李佳媛

摘要：檔案是一種原始記錄，它見(jiàn)證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來(lái)決定，越詳盡越好，就像一本說(shuō)明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點(diǎn)。檔案信息化、一體化是新時(shí)代的特征。我們要加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，要不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)新時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：管理制度 業(yè)務(wù)素質(zhì) 管理水平

一、檔案管理存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無(wú)法解決新出現(xiàn)的問(wèn)題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問(wèn)題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

1.人事檔案管理混亂。人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規(guī)范化的操作，致使檔案的社會(huì)信度和效度大大降低，傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)的方面較少。重學(xué)歷、輕能力、重歷史、輕現(xiàn)實(shí)，檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時(shí)、不能反映個(gè)人的真實(shí)面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統(tǒng)人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統(tǒng)的人事檔案在某些時(shí)候成為了領(lǐng)導(dǎo)干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過(guò)程中，全憑領(lǐng)導(dǎo)干部的偏好來(lái)進(jìn)行人事的裁定，而對(duì)“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對(duì)稱當(dāng)中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個(gè)人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權(quán)力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權(quán)力”，現(xiàn)在變成了“私權(quán)利”，至于個(gè)人的思想品德，更是領(lǐng)導(dǎo)干部一人說(shuō)了算，全憑領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

2.管理人員配置不足。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案的“克隆現(xiàn)象”嚴(yán)重。一個(gè)人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因?yàn)闊o(wú)法轉(zhuǎn)檔而重建檔案，從嚴(yán)格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規(guī)的途徑調(diào)走檔案，但因?yàn)樵瓎挝徊豢戏湃?，不轉(zhuǎn)檔，新用人單位在“無(wú)奈良計(jì)”的條件下的緩兵之計(jì)，“檔案克隆”的現(xiàn)象源于對(duì)高級(jí)人才的爭(zhēng)奪戰(zhàn)，普遍存在于事業(yè)單位的技術(shù)人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

二、建立健全檔案管理制度

1.按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來(lái)常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

4.企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。

5.建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理。檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過(guò)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，隨著人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事檔案存在內(nèi)容失真、材料不全等問(wèn)題。因此，要從根本上解決目前的人事檔案管理問(wèn)題，就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事檔案管理新模式。endprint