顏丙通　王奕　蔣君毅

[摘要]數(shù)字檔案館績效測評包括明確價值取向、確定戰(zhàn)略目標、選取測評方法、制定測評方案、劃分績效等級、實施績效監(jiān)控、績效反饋與應用等流程。在測評工作中，應對測評主體、對象、過程、及結果反饋等關鍵事項進行技術處理。

[關鍵詞]數(shù)字檔案館；績效測評；流程；處理

[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）20-0089-02

流程運行得是否順暢、合理關系到測評結果的科學性，因此，構建規(guī)范化、系統(tǒng)化、易于執(zhí)行的測評流程是做好數(shù)字檔案館績效測評的必要環(huán)節(jié)和重要保證。

一、數(shù)字檔案館績效測評流程

（一）明確價值取向

明確價值取向是績效測評的首要環(huán)節(jié)。嚴格說來，無論是國家綜合性檔案館、專門檔案館、部門檔案館還是事業(yè)單位檔案館，數(shù)字檔案館績效測評都屬于政府的公共職能（或公共職能拓展）范疇。在哲學層面，價值取向是政府“理性層面的行為取向”，包括“增長、公平、民主、秩序”。增長與民主是價值取向的前提和目標，而公平與秩序是實現(xiàn)價值取向的內在約束。從某種意義上說，價值取向是意識形態(tài)領域數(shù)字檔案館績效測評的理念認同與頂層設計。

（二）確定戰(zhàn)略目標

測評主體對組織愿景的描述與總體戰(zhàn)略規(guī)劃是確定績效戰(zhàn)略的落腳點。與價值取向相對應，績效戰(zhàn)略的確定是將測評工作落實到業(yè)務戰(zhàn)略層面，使數(shù)字檔案館績效測評具備可執(zhí)行的基礎。

組織愿景的描述和戰(zhàn)略規(guī)劃的實施主要有以下節(jié)點：（1）建立組織網絡。包括組建績效考核團隊，成立工作小組，明確相關人員的崗位職責。（2）開展前期調研。即了解并掌握組織內各測評要素的基本情況。（3）編制工作計劃。主要明確各測評對象的責任分工。（4）宣傳與培訓。通過宣傳與培訓，將組織戰(zhàn)略傳遞至各測評參與方，取得理念上的價值認同并成為最高指導原則。（5）制度保障。包括制定行為準則、獎懲措施等。

（三）選取測評方法

測評方法的選擇是績效管理工作的重要一環(huán)?？冃y評的方法種類多樣，比較常見的有目標管理法、關鍵指標法、標桿管理法、全視角考核法、平衡計分卡等。這些方法本身不存在優(yōu)劣之分，只有當針對某一特定組織戰(zhàn)略的測評時，因戰(zhàn)略描述的側重點差異，才會在具體測評中體現(xiàn)各自的優(yōu)勢與不足，既能充分體現(xiàn)測評目標的準確度、精細度、可操作性強，又能圓滿實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標的方法才是最優(yōu)方案。

就數(shù)字檔案館來說，可以通過對方法的內涵、特征以及優(yōu)劣的分析對比，結合數(shù)字檔案館績效目標的內在邏輯和內容特點，最終選擇合適的績效測評方法。我們認為，平衡計分卡是數(shù)字檔案館績效測評的優(yōu)先選擇。

（四）制定測評方案

測評方案既是操作指南，也是直接載體。其中，設計一套科學完善的測評指標框架體系是重中之重，也是數(shù)字檔案館績效測評的核心工作。

測評方案可以概括為“圖、卡、表”，即：（1）開發(fā)戰(zhàn)略地圖。通過對數(shù)字檔案館戰(zhàn)略目標的描述與分析，開發(fā)組織戰(zhàn)略地圖、職能戰(zhàn)略地圖和業(yè)務戰(zhàn)略地圖。（2）設計平衡計分卡。根據(jù)戰(zhàn)略地圖進行分解，設計平衡計分卡指標框架體系。（3）設計績效考核表。在平衡計分卡的基礎上，設計組織績效考核表和員工績效考核表。

（五）劃分績效等級

績效等級的劃定是測評結果的直觀呈現(xiàn)。在數(shù)字檔案館績效測評中，這一結果的形成至關重要，起到承上啟下的紐帶作用，它不僅為當前組織績效的檢驗、判斷提供清晰的依據(jù)，同時還為后期的績效反饋、創(chuàng)新提升提供參考樣本。

績效等級劃分的內容有：對照測評指標框架體系，根據(jù)測評對象的實際表現(xiàn)進行績效等級劃分，公布測評結果。

（六）實施績效監(jiān)控

數(shù)字檔案館績效監(jiān)控是監(jiān)控主體對“績效的進展和效果進行持續(xù)的監(jiān)測和控制，及時發(fā)現(xiàn)并糾正績效目標實現(xiàn)過程中的各種偏差”。績效監(jiān)控可分為內部監(jiān)控和外部監(jiān)控。內部監(jiān)控主要包括檔案行政主管單位、上級檔案業(yè)務主管部門、本組織內設相關部門；外部監(jiān)控主要包括社會公眾、第三方非營利組織、大眾媒體等。內部監(jiān)控是績效測評方案得以有效執(zhí)行的基礎，外部監(jiān)控是實現(xiàn)績效測評結果透明的重要保障。

（七）績效反饋與應用

績效反饋與應用是組織績效改善的關鍵，其本質是組織績效的“增長”。它一方面使優(yōu)勢項目（測評點）得到充分鞏固并持續(xù)強化；另一方面對劣勢項目進行專項整改，彌補以致最終消除與績效目標的差距。它不僅是數(shù)字檔案館績效測評具體目標不斷修正、適應并深化的客觀要求，也是其總體戰(zhàn)略逐步改善、創(chuàng)新和提升的過程。

績效反饋與應用是指測評主體根據(jù)等級劃分的結果進行分析、總結，形成績效分析報告和改進方案，并在最短的周期內將其及時反饋至測評對象，督促其應用至各項具體目標和行動計劃，最終實現(xiàn)組織績效提升的過程。

二、若干關鍵事項的技術處理

為保證數(shù)字檔案館績效測評實施的效果，還應處理好以下關鍵事項：

（一）測評主體客觀權威

1.避免主觀認知。數(shù)字檔案館建設是一個循序漸進、螺旋發(fā)展的過程，其運行成效沒有永恒的優(yōu)勢或劣勢，更沒有絕對的先進或落后。實踐表明，測評主體主觀臆斷的現(xiàn)象仍然存在，如有些領導往往憑經驗判斷，認為檔案數(shù)字化建設好的單位其組織績效就一定比其他單位好，在測評時就避免不了會有先入為主的意見，甚至是人為干預搞暗箱操作，出現(xiàn)“渾水摸魚”，測評結果的權威性可想而知，顯然這與數(shù)字檔案館績效測評的組織戰(zhàn)略背道而馳。在實踐中，測評主體應回避自身的主觀認知，以完善的測評指標體系為基準，根據(jù)測評對象的真實狀況作出評價，保證測評結果的客觀性和權威性。

2.確保對事不對人。測評主體的主觀傾向性還表現(xiàn)為對人不對事，上級對下級的印象一定程度上左右了測評結果。善于揣摩領導喜好，精于逢迎的下級，即使業(yè)務水平一般也能得到上級肯定；不善言辭，但踏實做事，業(yè)務出色的下級反而得不到一視同仁。由領導好惡決定的績效測評，一方面“一人得道，雞犬升天”，另一方面“城門失火，殃及池魚”，微觀上會挫傷測評對象的工作積極性，宏觀上阻礙了組織目標的實現(xiàn)。工作中測評主體應摒棄個人好惡，確保對事不對人。

（二）測評對象的差異化與區(qū)分度

1.測評對象的橫向差異。從橫向上看，根據(jù)地區(qū)、行業(yè)、部門的不同，數(shù)字檔案館績效測評的對象呈現(xiàn)明顯的差異化特征。在測評方案的制訂與實施過程中，應按地區(qū)發(fā)展水平、行業(yè)推進程度，以及部門工作的具體特點，因材施教，以績效測評的基本框架為準則，將相關的若干測評指標作適度調整，盡可能保證績效測評方案的科學性與適用性。

2.測評對象的縱向區(qū)分。從縱向上看，根據(jù)隸屬關系的層級劃分，數(shù)字檔案館績效測評的對象既有綜合館，也有專業(yè)館；既有部門館，也有事業(yè)館；他們提供服務的內容、對象、范圍、方式等大都存在差別。因此，相關的測評指標還應根據(jù)測評對象的特點作適度的區(qū)分與調整。

（三）測評過程公正透明

1.測評程序公平公正。評價行為的公平公正，最一般意義上首先是評價程序符合法定，具備法律保障的程序才具有公平正義的根本特征。歸根結底，程序公平（或稱“正義”）“是一種法律理念，即任何法律決定必須經過正當?shù)某绦颍@種程序的正當性體現(xiàn)為特定的主體根據(jù)法律規(guī)定和法律授權所作出的與程序有關的行為”。就數(shù)字檔案館績效測評而言，保障測評程序的公平，須做到：（1）程序的制定經過公開意見的征集、公示；（2）程序的執(zhí)行嚴格遵守測評指標框架；（3）程序的監(jiān)督要有一套嚴密的組織保障體系；（4）非正義程序執(zhí)行后救濟途徑的有效實施。

2.測評標準嚴謹適用。測評標準的嚴謹性是指在數(shù)字檔案館績效測評框架體系的構建中，將組織的戰(zhàn)略愿景、關鍵領域、衡量指標、指標權重、行動計劃進行規(guī)范化、科學化、可操作的設定，強調測評框架體系的相對穩(wěn)定性。測評標準的適用性是指在針對某一特定數(shù)字檔案館績效測評工作中，具體測評指標調整的可伸縮性與靈活度，強調測評指標的適用性。

（四）測評結果得到及時反饋

1.注重結果反饋。結果導向是績效管理理論的核心思想之一。組織目標的實現(xiàn)程度，不是通過目標實施中員工的參與度衡量，而是通過員工的行為結果來認定，以結果反饋作為檢驗當前工作和指導下一階段組織目標的基本尺度。因此，在開展數(shù)字檔案館績效測評時，要對測評結果進行及時反饋。

2.實施成效的持續(xù)改善。在測評結果及時反饋的基礎上，以下一階段組織目標的達成為核心，對測評目標的預測分析、方案設定、過程控制、結果反饋和事后評估，為新一輪績效測評方案的優(yōu)化與實施打好基礎，持續(xù)改善績效。

（責任編輯：章樊）