張傳輝
【摘 要】世界已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代,會計工作已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)的手工記賬形式,財務(wù)軟件在企業(yè)中被全面的應(yīng)用,并成為了最為重要的辦公用具,會計監(jiān)督、會計核算、財務(wù)管理形式發(fā)生了天翻地覆的變化會。但從目前實(shí)際工作情況來看,一些軟件在會計控制手段方面還有所欠缺,企業(yè)的會計核算處理隨意,一些核算動作存在違規(guī)的情況,核算人員隨意改變會計核算結(jié)果,后續(xù)會計監(jiān)督工作困難重重。因此,對會計軟件功能的規(guī)范,也就成為財政部門對企業(yè)會計管理和監(jiān)督的必要一環(huán)。本文將從會計信息化規(guī)范的涵義開始,通過對信息化下的會計基本要素的敘述來進(jìn)一步明確企業(yè)會計信息化規(guī)范的要點(diǎn),供討論。
【關(guān)鍵詞】 會計信息化;規(guī)范;要點(diǎn)
一、會計信息化規(guī)范涵義
1.會計信息化工作規(guī)范的內(nèi)涵
工作規(guī)范的稱呼很多,如崗位規(guī)范、崗位標(biāo)準(zhǔn)、崗位規(guī)則、和勞動規(guī)范等,主要指的是對組織結(jié)構(gòu)中各個崗位或員工的具體勞動行為及基本素質(zhì)等內(nèi)容所做出的統(tǒng)一規(guī)定。而會計信息化工作規(guī)范的涵義就是指將會計信息化作為核心戰(zhàn)略目標(biāo),對會計信息化工作人員的工作經(jīng)驗、教育程度、知識儲備、技能水平以及體能等各個方面設(shè)定的基本標(biāo)準(zhǔn)和要求,也是會計信息化工作的基本準(zhǔn)則。
2.企業(yè)會計信息化的意義
(1)會計信息化建設(shè)可以提高企業(yè)市場競爭力
目前,各行各業(yè)所面對的市場競爭壓力都很大,因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從各個方面加強(qiáng)管理,提高市場競爭力。而企業(yè)進(jìn)行會計信息化建設(shè),可以為企業(yè)提供最基本的信息支持。對于會計來講,其本身就是龐大的信息系統(tǒng),如果企業(yè)可以充分的實(shí)現(xiàn)會計信息化建設(shè)工作,那么就可以將企業(yè)會計的每個環(huán)節(jié)的信息融合到企業(yè)的實(shí)際管理系統(tǒng)中,在此基礎(chǔ)上,可以進(jìn)一步協(xié)助各個管理部門進(jìn)行內(nèi)部溝通并協(xié)同工作,實(shí)現(xiàn)跨時間和跨空間工作。另外,隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,會計信息也會不斷增加,大量信息的處理需要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn),才能夠更加高效的實(shí)施系統(tǒng)的管理,而這也正好滿足了企業(yè)管理者的實(shí)際需求,在當(dāng)今市場競爭異常激烈的環(huán)境下,企業(yè)管理者需要及時、高速的獲取會計信息,而傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)落后,不足以支撐企業(yè)的發(fā)展需要。
(2)會計信息化建設(shè)可以規(guī)范企業(yè)管理
對于企業(yè)來講,加強(qiáng)會計信息化建設(shè)工作,可以有效的提高企業(yè)管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化水平。企業(yè)能否可持續(xù)發(fā)展,對于會計信息來講,要求很高,需要其具有公開性和大眾性。只有充分利用會計信息化系統(tǒng),才能夠滿足企業(yè)內(nèi)部管理部門和社會公眾的需求,通過增強(qiáng)企業(yè)會計信息的透明度,以及企業(yè)會計信息質(zhì)量,進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,這也完全符合企業(yè)規(guī)范管理的要求,即會計信息需要具有及時、可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。
二、針對會計信息化規(guī)范要點(diǎn)的研究
對于會計基礎(chǔ)工作來講,其基本要素包括會計憑證、會計賬簿、會計報告與會計監(jiān)督,而且均與實(shí)際雨霧流程相關(guān)。因此,我們將這四部分內(nèi)容作為重點(diǎn)來研究會計信息化工作規(guī)范的要點(diǎn)內(nèi)容。
1.從會計憑證管理的角度研究
(1)原始憑證
對于紙質(zhì)的原始憑證來講,在適用相應(yīng)的信息系統(tǒng)后,需要將這部分紙質(zhì)憑著通過圖像采集技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子版原始憑證,并且需要進(jìn)一步根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)編碼儲存在信息系統(tǒng)中,以便于后續(xù)進(jìn)行調(diào)用和查閱。這種儲存方式與手動方式相似,但是可以更加快捷的查閱,提高效率,避免大量翻閱紙質(zhì)憑證。
(2)記賬憑證
對于記賬憑證來講,處于信息化管理條件下的記賬憑證基本上是依據(jù)程序和原始憑證自動生成的,生成方式主要有兩種:一是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過會計軟件及時記錄相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),同時根據(jù)原始憑證生成記賬憑證;二是對已經(jīng)存在的會計信息進(jìn)行再加工和處理,產(chǎn)生新的系統(tǒng)憑證,主要為定期處理的結(jié)轉(zhuǎn)憑證。信息化下的記賬憑證的存在形式主要就是電子介質(zhì)。
(3)憑證處理
在信息化的基礎(chǔ)下進(jìn)行會計憑證處理相對比較安全和快捷,其憑證審核工作主要通過具體的會計軟件,在對已經(jīng)錄入的憑證進(jìn)行檢查審核過程中,能夠?qū)ζ浜戏ㄐ?、有效性和正確性進(jìn)行快速的檢查,并對審核通過的憑證加以標(biāo)記,只有通過審核的憑證才能夠進(jìn)一步傳遞至賬務(wù)處理系統(tǒng),否則不能夠向下傳遞,也就不能夠進(jìn)行后續(xù)的記賬和報表編制工作了。而在發(fā)生記賬憑證錯誤時,也可以通過調(diào)整或者沖銷記賬憑證加以更正,主要調(diào)整內(nèi)容為憑證的摘要和附件張數(shù),如抬頭文本和項目文本等,而對于如記賬日期、金額和會計科目等內(nèi)容使不得修改的。
2.從會計賬簿管理的角度研究
在信息化環(huán)境下,發(fā)生變化的還有會計賬簿體系。對于這部分內(nèi)容的了解,也是企業(yè)會計信息化規(guī)范工作的要點(diǎn)之一。會計賬簿已經(jīng)成為依據(jù)記賬憑證數(shù)據(jù)庫進(jìn)行具體統(tǒng)計和分類的中間結(jié)果。
(1)賬簿設(shè)置
對于信息化下的會計賬本數(shù)據(jù)來講,實(shí)在實(shí)施變化更新的,其組織形式和生成方式與手工記賬有著明顯的不同,可以隨時進(jìn)行調(diào)用和查詢。
(2)賬簿登記/結(jié)賬
對于賬簿的登記和結(jié)賬方面來講,處于信息化環(huán)境下,相關(guān)工作已經(jīng)與會計憑證的記賬過程相融合。會計信息化實(shí)際上是實(shí)時的會計管理系統(tǒng),在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,財務(wù)人員能夠?qū)⑾嚓P(guān)的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),這個過程包括會計憑證的錄入、審核、記賬、結(jié)賬、生成報表等,其中記賬、過賬、結(jié)賬可以同時進(jìn)行。
(3)賬簿錯誤更正
從賬本錯誤更正的角度看,在信息化環(huán)境下,如果發(fā)生錯誤記錄,信息系統(tǒng)下實(shí)施更正也更加便捷,只需要對最初錄入的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,系統(tǒng)就會自動更新后續(xù)數(shù)據(jù),整個賬簿的數(shù)據(jù)也會隨之更新。
3.從財務(wù)報告管理的角度研究
從實(shí)際情況來看,一般的會計軟件都可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢、生成財務(wù)報表以及從報表到具體業(yè)務(wù)的穿透查詢。而財務(wù)人員只需要設(shè)置報告期間和內(nèi)容即可快速獲得相關(guān)信息和生成報告。
(1)內(nèi)容格式
對于財務(wù)報告來講,資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益表及附注是其主要內(nèi)容,隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,相關(guān)的信心收集、加工、處理報錯等障礙減少,成本也相對降低,使得會計信息使用者對報告的要求越來越高,如提供分部報告、定期與實(shí)施報告相結(jié)合的報告。
(2)編制要求
報表能否準(zhǔn)確生成的重點(diǎn)是需要會計人員預(yù)先對報表格式進(jìn)行設(shè)計和定義,確定財務(wù)數(shù)據(jù)與報表之間的勾稽關(guān)系,如果相關(guān)設(shè)計和定義出現(xiàn)錯誤,就會導(dǎo)致生成報表存在錯誤,甚至無法自動生成報表。
(3)報送要求
企業(yè)可以通過會計信息系統(tǒng)設(shè)定具體的報送報表時間和期間,這樣就可以定期且實(shí)時的反映企業(yè)的財務(wù)狀況、現(xiàn)金流量和經(jīng)營成果,從而使得會計信息及時得到報送。
(4)報告錯誤更正
對于財務(wù)報告錯誤更正操作和賬簿的更正操作完全一直,都是通過系統(tǒng)的自動化程序進(jìn)行,如果財務(wù)報告發(fā)生錯誤,錯誤的發(fā)生只可能在數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié),所以只需要對數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、調(diào)整即可對報告進(jìn)行更正,降低了手工更正基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對后續(xù)報告影響的風(fēng)險。
4.從會計監(jiān)督管理的角度研究
(1)監(jiān)督主體
在會計信息化環(huán)境下,程序化監(jiān)督將逐漸取代人工控制監(jiān)督。由于會計監(jiān)督工作主要為財務(wù)人員,而財務(wù)人員對于具體流程和業(yè)務(wù)并不熟悉,所以還需要具備相關(guān)知識的系統(tǒng)維護(hù)人員配合監(jiān)督。
(2)監(jiān)督內(nèi)容
對于具體會計監(jiān)督工作,也有事前監(jiān)督轉(zhuǎn)為時候監(jiān)督,只需要財務(wù)人員定期對物理憑證和系統(tǒng)生成的憑證進(jìn)行核對即可滿足監(jiān)督要求。另外,可以根據(jù)集成憑證的特點(diǎn),對業(yè)務(wù)內(nèi)在的邏輯關(guān)系進(jìn)行比較,深入審核,可以有效的提高審核效率。
三、總結(jié)
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,財務(wù)管理過程中也應(yīng)當(dāng)充分利用這一技術(shù)進(jìn)一步完善財務(wù)管理工作,由財務(wù)會計向管理會計過渡,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)通過信息系統(tǒng)對企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況進(jìn)行實(shí)時和動態(tài)的監(jiān)測、管理。通過對上述要點(diǎn)內(nèi)容的了解可以進(jìn)一步推動企業(yè)的會計信息化建設(shè) ,達(dá)到提高企業(yè)的管理水平 ,提升企業(yè)的競爭力的目標(biāo)。
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