jìn)入合同條款的談判及最終簽署環(huán)節(jié)。談判前，應(yīng)收集談判對(duì)手資料，了解談判對(duì)手情況，同時(shí)需要關(guān)注國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與合同談判內(nèi)容相關(guān)的信息，涉及的材料有合同立項(xiàng)申請(qǐng)材料、合同相對(duì)方正式報(bào)價(jià)、合同技術(shù)談判材料、合同背景材料、有關(guān)資信調(diào)查資料、市場(chǎng)比價(jià)資料等相關(guān)材料。合同談判包括技術(shù)談判與商務(wù)談判兩個(gè)過(guò)程，其中技術(shù)談判為商務(wù)談判的前提。參與合同技術(shù)談判的人員在技術(shù)談判中應(yīng)對(duì)技術(shù)協(xié)議相關(guān)條款負(fù)責(zé)，具體包括技術(shù)要求、交付時(shí)間、交付成果、驗(yàn)收方法等條款的完整性和準(zhǔn)確性。參與合同商務(wù)談判的人員在商務(wù)談判中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注商務(wù)合同與技術(shù)協(xié)議的匹配性、合同金額的合理性、合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)選定的合理性、合同進(jìn)度的可行性及合同變更或解除條件等。最終形成的合同一般包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款（或報(bào)酬）及收支方式、履行期限、地點(diǎn)和方式、保密事項(xiàng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任、合同生效、變更、提前終止及爭(zhēng)議解決的方法。

外協(xié)控制和外協(xié)驗(yàn)收流程，實(shí)際上是一個(gè)項(xiàng)目管理流程。作為外協(xié)的甲方需要用現(xiàn)代的項(xiàng)目管理方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理控制。在實(shí)施科研外協(xié)過(guò)程之中時(shí)，科研院所應(yīng)對(duì)供應(yīng)商實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，充分發(fā)揮外協(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門的作用，加強(qiáng)科研外協(xié)過(guò)程監(jiān)督管理。具體地，科研院所應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的相互配合，如外協(xié)管理部門負(fù)責(zé)保持與外協(xié)方的有效溝通，督促外協(xié)項(xiàng)目按照所簽署的合同或協(xié)議開(kāi)展工作。質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的考查及科研外協(xié)過(guò)程質(zhì)量跟蹤，科研技術(shù)部門負(fù)責(zé)明確具體的技術(shù)指標(biāo)與要求等。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督管理，外協(xié)管理部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量管理部門、科研技術(shù)部門定期或不定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理、質(zhì)量、技術(shù)等方面的能力檢查。另外，在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)程序嚴(yán)格組織驗(yàn)收工作。編制驗(yàn)收大綱，對(duì)供應(yīng)商交付的成果進(jìn)行全面復(fù)檢，確認(rèn)其合格后才確定合同履約的完成。首先，應(yīng)按合同要求進(jìn)行外觀、數(shù)量、文件資料（供應(yīng)商提供的使用說(shuō)明、檢驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)數(shù)據(jù)、出廠合格證等相關(guān)證明文件）的檢查。然后，由專職的檢驗(yàn)人員按照驗(yàn)收大綱，對(duì)合同技術(shù)指標(biāo)、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項(xiàng)檢查，做好原始記錄并存檔，經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格及簽字后方可辦理出入庫(kù)手續(xù)。最后，經(jīng)驗(yàn)收確屬不合格的，應(yīng)視情況做出退貨、局部返修后回用等解決方式。在將驗(yàn)收信息反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商分析原因，限期整改，杜絕此類問(wèn)題再次出現(xiàn)的同時(shí)，做好供應(yīng)商的信息整理工作。

最后，做好承擔(dān)方的信息檔案的建設(shè)工作，根據(jù)承擔(dān)方的資質(zhì)能力、承擔(dān)項(xiàng)目的情況、應(yīng)用反饋等方面設(shè)計(jì)一套標(biāo)準(zhǔn)化的打分系統(tǒng)，以不斷地提高承擔(dān)方的外協(xié)能力。

外協(xié)管理實(shí)際上也是一種項(xiàng)目管理。許多科研企業(yè)外協(xié)陷入一種流程越來(lái)越長(zhǎng)、簽署部門越來(lái)越多但過(guò)程越來(lái)越成為形式的一種尷尬的境地。究其原因，就是一種責(zé)任落實(shí)不到位。雖然簽署越來(lái)越多但簽署的人員的責(zé)任卻越來(lái)越小或者模糊。所以，應(yīng)當(dāng)建立第一責(zé)任人制，給與第一責(zé)任人相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)。并加強(qiáng)外協(xié)管理的制度建設(shè)，圍繞外協(xié)管理的立項(xiàng)、合同簽署、過(guò)程控制和驗(yàn)收及承擔(dān)方信用檔案的建立等環(huán)節(jié)明確主要工作內(nèi)容和要求。第一責(zé)任人制并不是放棄監(jiān)管，準(zhǔn)確的說(shuō)應(yīng)該是監(jiān)管下的第一責(zé)任人制。

參考文獻(xiàn)

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