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【摘要】高校成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、每學(xué)年的報到注冊材料、各科成績、各類獲獎處罰情況、社會實踐活動情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛，能客觀的記錄成人學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)，是高校檔案的重要組成部分，同時也是成教教學(xué)研究及改革的重要參考資料。本文通過分析當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理的特點，從檔案繁瑣的內(nèi)容、檔案管理突出現(xiàn)象等方面剖析了成人檔案管理存在的問題，并提出了針對性的建議和措施。

【關(guān)鍵詞】成人教育；檔案管理；問題；建議

成人教育檔案是學(xué)校教育培養(yǎng)成人學(xué)生整個過程的完整記錄，能準(zhǔn)確客觀的反映出學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。因此成人教育檔案管理是一項政策極強的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，同時又是一項程序復(fù)雜、業(yè)務(wù)性強、質(zhì)量要求高的工作，繁雜又瑣碎、具體又平凡?！吨袊逃母锱c發(fā)展綱要》中明確指出：“ 要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作。成人教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是我國發(fā)展成人教育和開展教學(xué)研究的重要信息來源和決策依據(jù)?！彪S著科技進步和經(jīng)濟的發(fā)展，各類用人單位對員工的知識技能、學(xué)歷等方面要求越來越高，迫使大批成人重新進入高等院校進行學(xué)歷補償教育，導(dǎo)致成人高校學(xué)生數(shù)量迅速增長，規(guī)模不斷擴大，因而針對學(xué)生檔案的管理問題日益突出，這就要求我們必須加快檔案管理制度的建立和完善，加強成人學(xué)生檔案的管理，促進高校對成人學(xué)生檔案管理工作的支持和引導(dǎo)。

一、成人教育學(xué)生檔案管理的特點

（一）檔案內(nèi)容十分繁瑣

成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、考生登記表、每學(xué)年的報到注冊材料、各科成績、登記表以及成人學(xué)生在校期間的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的報批材料；學(xué)生各類獲獎處罰情況、社會實踐活動情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛。同時成教學(xué)生幾乎來源于以待提高學(xué)歷的在職職工、來源于普教統(tǒng)招后的落榜生、來源于社會青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學(xué)習(xí)方式等都會導(dǎo)致成人學(xué)生檔案內(nèi)容的差異。完整、有序、規(guī)范的學(xué)籍檔案，不僅能詳盡真實地記錄學(xué)校成人教育、教學(xué)發(fā)展的歷史進程，而且能直接客觀地反映出高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。

（二）學(xué)籍變化頻繁，管理難度大

成教學(xué)生大多數(shù)都是以待提高學(xué)歷的在職職工及社會青年，工學(xué)矛盾尤為突出，職業(yè)變更、無法完成學(xué)業(yè)等諸多原因常常會導(dǎo)致成教學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)甚至退學(xué)等情況，導(dǎo)致學(xué)籍變動頻繁。隨之而來的成教學(xué)籍檔案就需要隨著學(xué)籍變動及時做相應(yīng)的調(diào)整，確保學(xué)生檔案材料的正確性、連續(xù)性、完整性。由于各高校成人教育的發(fā)展，下屬教學(xué)點的增設(shè)，使得大部分成教學(xué)生的檔案材料往往形成、保管在各院系學(xué)籍管理部門或者下屬教學(xué)點，甚至還有的由班主任直接管理，難以集中統(tǒng)一進行管理。因此成人學(xué)生的學(xué)籍在形成過程中，極易出現(xiàn)疏漏、遺忘的情況，造成成教檔案材料的缺失，大大增加了檔案管理的難度。

（三）“突擊建檔”現(xiàn)象較為突出

與全日制大學(xué)畢業(yè)生一樣，成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時間十分緊迫。成教畢業(yè)生的《學(xué)年鑒定表》、《畢業(yè)生成績表》、《畢業(yè)生登記表》、《學(xué)籍登記表》等主要檔案材料大多數(shù)都是在臨近畢業(yè)時形成。以至于“突擊建檔”成為學(xué)生檔案的一大顯著特點。有些學(xué)生檔案意識淡薄，忙于平時自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按時到學(xué)校填寫相關(guān)材料，這就使得成人學(xué)生在后期學(xué)習(xí)期間形成的檔案難于及時歸檔， 在有限的時間里，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量和整理工作。

二、成人檔案管理存在的問題

在實施成人教育檔案管理過程中，由于成人教育檔案管理起步較晚，歷史積欠較多，人們對成人教育本身又存在認(rèn)識上的不足，成教管理部門指定兼職檔案員對成教檔案進行規(guī)范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在檔案管理中難免會出現(xiàn)疏漏、失誤，影響檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。

（一）不夠重視，忽略學(xué)生檔案工作

成人教育學(xué)籍檔案是各綜合性高校檔案中的一個重要組成部分，但是經(jīng)常被高校所忽略。領(lǐng)導(dǎo)團隊對教育學(xué)籍檔案管理工作一直存在認(rèn)識不足的現(xiàn)象，只解決成人學(xué)生檔案的有無問題，至于檔案管理是否完善不在考慮范圍之內(nèi)，重形式、輕實效。對成人教育學(xué)籍檔案缺乏針對性管理，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)章制度，這是許多高等院校的通病。不少高校領(lǐng)導(dǎo)對成人教育的認(rèn)識嚴(yán)重不足，檔案意識十分欠缺，認(rèn)為成人教育的學(xué)生可管可不管，認(rèn)為成人教育的檔案可有可無，把自身工作重心放在全日制上，沒有配備專業(yè)的專職檔案管理人員，又或者是雖然有指定專人負(fù)責(zé)，但隨意性大，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有的事情今天我來做、明天你來做、大家誰有空誰來做。由于沒有統(tǒng)一的制度約束，很大一部分教學(xué)和行政人員為了自身使用方便，對于散存于自己手中的材料，找各種借口不及時移交檔案部門歸檔。而班主任人員變動十分頻繁，且許多班主任都是兼任的，常常抱有當(dāng)一天和尚撞一天鐘的思想，以至于部分班級材料未能主動記錄下來；也不主動及時向?qū)W生索要各類登記表，造成學(xué)生在讀期間幾乎無歷史記錄。到向?qū)W校提交檔案時，才進行突擊建檔，根本無法保證檔案材料的真實性。加之成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時間十分緊迫，這就使得突擊補全的檔案出現(xiàn)信息漏填或錯填等嚴(yán)重的檔案質(zhì)量問題，也使學(xué)籍檔案管理失去了應(yīng)有的意義。

（二）檔案管理工作混亂，管理不到位

1.學(xué)籍檔案錄入不規(guī)范，部分管理人員為圖方便，不按已有的相關(guān)規(guī)定填寫檔案：有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫檔案，字跡潦草，不方便識別，更不方便保存；有的檔案員在學(xué)生補考及格時只將原成績改為“及格”字樣，沒有按規(guī)定在檔案記錄上注明“補考及格”，更有甚者還將補考成績作為正常考試進行記錄；甚至有的檔案員將學(xué)生的姓名用容易書寫、筆畫少的簡化字進行代替等等。

2.學(xué)籍檔案移交不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)后，未將學(xué)生學(xué)籍檔案及時移交，檔案長時間由二級院系管理，亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，使得一些價值高的檔案材料和其他材料混雜在一起，造成學(xué)生不能到檔案室查詢檔案，移交時檔案遺失等情況。再者移交時，未履行相應(yīng)的移交手續(xù)和做好詳細(xì)的移交記錄，檔案管理責(zé)任不明確。

（三）檔案管理缺乏過程監(jiān)督

1.成人教育學(xué)籍檔案管理缺乏監(jiān)督。檔案管理方面缺乏必要的投人，通常沒有指定專人來管理成人教育學(xué)籍檔案。對于學(xué)籍檔案的日常處理，往往是部分工作便利的人員來對一些相關(guān)的文件和資料進行保存，這些人并沒有專業(yè)的檔案管理技能，并沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，在管理的時候十分粗獷，不會充分的運用辦公化自動系統(tǒng)進行處理，直接導(dǎo)致資料的殘缺和不完整，使得檔案管理極為不規(guī)范，對檔案的真實和客觀造成一定的負(fù)面影響。而由于沒有專人負(fù)責(zé)，專人進行跟蹤、檢查、整改問題，就使得檔案工作長期處于脫離監(jiān)督的狀態(tài)，使得檔案管理混亂的局面無法得到相應(yīng)解決。

2.疏于對教學(xué)點檔案管理的監(jiān)督。學(xué)校檔案管理部門未有效組織下屬教學(xué)點進行必要的檔案管理培訓(xùn)，同時也未定期進行督促。使得教學(xué)點上交的檔案存在內(nèi)容錯誤、格式不規(guī)范、上交時間超期等各種各樣的問題。

三、成人檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案意識

改進檔案宣傳的方式，加大檔案管理的宣傳力度。成教學(xué)生檔案歸檔的材料從產(chǎn)生到整套檔案的流轉(zhuǎn)，整個過程中涉及各班班主任、各專業(yè)成教工作負(fù)責(zé)人、學(xué)生檔案管理人員、學(xué)生本人等。要建立內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的學(xué)生檔案，需要整套檔案流轉(zhuǎn)過程中所有涉及到的人員認(rèn)識到成教生檔案的重要性，充分認(rèn)識到成教生檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，進而認(rèn)真完成每份材料的產(chǎn)生、歸檔。學(xué)校管理層要統(tǒng)一思想，高度重視成教學(xué)生檔案管理，配備素質(zhì)較高的人來專門管理成人教育學(xué)籍檔案。對于各班班主任、學(xué)生檔案管理人、成教工作負(fù)責(zé)人等學(xué)校相關(guān)工作人員，及時請檔案部門專業(yè)人員現(xiàn)場開展有關(guān)成人檔案工作的作用、地位和性質(zhì)等知識的講座，從思想認(rèn)識層面提高成教工作負(fù)責(zé)人等學(xué)校相關(guān)工作人員的檔案意識；并將涉及學(xué)生檔案管理工作的詳細(xì)內(nèi)容納入員工個人工作崗位職責(zé)，并把學(xué)生檔案工作情況納入員工年終考核內(nèi)容，用標(biāo)準(zhǔn)的制度來約束、增強其檔案意識；同時，在布置日常工作時同步布置檔案材料的歸檔工作，持續(xù)的增強教職員工的檔案意識。對于成人學(xué)生，學(xué)?？筛鶕?jù)自身的實際情況，在重要的時間節(jié)點上組織學(xué)生開展檔案知識講座。例如在新生開學(xué)初布置學(xué)籍卡相關(guān)內(nèi)容填寫時，告知學(xué)生檔案的價值、性質(zhì)等相關(guān)知識；在學(xué)生畢業(yè)填寫畢業(yè)生登記表時再次宣貫相關(guān)內(nèi)容，提高成教生對自身的檔案材料的重視程度，使得成教生更加嚴(yán)肅的對待自身檔案材料，確保自身所填寫材料信息的準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)發(fā)動班主任對檔案內(nèi)容和規(guī)范性進行校對核查。班主任在高校成人教育管理中占有重要地位，由班主任對填寫完畢的學(xué)籍表格進行校對核查，既減少了專職檔案管理人員的工作量，又大大提高成教學(xué)籍檔案管理的效率。

（二）加強管理，建立有效管理機制

高校要想提高學(xué)籍管理水平，必須將檔案管理有關(guān)的法規(guī)與自身具體情況相結(jié)合，制定出符合自身特色的檔案管理制度。

1.檔案的建立制度。明確檔案填寫的具體要求：使用什么筆、什么字體等；明確補考成績登記等特殊情況的檔案錄入原則。

2.檔案的移交制度。首先要明確檔案移交責(zé)任人，并直接納入職責(zé)范圍。在規(guī)定時間內(nèi)進行檔案移交，從學(xué)生入學(xué)時檔案的接收到畢業(yè)時檔案的移交都必須履行相應(yīng)的移交手續(xù)。由于成教學(xué)生檔案的移交工作相對分散，因此各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有檔案移交記錄，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

（三）加強檔案管理的過程監(jiān)督

1.挑選對檔案管理敏感的同志專門從事學(xué)籍檔案管理工作，并定期聘請檔案專家有針對性的開展檔案管理方面的講座，并舉辦相關(guān)培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)的業(yè)務(wù)，拓展檔案管理人員的知識面，優(yōu)化大家的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員采用信息化技術(shù)處理檔案的工作能力，培養(yǎng)檔案人員定期檢查清理檔案工作的習(xí)慣。

2.定期組織檔案管理人員對各教學(xué)點及本部的檔案管理工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，相互交流，取長補短，有效提高檔案管理工作；同時不定期的與兄弟院校開展成教檔案管理業(yè)務(wù)交流活動，既開闊了大家的眼界，又拓展了大家的思維。

四、結(jié)語

成人教育是高等教育十分重要的一個組成部分，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，成教學(xué)生數(shù)量的持續(xù)增多，對高校成人教育學(xué)生檔案管理的要求也不斷在提高，這就要求我們要足夠的重視檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時提出改進措施，積極地做好檔案管理工作。

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