薛丹

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，如何將信息技術(shù)融合到檔案管理體系的建設(shè)當(dāng)中成為目前檔案管理者最關(guān)心的問(wèn)題。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)不僅能全面提升檔案的管理效率，促進(jìn)檔案信息共享和交互，更能依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞優(yōu)勢(shì)滿足社會(huì)各領(lǐng)域用戶的檔案信息查詢的需要，增加檔案信息的附加值。只有在充分滿足社會(huì)信息共享和信息查詢的基礎(chǔ)上調(diào)整檔案管理模式，優(yōu)化其內(nèi)部組織架構(gòu)，才能促進(jìn)檔案管理模式、服務(wù)方式向現(xiàn)代化過(guò)渡，進(jìn)而形成高度的檔案信息共享體系來(lái)滿足社會(huì)各領(lǐng)域信息交互及查詢的需要。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；問(wèn)題研究

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

在科學(xué)技術(shù)的引領(lǐng)下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)不僅是當(dāng)前社會(huì)信息共享機(jī)制建設(shè)的必要前提，也是促進(jìn)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟。以信息技術(shù)為導(dǎo)向，互聯(lián)網(wǎng)為載體的信息化檔案管理體系建設(shè)不僅能全面提升檔案的管理效率和服務(wù)效率，還能滿足社會(huì)各領(lǐng)域的檔案存儲(chǔ)和查詢使用的需求，進(jìn)一步拓展了信息的服務(wù)范圍和使用空間。同時(shí)檔案信息化建設(shè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為導(dǎo)向，憑借互聯(lián)網(wǎng)的信息交互優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案服務(wù)和檔案管理，依據(jù)檔案資源特性對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行充分的整理，建立特色化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)滿足檔案信息交互共享的需要，結(jié)合不同的檔案信息需求逐步形成以互聯(lián)網(wǎng)檔案共享平臺(tái)為基礎(chǔ)的綜合服務(wù)體系建設(shè)，以移動(dòng)信息服務(wù)客戶端為依托，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息移動(dòng)客戶端進(jìn)行連接，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，以此來(lái)滿足社會(huì)各領(lǐng)域用戶檔案信息查詢的需要?；诩夹g(shù)優(yōu)勢(shì)而形成的檔案館信息服務(wù)體系主要是基于用戶檔案查詢及信息共享基礎(chǔ)上而形成的服務(wù)模式，其系統(tǒng)特點(diǎn)強(qiáng)調(diào)用戶信息數(shù)據(jù)的集成及共享，主要是根據(jù)用戶長(zhǎng)期的信息查詢需要根據(jù)大數(shù)據(jù)體系進(jìn)行分析而形成的控制決策體系，主要根據(jù)用戶的需求向用戶提供相應(yīng)的信息查詢服務(wù)。從信息服務(wù)體系的組織架構(gòu)來(lái)看，信息化服務(wù)體系的主要宗旨是圍繞用戶的選擇進(jìn)行直接性的數(shù)據(jù)引導(dǎo)，能夠全面提升檔案館的服務(wù)效率和信息管理效率，促進(jìn)檔案館由傳統(tǒng)服務(wù)形態(tài)向現(xiàn)代服務(wù)形態(tài)進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

2 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的社會(huì)意義

在現(xiàn)代檔案管理中進(jìn)行檔案信息化建設(shè)其主要價(jià)值表現(xiàn)在檔案管理模式的優(yōu)化、服務(wù)架構(gòu)的調(diào)整。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的引入使得檔案管理效率和服務(wù)效率有了較大的提升，便捷化的檔案信息共享機(jī)制不僅能全面滿足檔案使用者的信息查詢需求，還能促進(jìn)檔案信息最大程度上突破時(shí)空限制在全社會(huì)范圍內(nèi)建立起完善的信息共享體系，有效的搜集、處理、分類、存儲(chǔ)檔案信息。當(dāng)然信息化檔案檔案管理體系的建設(shè)還促進(jìn)了各個(gè)區(qū)域檔案館及各種檔案管理、信息服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了信息聯(lián)通，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)共享平臺(tái)，各個(gè)區(qū)域檔案館及各種信息服務(wù)機(jī)構(gòu)不僅能互相提供各種資源支撐、進(jìn)行資源整合和對(duì)接，還能形成集中的檔案處理和加工機(jī)制推動(dòng)檔案的深度處理和歸檔加工，促進(jìn)檔案信息價(jià)值的增強(qiáng)。

3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要措施

（一）加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與推廣

在檔案管理中推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，就要加強(qiáng)檔案管理部門的意識(shí)轉(zhuǎn)變，加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定和推廣。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行，盡快開展檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和推廣工作是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重要前提。這就要求在檔案信息化管理體系的建設(shè)中，要充分融入信息技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，按照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息系統(tǒng)制度和條例的制定和，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。同時(shí)，立足于檔案信息的共享體系建設(shè)，數(shù)字化的檔案管理在安全方面也要得到加強(qiáng)，要加快研究制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、檔案客戶端安全管理制度的建設(shè)，形成有效的檔案信息化建設(shè)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止泄密事件的發(fā)生，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。同時(shí)要建立音像檔案庫(kù)和電子檔案異地備份庫(kù)，開辟新的檔案信息存儲(chǔ)空間，要對(duì)各種機(jī)密檔案和各種核心信息，進(jìn)行多元化備份存儲(chǔ)，運(yùn)用不同的存儲(chǔ)媒介進(jìn)行信息記錄和保存，確保信息安全。同時(shí)在新時(shí)期的檔案信息化體系建設(shè)過(guò)程中檔案管理人員能夠針對(duì)檔案信息用戶所承擔(dān)的具體業(yè)務(wù)，提供全程性、全方位的信息保障，開拓綜合性強(qiáng)，能夠滿足用戶多元化發(fā)展的信息需求服務(wù)業(yè)務(wù)，要改變傳統(tǒng)片面化的信息服務(wù)形式，要在向用戶提供檔案信息查詢服務(wù)的同時(shí)，將官方服務(wù)擴(kuò)展到面向聯(lián)網(wǎng)用戶的綜合信息服務(wù)，要深入挖掘自身潛在的信息資源，充分發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢(shì)，滿足用戶多樣化的信息查詢需求，并立足于技術(shù)優(yōu)勢(shì)，打造完善化的互聯(lián)網(wǎng)檔案信息查詢體系，向用戶提供全方位的信息咨詢、信息查詢、檔案管理服務(wù)，提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）推進(jìn)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)要重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)信息技術(shù)綜合運(yùn)用的系統(tǒng)工程，要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)需要培養(yǎng)和引進(jìn)一批信息技術(shù)人才，構(gòu)建一支作風(fēng)硬朗、核心素養(yǎng)較高、技術(shù)過(guò)硬的檔案工作團(tuán)隊(duì)，確保檔案信息化體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)檔案工作人員在新技術(shù)應(yīng)用，新設(shè)備使用、新方法融會(huì)貫通方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)理念，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。其次要根據(jù)檔案人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化復(fù)合型管理人才進(jìn)行集中化的檔案管理，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或推薦、招聘等方式進(jìn)行吸收，要在滿足人才使用的前提下，建立一支專業(yè)化的信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，滿足檔案管理體系集中建設(shè)的需求。

（三）實(shí)行文檔一體化和歸檔雙規(guī)制建設(shè)

在推進(jìn)檔案信息管理體系建設(shè)的同時(shí)，要探索實(shí)行文檔一體化和歸檔雙軌制度建設(shè)。文檔一體化是檔案信息化建設(shè)的前提，這就要求把檔案信息化納入到自動(dòng)化管理體系的建設(shè)當(dāng)中，與辦公自動(dòng)化融匯一體，同步進(jìn)行。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但電子文件的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位，這就要求檔案工作人員在滿足電子文件存儲(chǔ)的同時(shí)，也要對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行有效的備份和儲(chǔ)存，實(shí)施電子文件和紙質(zhì)文件的雙存儲(chǔ)模式，滿足檔案信息化體系的建設(shè)需求。同時(shí)重視檔案信息建設(shè)實(shí)用原則，要結(jié)合自身檔案管理情況建設(shè)一體化檔案管理模式，突出檔案信息的實(shí)用性。要根據(jù)檔案信息使用者的要求，將館藏信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的加工、分類存儲(chǔ)，通過(guò)建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，要依據(jù)不同的系統(tǒng)和專題將各種檔案分門別類的進(jìn)行整理，滿足社會(huì)檔案信息共享體系的建設(shè)需求，提升自身的服務(wù)效率。

4 結(jié)語(yǔ)

在新的發(fā)展時(shí)期要想推動(dòng)檔案信息化建設(shè)就要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性及價(jià)值地位，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，在滿足檔案信息整理、分類、歸檔的基礎(chǔ)上建設(shè)信息共享價(jià)值，大力推動(dòng)社會(huì)信息共享體系建設(shè)。要吸收一批高素質(zhì)的信息化人才來(lái)加強(qiáng)自身的人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施多元化信息管理與存儲(chǔ)，滿足檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的需要。

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