陶維穎

【摘 要】會計(jì)檔案是單位檔案中的重要組成部分之一，也是對單位財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)記錄。加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，對單位的發(fā)展有著重要的意義。本文就會計(jì)檔案的立卷與歸檔管理要點(diǎn)進(jìn)行分析，以期進(jìn)一步提高會計(jì)檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案；立卷；歸檔

會計(jì)檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)，不同于一般的檔案資料，會計(jì)檔案的優(yōu)勢在于歸檔基礎(chǔ)較好。由于財(cái)會人員的職業(yè)敏感性，會計(jì)檔案的收集比其它類別檔案來說更加及時(shí)、完整。伴隨著時(shí)代的發(fā)展，會計(jì)檔案的內(nèi)容與種類也發(fā)生了明顯的變化，對會計(jì)檔案管理工作提出了新要求。立卷與歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，旨在將雜亂分散的資料整理后形成分門別類的檔案。因此，本文就會計(jì)檔案的立卷與歸檔工作進(jìn)行簡要分析，以供參考。

一、會計(jì)檔案定義與種類分析

會計(jì)檔案是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的財(cái)會部門，在會計(jì)核算活動中所形成的，具有查考價(jià)值的專業(yè)文件材料。根據(jù)會計(jì)檔案內(nèi)容的不同，可將其分為四類，包括會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)賬簿、其它材料。其中，會計(jì)憑證種類也很多，常見的有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計(jì)憑證。財(cái)務(wù)報(bào)告根據(jù)時(shí)間來分，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告；其內(nèi)容除了會計(jì)報(bào)表、附表外，還包括附注、文字說明。會計(jì)賬簿是記錄與反映相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的薄籍。會計(jì)憑證只能反映某個(gè)具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而賬簿能夠全面系統(tǒng)地反映出經(jīng)濟(jì)狀況，這正是二者的區(qū)別所在。會計(jì)賬簿類型主要包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿等。其它類材料還包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。

二、會計(jì)檔案的歸檔

歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各類紙質(zhì)文件資料。對于會計(jì)檔案來說，歸檔對象是各種會計(jì)資料，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他材料。而上級有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性不辦文件（非指本單位），沒有定稿與重份的文件，尚未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)，不具備查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、一般性文件均不在歸檔范圍內(nèi)。由財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦的相關(guān)財(cái)會工作的方針、政策、制度、工作總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃以及來往的文書應(yīng)歸為文書檔案范疇，參照文書檔案管理規(guī)定來執(zhí)行。對于當(dāng)年所形成的會計(jì)檔案，可等到會計(jì)年度終了后，交給會計(jì)機(jī)構(gòu)暫時(shí)保管，時(shí)期為一年。然后，會計(jì)機(jī)構(gòu)需編制移交清冊，將其交給本單位檔案部門保管。一般來說，在檔案移交的過程中盡量采用原卷冊的封裝。若實(shí)在需要拆封重新整理的，必須由經(jīng)辦人會同本單位檔案機(jī)構(gòu)、會計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員共同處理。這樣做有助于分清責(zé)任，也能使檔案更規(guī)范。對無檔案部門的單位，可在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部安排專人保管。注意禁止讓出納員兼管會計(jì)檔案工作。會計(jì)檔案的分類方法是否恰當(dāng)，在很大程度上影響到分類的質(zhì)量。一般通過名稱分類法、機(jī)構(gòu)分類法、年度分類法來對會計(jì)檔案分類。在整理會計(jì)檔案的時(shí)候，很少使用一種分類方法，一般都是采用幾種分類法，即復(fù)式分類法。目前常用的分類法是“名稱——年度——內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)”。

三、會計(jì)檔案歸檔立卷要點(diǎn)分析

1.對會計(jì)憑證的立卷裝訂

按照記賬類別與時(shí)間順序編號將記賬憑證排列好，然后裝訂保存。在裝訂前應(yīng)仔細(xì)審查核對記賬憑證，確保不遺漏、不缺號。裝訂操作時(shí)以左齊上齊為準(zhǔn)。當(dāng)右邊與底邊不齊時(shí)，可通過折疊的方法讓憑證紙頁與憑證封面保持大小一致。利用打孔機(jī)在一冊檔案左上角打三個(gè)孔，連同封底封面三角裝訂，隨后粘貼包角。立卷人需在包角貼口部位加蓋騎縫章。在案卷封面上還附上案卷的詳細(xì)信息，包括源自哪個(gè)單位、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份。同時(shí)，還應(yīng)標(biāo)明記賬憑證的起始編號、張數(shù)、保管時(shí)限、檔號等。最后由立卷人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核后分別蓋章或簽名。

2.對會計(jì)賬簿的管理

在年度終了，結(jié)轉(zhuǎn)下年建立新賬時(shí)，根據(jù)賬簿種類進(jìn)行整理，并結(jié)對賬戶，核實(shí)賬簿的扉頁、項(xiàng)目，檢查填寫是否完整。最后，由記賬人員與會計(jì)主管人員簽字蓋章。待年終結(jié)賬后將其裝訂成冊。在賬簿封面上必須標(biāo)注以總分類賬戶命名的賬簿名稱。對于幾個(gè)總分類賬戶合訂成一冊的，需標(biāo)明幾個(gè)子賬簿名稱。對于由一個(gè)總分類賬戶分訂為幾本的，不僅要標(biāo)明賬簿名稱，還要注明本賬簿共裝訂為幾本，這屬于第幾本。通常在年終對已經(jīng)注銷的卡片式賬頁進(jìn)行集中組卷處理。

3.對會計(jì)報(bào)表的歸檔與立卷

一般根據(jù)月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)的方法對會計(jì)報(bào)告進(jìn)行分類立卷，一冊為一卷。將審計(jì)報(bào)告、決算審核意見書等資料附在本期財(cái)務(wù)報(bào)告后面共同裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告封面必須注明下列信息：單位名稱、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)表名稱，年份、本卷張數(shù)、保管時(shí)限與檔號。然后，由立卷人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字蓋章。

4.對其他類型會計(jì)檔案的立卷歸檔

這主要是對銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、會計(jì)檔案相關(guān)清冊、會計(jì)人員交接表等資料進(jìn)行收集、分類、審核、分別立卷。在案卷封面也必須注明相關(guān)信息，最后由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人與立卷人分別簽字蓋章。

總之，會計(jì)檔案工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜。檔案立卷與歸檔是會計(jì)檔案管理中的重要內(nèi)容。不僅能夠反映單位真實(shí)的財(cái)會活動歷史，還能促使會計(jì)檔案管理效率的提升。因此，會計(jì)檔案工作人員必須積極探索，尋找與本單位相適應(yīng)的會計(jì)檔案管理思路，不斷提高會計(jì)檔案的管理水平。

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