王大偉

摘 要：近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速。計(jì)算機(jī)也從原來的單一計(jì)算到現(xiàn)在涉及各個(gè)領(lǐng)域。并且在處理綜合檔案領(lǐng)域中運(yùn)用。檔案數(shù)字化管理似乎已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理的一種手段，它使檔案能夠更好的被收集、存儲(chǔ)。即使是使用時(shí)，也能夠方便快捷的從檔案數(shù)字化檔案庫中直接調(diào)取檔案信息。省去了以前繁瑣的人工取檔的過程，做到快捷便利的取檔。本文就帶你去看一看檔案數(shù)字化管理的必要性和其優(yōu)勢(shì)所在。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；綜合檔案；數(shù)字化管理；探討

1 檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）未來綜合檔案管理的趨勢(shì)

通常，檔案是一種人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。傳統(tǒng)的存檔方案已經(jīng)顯得落后，例如需要消耗大量的人力資源來整理這龐大的檔案袋，還需要定期的對(duì)檔案進(jìn)行清理，點(diǎn)數(shù)。而隨著科技的進(jìn)步，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)日漸成熟，徹底的做到了檔案數(shù)字化管理，也將紙質(zhì)化的檔案化為無紙化，集約化的管理方式。

（二）新時(shí)期發(fā)展的必然

我國進(jìn)入新時(shí)期發(fā)展，尤其是自從我國加入國際貿(mào)易組織，綜合檔案的數(shù)字化管理也在這幾年飛速的擴(kuò)展，也在社會(huì)發(fā)展中慢慢適應(yīng)了這種存檔方式。如果現(xiàn)在不對(duì)綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)行加強(qiáng)建設(shè)的話，就不能利用國際上先進(jìn)的數(shù)學(xué)化的科技，我們國家的綜合檔案管理就不能切實(shí)穩(wěn)定發(fā)展。不求能在檔案管理方面領(lǐng)先于世界前面，目前只要能跟上新時(shí)期發(fā)展的腳步后面就好，這也是新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的一個(gè)不小的要求了。

（三）檔案數(shù)字化管理具有重要意義

綜合檔案數(shù)字化管理極其重要。未來有效利用檔案信息資源的基礎(chǔ)便是檔案數(shù)字化管理，或者說，有規(guī)劃的數(shù)字化管理檔案，為利用檔案信息提供了非?？煽康谋Ｕ稀＿@也要求計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用保障，共同促進(jìn)我國檔案資源的數(shù)字化管理。在將來檔案資源的時(shí)效性和便捷性下，有效促進(jìn)檔案資源的利用率。雖然我國數(shù)字化檔案建設(shè)的總體水平不高，但對(duì)我國的檔案數(shù)字化管理具有重要意義。

（四）檔案管理數(shù)字化是提高我國綜合競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段

隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，因此檔案管理的創(chuàng)新勢(shì)在必行。數(shù)字化檔案管理模式是在傳統(tǒng)管理模式上的創(chuàng)新，而且對(duì)我我國現(xiàn)在快速的發(fā)展，數(shù)字化管理模式也是參與攻擊競(jìng)爭(zhēng)的有利武器，也是我國發(fā)展的重要體現(xiàn)。數(shù)字化管理模式不但能夠提高管理效率，而且其中還包含了大量的語言和文化，這對(duì)于我國趨于國際化的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也為我國科技走向全球提供了必要的基礎(chǔ)條件。

（五）可以完善檔案管理工作，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力

數(shù)字化的檔案管理被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，尤其在計(jì)算機(jī)技術(shù)，通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中有了明顯的體現(xiàn)，而且對(duì)于數(shù)字化的管理模式在這些領(lǐng)域的應(yīng)用中也很大程度的體現(xiàn)了數(shù)字化的應(yīng)用范疇，也將傳統(tǒng)管理模式的管理體系，機(jī)構(gòu)的整頓和改革做了創(chuàng)新。而且從信息管理的角度我們可以了解到數(shù)字化管理模式的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的飛躍，奠定了自己在社會(huì)發(fā)展中的影響力。

2 綜合檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）立卷機(jī)制簡(jiǎn)潔

這些年來，立卷機(jī)制的繁瑣給各機(jī)關(guān)單位帶來不小的麻煩。盡管檔案數(shù)字化管理不斷加強(qiáng)，但還是有些部門仍舊使用很多單位試圖采用老式的用檔案室來代替檔案數(shù)字化管理，甚至立卷單位僅用檔案員來管理立卷，每年都要來回好幾次向檔案室報(bào)送零散的材料，這樣浪費(fèi)了大量的人力物力。而且檔案員還無法判斷檔案的完整性，對(duì)檔案的完整造成了直接的影響。若使用了檔案數(shù)字化管理來管理檔案，只需將檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存即可，大大使檔案的立卷機(jī)制簡(jiǎn)潔化，這樣各部門就能更好的落實(shí)立卷制度了。

（二）縮減經(jīng)濟(jì)開支

以往存儲(chǔ)檔案方式都是以紙質(zhì)的存儲(chǔ)，在這過程就要不斷增加檔案管理人員和人員管理費(fèi)用等來解決存檔問題，致使檔案管理的成本大幅度的上升。新時(shí)期后，檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)讀取信息檔案，也就是機(jī)讀檔案。既節(jié)省了人員管理費(fèi)用，更是不用為了管理檔案而占用土地資源。也不用檔案人員自己因復(fù)印資料而浪費(fèi)紙張花費(fèi)錢財(cái)了。

（三）提高辦公效率

綜合檔案使用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理系統(tǒng)下的整理，能夠快速查閱以及提供使用。檔案的數(shù)字化管理從此變成能夠提供詳細(xì)而又及時(shí)的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槭褂谜呖焖偬峁┓?wù)，提高辦公的效率。這時(shí)不僅能夠快捷便利的提供檔案資料，而且在儲(chǔ)存時(shí)只需在電腦檔案庫中輸入個(gè)人檔案信息，便可做到一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可知道天下的檔案，了解天下大事。數(shù)字化檔案庫從此成為一間“流動(dòng)的檔案館”。檔案庫也從實(shí)體的文件的保管機(jī)制變成了能夠隨時(shí)調(diào)出的信息控制中心。這樣便可使各地高效的辦公，提高效率。

（四）方便用戶使用

隨著新時(shí)期綜合檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，對(duì)于用戶的使用提供了便捷的條件。用戶可以隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的查詢，而且不受時(shí)間地域的限制，這樣對(duì)于用戶獲取信息的時(shí)候既能節(jié)省時(shí)間還能保證用戶信息的準(zhǔn)確性。用戶在查詢信息的時(shí)候數(shù)字化的檔案管理也加快了其檢索時(shí)間，并且有效的提高了用戶信息管理的年限，因此用戶信息的真實(shí)性得到了很大的保障，而且在一定時(shí)間范圍內(nèi)不會(huì)輕易受到他人或者自然地?fù)p害，確保信息的安全和有效。因此實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化歸檔管理，可以保證用戶在有網(wǎng)絡(luò)的前提下隨意的查詢，方便用戶使用。

（五）資源信息管理虛擬化

新時(shí)期下檔案數(shù)字化管理是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的相互協(xié)助，對(duì)于檔案進(jìn)行及時(shí)的管理歸檔，因此可以很大程度的保證檔案數(shù)據(jù)管理的穩(wěn)定性和實(shí)效性，避免了在檔案借閱中不及時(shí)和漏記現(xiàn)象，從而達(dá)到對(duì)檔案的信息資源的便捷新管理。

3 在檔案數(shù)字化管理方面需注意事項(xiàng)

（一）硬件管理方面

想要儲(chǔ)存大量的檔案信息，首先就要有龐大的數(shù)據(jù)庫，在空間方面要不斷地?cái)U(kuò)大電子化的儲(chǔ)存空間，來增加儲(chǔ)存檔案的可靠性。再就是需要人工不定期的更換安全密鑰，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不定期殺毒，以及防止出現(xiàn)電腦漏洞，以此來增加檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。這就需要工作人員在建檔初期對(duì)硬件設(shè)施不斷投資，增加硬件設(shè)施的可用性，避免在檔案儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)空間不足或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）軟件管理方面

說到檔案數(shù)字化管理工作的軟件管理方面，其本質(zhì)就是管理相關(guān)人員的問題。管理檔案的人員不僅能夠快速熟練的使用數(shù)字化管理系統(tǒng)來查閱檔案信息，更要能夠有專業(yè)的管理技術(shù)。在這個(gè)處理的中間，檔案管理人員要具備保守秘密意識(shí)和責(zé)任心。這就需要在選擇管理人員時(shí)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使他們能夠勝任這份工作。

（三）數(shù)字化管理負(fù)責(zé)人要重視檔案數(shù)字化建設(shè)

想要做好檔案數(shù)字化管理工作，作為負(fù)責(zé)人首先要重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，這也是在新時(shí)期下，綜合檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用中的重要前提。企業(yè)中電子數(shù)字化管理在時(shí)間終是一個(gè)相對(duì)漫長的過程，因此作為負(fù)責(zé)人要特別重視檔案數(shù)字化建設(shè)，這樣才能對(duì)數(shù)字化的檔案管理提供有利的保障。因此在工作中作為負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)工作，對(duì)于答案管理部門工作的有效開展起到了很大的幫助。

4 結(jié)語

新時(shí)期發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都向數(shù)字化管理看去，檔案管理當(dāng)然也不例外?？茖W(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，推進(jìn)了這一進(jìn)程，完善了對(duì)檔案的數(shù)字化管理，促進(jìn)了我國對(duì)檔案信息化管理的發(fā)展，同時(shí)也為人們提供了更便捷的服務(wù)。相信不久的將來，每個(gè)人的檔案都會(huì)以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。

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