謝金菊

摘 要：科研檔案是指在自然科學(xué)研究活動(dòng)中形成的科技檔案，是圍繞一項(xiàng)科研活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的文件。本文主要就科研項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀、管理中常見的問題進(jìn)行了分析，并提出了意見和建議。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；建議

科研項(xiàng)目檔案是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，在檔案資料實(shí)際管理過程如果不能根據(jù)科研檔案管理的要求去操作，仍然按照傳統(tǒng)管理模式按部就班操作，那么在管理過程中必然會(huì)造成很多檔案資料不能得到有效管理。對(duì)科研檔案進(jìn)行有效研究分析，可加強(qiáng)對(duì)重要科研項(xiàng)目檔案管理，對(duì)今后的科研活動(dòng)具有重要的推動(dòng)作用和借鑒意義。

1 科研項(xiàng)目管理中存在的問題

1.1 管理人員素質(zhì)有限

管理人員的素質(zhì)決定檔案管理水平，但目前由于各種管理人員能力、水平、素質(zhì)等因素的限制，科研檔案都不能較好地得到管理。這更多的是因?yàn)楫?dāng)前科研檔案管理人員因素較低的原因，檔案管理部門的大多數(shù)工作人員都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能，對(duì)于科研檔案不能有效地結(jié)合科研活動(dòng)進(jìn)行管理，甚至在管理中會(huì)因?yàn)橹R(shí)水平的原因，將科研資料錯(cuò)誤性管理。

1.2 檔案設(shè)施設(shè)備落后

對(duì)科研檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)信息化，可以說是檔案信息化管理的必然趨勢，通過計(jì)算信息化管理可以有效的提高科研檔案管理利用的便捷性。但需要投入大量的資金配備先進(jìn)的管理設(shè)施，目前由于研究單位在這方面的投入不足，設(shè)施配備落后，不能滿足科研檔案管理的需要。

1.3 科研管理規(guī)章制度不完善

目前科研單位基本上都沒有完善的科研檔案管理規(guī)章制度，在管理中管理者忽視科研檔案的現(xiàn)代化、高效化和智能化管理的需求，缺乏對(duì)科研項(xiàng)目檢查、指導(dǎo)和約束機(jī)制，在科研檔案管理上著眼局部，缺乏整體的規(guī)劃，缺少部門之間的協(xié)調(diào)。而且科研檔案管理部門工作積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠，在管理中容易造成把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)歸檔文件材料不完整的現(xiàn)象。

2 科研項(xiàng)目的特點(diǎn)

2.1 科研項(xiàng)目管理部門不唯一性

隨著國家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，科研項(xiàng)目一般都是由多個(gè)部門管理，而且科研隊(duì)伍具有多層次性和科研方向的多樣性，這就決定了檔案來源的廣泛性和課題研究內(nèi)容豐富、形式多樣，致使對(duì)檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。而且由于科研課題專業(yè)性強(qiáng)，研究周期長，需要研究人員及管理部門在研究過程中注意收集資料，但在實(shí)際科研活動(dòng)中卻很難堅(jiān)持做到。

2.2 科研人員缺乏檔案意識(shí)

科研人員在工作過程中缺乏檔案意識(shí)，在進(jìn)行科研活動(dòng)的過程中不注意對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料收集積累，在工作中只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，從而使最終的檔案材料不能真實(shí)的反映科研成果、且資料的成套性也較差。甚至一些研究人員之間、協(xié)作單位之間在科研過程中存在有私心，對(duì)于科研成果存在權(quán)屬、名次之爭，甚至引起爭原始材料爭報(bào)獎(jiǎng)授功，在科研過程中私自保存資料，不愿把材料主動(dòng)集中起來管理，造成歸檔不及時(shí)，材料不完整。

2.3 科研經(jīng)費(fèi)緊張

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺(tái)等等才能滿足相應(yīng)的要求。但在實(shí)際操作中檔案管理的資金，主要來源財(cái)政預(yù)算和上級(jí)的補(bǔ)助，受當(dāng)?shù)刎?cái)力的影響，在實(shí)際工作中許多地區(qū)的科研機(jī)構(gòu)檔案管理的資金都非常不足，很難滿足科研檔案管理信息化的要求，從而使得科研檔案信息化管理受到了嚴(yán)重的制約。

3 提高科研檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

3.1建立健全科研檔案管理制度實(shí)行科研檔案規(guī)范化管理，就必須要注重原始資料的收集與整理，有針對(duì)性的不斷建立和健全檔案管理制度。使檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保證科研檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

科研檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到科研檔案管理的質(zhì)量，所以要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，做好科研檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，使他們具有計(jì)算機(jī)處理的能力。

3.3 完善檔案收集管理機(jī)制

建立科研單位檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運(yùn)行機(jī)制，使科研項(xiàng)目檔案的建檔工作進(jìn)入到規(guī)范管理的軌道。在管理過程中，檔案人員一定要多渠道、多形式收集、整理、歸檔項(xiàng)目檔案，做好科研項(xiàng)目檔案管理，努力提高歸檔率、完整率和案卷合格率。

3.4 開發(fā)科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值

強(qiáng)化科研檔案管理，對(duì)于發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值具有非常重要的意義，所以檔案部門要堅(jiān)持針對(duì)社會(huì)有關(guān)方面的需求，保證有關(guān)檔案機(jī)密安全，并通過各種方式、方法，對(duì)科研檔案中儲(chǔ)存的科研技術(shù)信息進(jìn)行發(fā)掘、整理、加工，將死的檔案資料發(fā)揮更大的價(jià)值，滿足利用需求。

3.5 加大設(shè)備設(shè)施投入力度

為了提高檔案資料的利用率，檔案部門在進(jìn)行檔案管理中要積極地推進(jìn)科研檔案管理，配置檔案管理專屬設(shè)施，以加快科研檔案信息化管理質(zhì)量，最大化的促進(jìn)科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)要求檔案部門在管理過程中應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，在管理過程中檔案管理部門要積極促進(jìn)檔案管理和設(shè)施購置的資金，以最大化的加快科研檔案信息化管理的進(jìn)程，從而有效的促進(jìn)科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

3.6 拓展資金來源

在進(jìn)行檔案管理過程中，檔案管理部門要切實(shí)把各種財(cái)政預(yù)算作為科研檔案信息化管理的主要資金來源，加強(qiáng)與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，注意資金的使用率和有效性，提高資金的利用率。同時(shí)為了最大化的提高檔案利用率，檔案部門應(yīng)該積極的將檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以便能夠更多的獲得當(dāng)?shù)卣块T的資金支持。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了提高檔案信息管理的利用率，更為有效地提高科研項(xiàng)目檔案的合理化管理，并且為后期的科研工作提供很好的參考依據(jù)，在管理過程中要利用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，提升科研檔案的利用廣度和深度。

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