易國鍵

摘 要：目前，各類會議簽到過程采用的是參會者現(xiàn)場人工簽到的方式，隨著參會人數(shù)不斷增加和簽到時間重疊，手寫簽到方式存在簽到效率低、簽到人數(shù)統(tǒng)計困難等問題。人工會議簽到存在以下缺點：嘉賓邀請卡制作和郵寄成本過高，時效性差；邀請卡攜帶不方便，容易丟失；現(xiàn)場簽到效率較低，管理容易混亂；會后無法統(tǒng)計入場嘉賓的信息等缺陷。而將二維碼技術(shù)應用于會議簽到系統(tǒng)中，可以有效的解決傳統(tǒng)簽到方式所面臨的上述問題。

關(guān)鍵詞：二維碼；會議簽到；信息化

1 設(shè)計背景

隨著二維碼技術(shù)應用的日益成熟，其應用領(lǐng)域不斷擴展，全球用戶對二維碼的使用興趣有增無減，手機二維碼及二維碼門票等領(lǐng)域的運用給人們的生活帶來了快捷、方便的用戶體驗，用戶對二維碼的需求正在逐年增加，正是在此背景下，新型的手機簽到方式將逐漸成為主流，手機簽到的方式除了其新穎的體驗方式，還能夠較大程度的降低會議前期的工作量。同時，二維碼技術(shù)的應用也增強了現(xiàn)場簽到的安全性。會議策劃者將真正體驗到簽到工作的便捷。二維碼因其具有的多重防偽特點，如采用指紋、照片、密碼、軟件加密等等，因而具有非常強大的保密和安全性，能夠有效的保證嘉賓個人信息不被泄露。手機簽到系統(tǒng)主要包含了會議管理、用戶權(quán)限管理和二維碼邀請函管理等多種功能，以其高效、便捷、創(chuàng)意和綠色環(huán)保的簽到方式，廣泛應用于各種會議，讓每一位來賓共同分享非同一般的簽到體驗。

2 設(shè)計意義

在信息化程度高速發(fā)展的今天，二維碼技術(shù)的應用使得傳統(tǒng)會議簽到方式得以展現(xiàn)，。按照綠色環(huán)保、高效、便捷和尊貴出席的理念進行重新組織，也就是說，讓會議策劃者從繁瑣的會議組織中解放出來，投入最大的精力用于會議內(nèi)容的本身，讓新技術(shù)的應用給參會嘉賓帶來非同一般的參會體驗，能夠給大中型會議的高效運行助一臂之力。，運用二維碼和移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的手機簽到系統(tǒng)具有可靠、便捷、高效的特點，主要體現(xiàn)在：

（1）發(fā)送邀請函的方式簡單快捷，即根據(jù)參會嘉賓的個人信息生成二維碼彩信邀請函，簽到時只需要根據(jù)相關(guān)的二維碼完成簽到；

（2）制作會議邀請函綠色環(huán)保，通過彩信發(fā)送二維碼，電子邀請函以短信方 式發(fā)送到來賓手機，無需紙張、無需印刷、無需郵寄，既節(jié)約成本又環(huán)保，而且發(fā)送方式精準迅速；

（3）在會議的簽到數(shù)據(jù)能夠及時的傳送到服務器，方便統(tǒng)計和分析；

（4）方便快捷的導出參會人員信息，系統(tǒng)儲存量大，保密性強，安全性高；

（5）簽到完成后可即時導出參會人員報表，無需再進行統(tǒng)計核實。

3 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)主要分為四層，分別為數(shù)據(jù)源層、二維碼管理層、服務器層和數(shù)據(jù)管理層，系統(tǒng)架構(gòu)圖的設(shè)計，如圖1所示。

（1）數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源層主要由參會嘉賓的個人信息數(shù)據(jù)構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)可以存放在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理，也可以臨時性的存放在文本文件中，使用這些個數(shù)據(jù)我們能夠生成二維碼，進而生成電子邀請函 。

（2）二維碼管理

二維碼管理層負責管理生成和識別二維碼，是整個系統(tǒng)的關(guān)鍵所在。主要分為兩個部分：一是獲取數(shù)據(jù)源層的數(shù)據(jù)后生成二維碼邀請函；二是嘉賓進場簽到時，基于二維碼QR碼技術(shù)來識別二維碼信息，同時將簽到數(shù)據(jù)同步到服務器中。

（3）服務器

服務器層主要是用來存儲整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，為后臺的管理提供持久化的信息，要求穩(wěn)定、安全和反應快速。

（4）數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理層主要是給會議管理者提供各種友好性的界面，方便查詢、統(tǒng)計和分析會議的相關(guān)數(shù)據(jù)，包括客戶端和瀏覽器兩種方式，客戶端是基于窗口式的訪問控件，瀏覽器是用網(wǎng)頁式的訪問環(huán)境。

4 系統(tǒng)功能

二維碼手機簽到系統(tǒng)主要功能分為三個部分，分別是系統(tǒng)管理、用戶管理和二維碼管理，系統(tǒng)功能圖如圖2所示。

會議開始之前，會議主辦方需要獲取參會嘉賓的個人信息，如姓名、手機號等，由嘉賓的個人信息在手機簽到的二維碼生成子系統(tǒng)中生成每一位與會者唯一的二維碼。通過手機簽到系統(tǒng)給參會人員發(fā)去含有二維碼的電子邀請函，如彩信、短信和電子郵件等方式，發(fā)送的二維碼含有會議的相關(guān)信息 ，如會議主題、會議時間和會議地圖等等，此二維碼作為會議簽到的憑證。

進入會場簽到時，參會的嘉賓只需攜帶手機在掃描設(shè)備上掃描一下即可輕松完成簽到，帶來了全新的參會體驗。同時也避免了主辦方現(xiàn)場核對信息時手忙腳亂的尷尬，而且非常安全，有效核實身份，杜絕非會議邀請者誤闖入會。

入會嘉賓的個人信息在掃描簽到后，通過二維碼手機簽到系統(tǒng)傳輸?shù)较到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫，這樣展會的參與情況一目了然，方便了主辦方在會議結(jié)束后對參會情況的統(tǒng)計工作。整個流程采用了全電子化，以手機作為入場憑證，實現(xiàn)了會議簽到的信息化。

5 總結(jié)

二維碼會議簽到是預先利用二維碼編碼技術(shù)將嘉賓的個人信息轉(zhuǎn)換成二維碼，會議組織方通過移動網(wǎng)絡把二維碼發(fā)送到嘉賓的手機或其他移動終端，簽到時利用二維碼的識別技術(shù)，經(jīng)過會議組織者的確認，對嘉賓的二維碼信息進行掃描識別的一種新型的會議簽到技術(shù)，保證了參會人員個人信息的私密性的同時，提高了會議簽到效率。