程安琪

摘要 為了建立統(tǒng)一的綜合性檔案管理平臺，學(xué)校應(yīng)加快檔案綜合應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)。本文提出了一種面向J2EE的學(xué)校檔案系統(tǒng)，旨在為學(xué)校提供統(tǒng)一、綜合性的管理平臺，提高檔案管理效率，實現(xiàn)學(xué)校教學(xué)機構(gòu)的各類檔案信息的集成化管理，最大化地實現(xiàn)檔案資源共享。

關(guān)鍵詞 J2EE；學(xué)校檔案系統(tǒng)；構(gòu)建

中圖分類號 TP2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 2095-6363（2016）14-0072-01

從架構(gòu)而言，J2EE屬于一種分布式多層結(jié)構(gòu)開發(fā)系統(tǒng)。J2EE借助于Struts框架、Hibernate、Ajax、Servlets、JSP、EJB等技術(shù)，加之JDBC數(shù)據(jù)庫技術(shù)、XML技術(shù)的支持，通過分層架構(gòu)提供了系統(tǒng)開發(fā)框架，實現(xiàn)了不同層間的松耦合與各層間的靈活調(diào)用。

1系統(tǒng)需求分析

基于J2EE的學(xué)校檔案系統(tǒng)構(gòu)建，旨在實現(xiàn)學(xué)校各類檔案資源的統(tǒng)一化管理與共享，為學(xué)校檔案管理工作提供更高效、智能化的支持。為實現(xiàn)該目標(biāo)，所開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)提供檔案管理制度、類別、管理、歸檔、統(tǒng)計查詢、查閱記錄、系統(tǒng)管理、崗位職責(zé)等多重管理功能。

其中，檔案管理作為系統(tǒng)核心，為了實現(xiàn)該功能應(yīng)明確管理數(shù)據(jù)對象，如檔案的名稱、類別、存儲日期等字段信息，并提供檔案信息的增刪、修改、模糊查詢等多項功能。為了實現(xiàn)歸檔管理功能，需要對檔案信息進(jìn)行分析、處理，若數(shù)據(jù)量龐大，則需對各數(shù)據(jù)進(jìn)行遍歷比對，因而會影響分析的及時性，需要將歷史久遠(yuǎn)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，如此可以顯著提高操作效率。對于類別管理而言，需要系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)等進(jìn)行歸類，如此便于提高管理效率。對于崗位職責(zé)管理，需要根據(jù)人員職責(zé)明確不同管理人員的職責(zé)，以便為檔案檢索、維護(hù)提供依據(jù)和保障。制度管理也十分關(guān)鍵，在系統(tǒng)開發(fā)中，為滿足檔案管理的科學(xué)化，需要提供完善的錄入管理及使用模式、完善制度，如管理、統(tǒng)計、查借閱、庫房管理、歸檔制度等，為檔案科學(xué)管理提供依據(jù)。

此外，為了確保系統(tǒng)安全，開發(fā)和設(shè)計中只允許授權(quán)用戶登錄，如此方可確保系統(tǒng)用戶的合法性，保證數(shù)據(jù)安全性、完整性、可靠性。為加強用戶動態(tài)管理，還需要提供用戶增刪、修改等功能，以及用戶快速查詢、定位、模糊查詢等功能，這樣輸入一定查詢條件，即可迅速、準(zhǔn)確找到某用戶登錄及使用信息。

2系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)的設(shè)計

本文采用Servlets實現(xiàn)前端控制，對用戶的登錄情況進(jìn)行管理，并實現(xiàn)視圖的分發(fā)、獲取相關(guān)信息等目的。利用會話bean，實現(xiàn)了項目工作流，并以界面方式提供相應(yīng)的服務(wù)，同時將應(yīng)用程序業(yè)務(wù)邏輯加以封裝，其通過bean組件實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的操作處理過程，形成了一個松耦合的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)主要包括四大模塊，即搜索查詢、用戶管理、檔案信息、檔案管理模塊。

管理員登錄該系統(tǒng)后可對其開閉情況進(jìn)行設(shè)定，若設(shè)為開放狀態(tài)，則用戶可對自己的信息資料等進(jìn)行增刪、查看、修改。若設(shè)為關(guān)閉，則用戶只可查看信息，無法進(jìn)行內(nèi)容管理，若想對信息進(jìn)行增刪、修改，需要聯(lián)系管理員進(jìn)行操作。管理員登錄系統(tǒng)后具有最高權(quán)限，無論何時都可增刪、查詢、修改用戶檔案信息，還可對所有用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置、管理，搜索功能往往只對其開放，但管理員可以將其分配給某些教師用戶進(jìn)行使用。

2.1系統(tǒng)登錄及操作功能的設(shè)計

在使用系統(tǒng)不同功能模塊前，需要先登錄，登錄過程需要借助于數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)等所提供的登錄方式，且要求在安全性能要求較高的系統(tǒng)中使用，根據(jù)本文所開發(fā)系統(tǒng)的特點，采用的是基于軟件的登錄方式，如此不僅提高了登錄效率，還提供了多樣化的設(shè)置，便于系統(tǒng)當(dāng)年資源的管理。在登錄中，若用戶輸入用戶名、密碼存在問題，將出現(xiàn)不同提示。若用戶名出錯，會提示該用戶名不存在或用戶名有誤的提示，若密碼有誤，則會提出您輸入的密碼有誤，請在檢查大小寫后重新輸入。只有用戶名、密碼都正確，才能完成登錄過程。

2.2檔案信息管理功能的設(shè)計

本系統(tǒng)模塊、業(yè)務(wù)流程涉及到檔案信息的收集、鑒定、整理等模塊。對于檔案信息收集模塊而言，其主要是利用系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)端，并對數(shù)據(jù)展開初步地處理，該數(shù)據(jù)源自于不同單位的檔案文件信息。對于檔案信息鑒定模塊而言，主要負(fù)責(zé)為有關(guān)管理人員提供歸類、組卷等服務(wù)，根據(jù)時間、期限、性質(zhì)等，對組卷方式加以區(qū)別，并根據(jù)要求進(jìn)行增刪處理。就檔案信息整理模塊而言，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行分類、索引等，根據(jù)檔案文件卷屬性，將其更新錄入系統(tǒng)目錄，通過查詢目錄在索引中設(shè)置相應(yīng)的檔案。

2.3檔案管理功能的設(shè)計

該模塊設(shè)計包括如下子模塊：1）錄入子模塊。負(fù)責(zé)搭建起檔案部門向管理部門的信息錄入途徑，管理部門負(fù)責(zé)檔案的接收，并實現(xiàn)該模塊同其它子模塊之間的信息傳輸、轉(zhuǎn)換等；2）采集子模塊。該模塊負(fù)責(zé)完成錄入、管理等部門對電子檔案文件的采集工作，其負(fù)責(zé)收集系統(tǒng)中不同電子格式的檔案文件，并建立其同歸檔入庫文件之間相應(yīng)的映射關(guān)系，如將學(xué)校教務(wù)管理部門所生成文件格式通過掃描形成相應(yīng)的電子格式檔案文件，并利用條形碼的打印，構(gòu)建起該文件和預(yù)歸檔文件之間的映射關(guān)系；3）預(yù)計歸檔文件錄入及管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)提供預(yù)計歸檔文件的錄入、管理工作，包括目錄信息的生成、輸入、更新、存儲、接口功能等；4）整理與歸檔模塊。負(fù)責(zé)提供檔案信息的整理、歸檔等，學(xué)習(xí)各管理部門之間利用該模塊可實現(xiàn)檔案資料的整理、歸檔，并提供了更新之后的整理、歸檔規(guī)則，可對文件、檔案信息的映射關(guān)系進(jìn)行自定義；5）案卷級檔案的錄入與管理模塊。負(fù)責(zé)將案卷級檔案逐級錄入到系統(tǒng)中，并提供各門類檔案信息的輸入、保管、維護(hù)、存儲等多項管理及批量化處理功能；6）文件級檔案錄入及管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐級目錄管理，如目錄信息的自動生成、錄入、批量處理等，還負(fù)責(zé)實現(xiàn)此類文件信息、輸入、維護(hù)、存儲管理；7）全宗管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)對全宗檔案信息進(jìn)行處理，如全宗號的錄入、顯示、查詢、維護(hù)、存儲等；8）入庫、鑒定、銷毀管理子模塊。該模塊負(fù)責(zé)對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行管理，并幫助用戶對其現(xiàn)實作用、歷史價值進(jìn)行分析，并提供數(shù)據(jù)銷毀、記錄清除等功能。

2.4檔案搜索查詢、統(tǒng)計分析功能的設(shè)計

搜索查詢功能包括搜索查詢、借閱記錄查詢、銷毀清冊、文件查詢、存放情況查詢等模塊。是對檔案數(shù)量、利用狀況的全面統(tǒng)計，利用這一模塊可實現(xiàn)各檔案及其使用情況的統(tǒng)計，并對學(xué)校各二級單位檔案統(tǒng)計信息加以匯總、報送。而統(tǒng)計分析功能包括檔案統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析模塊。前者負(fù)責(zé)將查詢結(jié)果依據(jù)所設(shè)定條件加以統(tǒng)計，如學(xué)生信息、成績信息、獎懲信息等，提供給教師作為參考。后者負(fù)責(zé)對所提供統(tǒng)計結(jié)果加以分析，通過數(shù)據(jù)自動化分析，提供給管理人員，便于學(xué)生管理。

3結(jié)論

總而言之，本文所設(shè)計的面向J2EE的學(xué)校檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)了計算機應(yīng)用技術(shù)與檔案管理技術(shù)的融合，通過系統(tǒng)設(shè)計滿足了不同情況下的檔案管理需求，提高了檔案管理效率和數(shù)據(jù)安全性，實現(xiàn)了學(xué)校所有檔案信息的共享，保障了檔案管理的高效化、智能化。endprint