王春霞

摘 要：近年來，隨著我國城市化建設(shè)與發(fā)展日益成熟，對基層機關(guān)的檔案工作提出了全新的、更高的要求，它記錄著城鄉(xiāng)發(fā)展的進程、是加強基層建設(shè)的重要參考依據(jù)，更是城鄉(xiāng)地區(qū)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)保障條件。在當前社會的發(fā)展形勢下，只有加強基層機關(guān)的檔案工作，才能將其在基層建設(shè)、規(guī)劃以及管理等方面的能效最大化發(fā)揮出來，為基層社會提供更加優(yōu)質(zhì)、完善的服務(wù)，是我國檔案工作中極其重要的組成部分。在城市化飛速發(fā)展的背景下，社會對基層規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的檔案工作需求強烈，因此，基層機關(guān)檔案工作應(yīng)積極采取有效措施，全面調(diào)整優(yōu)化工作方式，從而提高自身工作水平，滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，體現(xiàn)自身重要價值。

關(guān)鍵詞：基層機關(guān)；檔案管理；提高水平

引言

檔案工作實質(zhì)上指的就是檔案管理，主要針對的主體就是檔案，是對檔案室的所有檔案進行直接干預(yù)以及具體信息數(shù)據(jù)的處理與分析，全面有序、科學(xué)管理，并提供相關(guān)服務(wù)體系的統(tǒng)稱，是檔案工作中最基礎(chǔ)的也是最重要的工作內(nèi)容。目前，基層機關(guān)檔案工作的管理在城鎮(zhèn)經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中的作用越來越明顯，地位越發(fā)重要，受到社會的廣泛關(guān)注，對基層社會服務(wù)、公共設(shè)施建設(shè)、居民穩(wěn)定生活秩序以及社會安全等方面都具有重要意義。對基層機關(guān)檔案工作進行科學(xué)規(guī)范化管理是城鎮(zhèn)以及鄉(xiāng)村規(guī)劃建設(shè)以及社會管理基本工作之一，對相關(guān)行政部門的依法辦事、許可證辦理、市場監(jiān)督管理以及日常行政執(zhí)法督察等工作至關(guān)重要，是確保這些行政工作有序進行的參考憑證，基層機關(guān)檔案中有大量對科研有利的數(shù)據(jù)信息資源，能為新農(nóng)村的建設(shè)提供有效幫助與更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是基層機關(guān)檔案工作的最初目標，因此，全面優(yōu)化基層機關(guān)檔案工作是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然選擇與趨勢。

一、加強現(xiàn)代化檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)主要指的就是相關(guān)的硬件設(shè)施條件，這些必備的設(shè)備是提高基層機關(guān)檔案工作水平的基礎(chǔ)性要求，基層機關(guān)的檔案部門應(yīng)改善傳統(tǒng)的工作環(huán)境，在很多基層機關(guān)單位中，很多檔案與工作人員在共同的區(qū)域，不僅有工作人員的辦公桌以及辦公設(shè)備，里面還擁擠著存放大量檔案的柜子，或是箱子等，這種現(xiàn)象充分說明了檔案人員的安全意識不夠，缺乏一定程度的安全管理意識，檔案管理工作是一項嚴肅、認真，容不得半點怠慢的工作，每個檔案都記載著重要的數(shù)據(jù)與信息，他們的安全至關(guān)重要，應(yīng)將這些檔案單獨放在專門存放的場所，并要按照檔案安全管理所制定的業(yè)內(nèi)標準，要求檔案存放室必須要有完備的安全防范設(shè)置。要用專門指定的存放柜放置眾多的檔案，雖然這些柜子需要大量的成本，但他們在實際使用過程中，安全可靠、、耐用結(jié)實，并且對于檔案的管理、保存、使用相關(guān)數(shù)據(jù)等便捷高效，具有防盜防火等功能，為檔案的安全管理提供了有利條件與平臺。此外，還要提升檔案工作人員辦公所用打印機、電腦等，還要配置齊全的滅火器等安全基礎(chǔ)設(shè)備，使基層機關(guān)的檔案工作環(huán)境，真正與現(xiàn)代化接軌。

二、提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)

基層機關(guān)檔案工作人員應(yīng)熟練掌握每項業(yè)務(wù)，辦事能力強、個人素養(yǎng)高，在工作當中能對檔案信息進行安全有效管理并對其加以開發(fā)綜合運用，對機關(guān)工作起到積極推動作用，同時還能提供自己的相關(guān)參考建議。檔案工作人員應(yīng)加強自我專業(yè)知識與能力提升，積極學(xué)習(xí)更多領(lǐng)域的知識，包括社會文化、歷史背景等領(lǐng)域，拓展自身的見識，優(yōu)化知識體系，提高個人道德品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)以及文化內(nèi)涵，進而提升自己的綜合實力，要與同事之間建立和諧關(guān)系，經(jīng)常相互溝通、交流、分享工作經(jīng)驗，掌握更多的有效的工作方法與先進理念，以便更高的勝任檔案管理這份工作。其次，檔案工作人員的思想意識要前衛(wèi)、創(chuàng)新。站在當前網(wǎng)絡(luò)時代，對基層機關(guān)檔案工作已經(jīng)提出了全新的要求，由于這份工作的綜合性較強，需要每位工作人員要有扎實的理論基礎(chǔ)知識，并且還能熟練的運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是后者，是現(xiàn)代社會對檔案工作人員的基本要求，更是他們應(yīng)具備的工作能力之一，只要掌握基礎(chǔ)知識與實際操作能力才能成為現(xiàn)代化綜合應(yīng)用性人才。最后，基層機關(guān)檔案工作人員，應(yīng)堅持基本的工作準則，具有強烈的服務(wù)意愿，堅持自己的工作原則與態(tài)度，恪盡職守、嚴格要求自己、分得清是非輕重，敢于面對困難、挑戰(zhàn)困難，在工作中不怕吃苦、甘于奉獻，享受自己的工作，在工作中能尋找到快樂，體會到滿足于成就，發(fā)揮能效，證明自己的工作價值。

三、完善基層檔案管理工作制度

首先要對基層機關(guān)檔案工作中的整理、歸位、存檔、保管、安全守衛(wèi)、借閱、轉(zhuǎn)移以及保守秘密等方面的工作制定完善的檔案管理工作制度，按照制度當中的具體要求及規(guī)定有序開展各項工作，嚴格規(guī)范自身的工作行為、執(zhí)行每一條規(guī)定，用嚴謹、精細、認真的態(tài)度面對工作。其次，建立員工獎勵機制、責(zé)任審核、檢查制度。目前，很多基層機關(guān)的檔案工作已經(jīng)沒有了這些制度的約束，員工沒有明確詳細的規(guī)章制度作為參考，少了一定的約束力與工作的動力，導(dǎo)致很多工作人員工作態(tài)度消極、辦事效率低下，工作中缺乏熱情等不良狀況，應(yīng)將這些制度有效貫徹落實下去，對員工形成一定的約束力，并通過物質(zhì)獎勵提升他們的工作熱情，讓他們?nèi)硇耐度氲焦ぷ鳟斨?，從而提高整體工作水平。

四、優(yōu)化檔案中的基礎(chǔ)收集工作

收集工作在基層機關(guān)檔案工作當中屬于基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，但卻位于整個工作當中的初始與結(jié)尾兩個重要位置，也正是因為這樣，讓收集工作具有重要的特殊意義，尤其是在精簡整理工作、深化使用效率、強調(diào)收藏獨特性的現(xiàn)代檔案管理工作中，收集工作的地位越發(fā)重要。檔案的收集與保存是能有效提高檔案數(shù)據(jù)并實現(xiàn)其實際生活使用中的效率，如若沒有對檔案信息進行有效科學(xué)的收集，就不會產(chǎn)生完善的系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)庫。收集工作要明確為社會服務(wù)、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為科研項目服務(wù)以及為社會提供便捷服務(wù)的重要原則，在這樣的前提下加強收集信息時的寬泛性，結(jié)合自身的真實情況，在收集過程中，對有關(guān)組織機構(gòu)中的各部門、種類、載體的檔案信息與其他輔助類的資料要最大化完整收集，避免遺漏或是疏忽造成重要信息內(nèi)容缺失。此外，還要注重機關(guān)日常重要大型活動的材料檔案收集，為今后開展這類別的活動提供有效參考，必須要確保收集工作是按照一定的規(guī)定、科學(xué)合理的流程、有目的性的根據(jù)一定規(guī)律進行分步收集的，將最終收集的完整檔案資料統(tǒng)一歸納到系統(tǒng)中保存起來，方便以后使用。

五、創(chuàng)新檔案管理方法升值服務(wù)

基層機關(guān)的檔案工作是整個工作的核心，只有通過具體的服務(wù)才能體現(xiàn)真實的價值與應(yīng)用能效，才能讓檔案工作與社會經(jīng)濟發(fā)展相互統(tǒng)一，從而為檔案工作增添更多生命活力。檔案服務(wù)想要創(chuàng)新，首先應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容與范疇上創(chuàng)新，其次是服務(wù)方法上也要創(chuàng)新，應(yīng)在具體實踐中，做到主動服務(wù)，服務(wù)的目標清晰準確，針對性強，不僅要仔細分析使用者們的實際需求，同時，還要深入挖掘他們的內(nèi)在需要，最大化滿足每位用戶的需求，體現(xiàn)基層機關(guān)檔案服務(wù)的創(chuàng)新性、個性化等特點。

結(jié)語

總之，基層機關(guān)檔案工作的整體水平影響著城鄉(xiāng)的建設(shè)與發(fā)展，更關(guān)乎著機關(guān)單位在社會大眾心中的形象與口碑，因此，需要基層機關(guān)檔案工作人員提高意識與自身綜合實力，通過完善相關(guān)管理制度、加強收集工作、創(chuàng)新檔案服務(wù)等有效方式，從根本上提高基層機關(guān)檔案工作的整體效率與實力，充分體現(xiàn)其重要價值與對社會發(fā)展促進的積極作用。

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