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        檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑探討

        2017-10-21 19:55:29王洋
        卷宗 2017年3期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理

        王洋

        摘 要:檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì),是檔案科學(xué)理論成果的具體落實(shí),只有從檔案管理的現(xiàn)代化理論出發(fā),克服傳統(tǒng)檔案管理的中問題,才能實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化;路徑探析

        本文在分析國(guó)家當(dāng)前對(duì)檔案管理檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基本要求的基礎(chǔ)上,總結(jié)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題,并且提出有效的發(fā)展路徑。

        1 檔案管理現(xiàn)代化的具體要求

        1.1 檔案管理的數(shù)字化

        檔案管理現(xiàn)代的主要求是檔案信息的數(shù)字化,要求檔案管理工作面向現(xiàn)代信息化環(huán)境,著力解決檔案海量存儲(chǔ)和電子化傳遞使用的需求。首先,電子信息技術(shù)的快速發(fā)展,為檔案數(shù)字化應(yīng)用提供了必要的空間,使用數(shù)碼技術(shù)可以有效的進(jìn)行檔案的電子信息采集,為現(xiàn)代檔案管理提供了基礎(chǔ)。其次,原來(lái)紙制檔案的電子化,不僅節(jié)約了檔案存儲(chǔ)的空間,而且可以提高檔案的使用效率,解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)管理錯(cuò)誤率高,檔案使用困難和紙制檔案易損壞的問題,使檔案信息的質(zhì)量更高。第三,在信息化環(huán)境下可以實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的高效使用,特別是在統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的存儲(chǔ)下,電子化的檔案可以用于大數(shù)據(jù)分析,可以在現(xiàn)有檔案資料的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的新信息,進(jìn)而對(duì)其它工作起到輔助作用,檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),也是檔案現(xiàn)代化的必然要求。

        1.2 檔案管理的虛擬化

        現(xiàn)代存儲(chǔ)介質(zhì)日益多樣,檔案的使用和管理形式也不斷豐富,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的虛擬化,開發(fā)出檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng),不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化,有效的節(jié)約資源,而且可以方便的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的調(diào)取,對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展有重要意義。首先,檔案虛擬化可以充分的結(jié)合當(dāng)前的云存儲(chǔ)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面高效存儲(chǔ),同時(shí)有利于借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理,這樣更有利于提高電子檔案的安全性,同時(shí)發(fā)揮出檔案的實(shí)用價(jià)值。其次,檔案的虛擬化更有利于檔案隨時(shí)查閱,使用檔案的人員可以隨時(shí)隨地的調(diào)動(dòng)檔案,檔案管理也實(shí)現(xiàn)了依據(jù)權(quán)限進(jìn)行的自動(dòng)化管理,這樣不僅提高了管理工作的效率,而且有效的降低了檔案管理的成本,實(shí)現(xiàn)了快捷檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

        1.3 檔案管理的社會(huì)化

        檔案是全社會(huì)共同的財(cái)富,除了國(guó)家的涉密檔案和企業(yè)的私人檔案以外,凡是涉及到社會(huì)公共事務(wù)或者與社會(huì)發(fā)展有關(guān)的公益性檔案應(yīng)當(dāng)向社會(huì)公布,這樣不僅有助于促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展,而且可以挖掘出檔案的財(cái)富資源價(jià)值,使死檔案變成真正的活歷史,全面提高檔案信息的真實(shí)價(jià)值。首先,檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行社會(huì)化管理,應(yīng)當(dāng)在行政職能部門的主持下,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)的檔案流通機(jī)制,使社會(huì)機(jī)構(gòu)和個(gè)人可以隨時(shí)互聯(lián)網(wǎng)渠道下查詢到有用的檔案信息。其次,檔案管理的社會(huì)化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求,是社會(huì)進(jìn)步的重要條件,只有借助各種檔案歷史資料,才能把握社會(huì)建設(shè)方向,著力實(shí)現(xiàn)未來(lái)與過往的有效連接。第三,檔案管理的社會(huì)化,有助于全面提高全社會(huì)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí),有助于完善檔案管理的機(jī)制,最大限度實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā),解決檔案管理存在的實(shí)際問題,形成社會(huì)檔案管理的合力,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

        2 檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

        2.1 缺乏有現(xiàn)代意識(shí)的工作人員

        檔案管理工作是專業(yè)性極強(qiáng)的工作,現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)還有待全面提高,不少檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識(shí),沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代的重要作用。首先,檔案管理人員的操作能力水平與現(xiàn)代檔案管理工作的要求不符,不少人員不具備信息化條件的檔案管理操作能力,不熟悉各種現(xiàn)代電子設(shè)備的使用方式,嚴(yán)重的影響了檔案信息化和現(xiàn)代化的進(jìn)程。其次,還有的檔案管理人員缺乏檔案管理現(xiàn)代化的基本理論,不能圍繞著檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新性的開展工作,導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代的發(fā)展效率低,檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程緩慢,嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

        2.2 檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施不足

        實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo),必須有必要的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備和硬件條件作為支撐,但是現(xiàn)有檔案管理工作的設(shè)備還不足以支撐單位開展全面的檔案管理現(xiàn)代化改革工作。首先,檔案管理現(xiàn)代化必須配備必要的信息化設(shè)施設(shè)備,必須有必要的檔案存儲(chǔ)、安全保護(hù)、數(shù)據(jù)檢索設(shè)備等硬件條件,但是有些單位相關(guān)設(shè)備配置層次低,信息化設(shè)備不符合檔案管理的實(shí)際需求。其次,沒能結(jié)合實(shí)際情況開發(fā)出專業(yè)化的檔案管理軟件系統(tǒng),雖然進(jìn)行了檔案的現(xiàn)貨化管理,但是現(xiàn)代化的檔案應(yīng)用率較低,檔案沒能在現(xiàn)代化的環(huán)境發(fā)揮出指導(dǎo)實(shí)踐,提供必要的決策參考等作用,因此影響了檔案的現(xiàn)代化價(jià)值,實(shí)質(zhì)上不利于檔案管理現(xiàn)代化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

        3 檔案管理現(xiàn)代化的主要路徑

        3.1 完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

        為了提高基層單位的檔案管理現(xiàn)代化效率,著力解決檔案管理現(xiàn)代化工作中的問題,必須開發(fā)出完整的檔案管理信息系統(tǒng),注重運(yùn)用系統(tǒng)軟件來(lái)全面收集和管理檔案信息。首先,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的使用需求,設(shè)置不同級(jí)別的管理權(quán)限,在由專業(yè)人咒負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),在此基礎(chǔ)上制訂科學(xué)的檔案管理體系,使所有的檔案數(shù)據(jù)都納入到相應(yīng)的檔案管理體系當(dāng)中。其次,注重完善檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理功能,檔案管理應(yīng)當(dāng)支持不同的類型的文化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化,可以實(shí)現(xiàn)借助互聯(lián)網(wǎng)渠道的安全傳遞,而且能夠方便不同部門在同一體系下進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)檢索工作。第三,檔案管理系統(tǒng)還要進(jìn)行檔案使用的權(quán)限設(shè)置,加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管,有效防止因?yàn)楦魅瞬僮麇e(cuò)誤給檔案管理帶來(lái)的實(shí)際問題。

        3.2 形成現(xiàn)代化檔案運(yùn)行機(jī)制

        檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全過程管理,要從檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案的制作、傳遞、使用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。首先,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)的軟硬件設(shè)施的投入,不斷提高檔案管理的設(shè)施質(zhì)量,解檔案管理的硬件不足問題。其次,形成科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),全面提高檔案的質(zhì)量,注重實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收集存儲(chǔ),解決檔案質(zhì)量不高問題。第三,提高檔案的利用率,注重在分類管理的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的綜合服務(wù)功能,加強(qiáng)對(duì)檔案的編輯和主動(dòng)提高供服務(wù)項(xiàng)目,不斷提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

        4 結(jié)論

        實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,必須注重樹立檔案管理的現(xiàn)代化理解,解決檔案管理中存在的現(xiàn)代化設(shè)備不足,人員素質(zhì)不高,檔案管理缺乏前瞻性,檔案管理手段落后等問題,在滿足使用需求的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]楊靖.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的新思路[J].山東檔案,2013(05):38-40.

        [2]王淑梅.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變[J].檔案學(xué)通訊,2007(03):15-18.

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