榮啟濤

摘要：檔案收集工作是檔案工作的起點，為檔案工作提供實際的管理對象，是檔案工作中一項極為重要的基礎(chǔ)性工作。為了充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，我們必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會檔案信息需求為牽引，更新檔案收集工作理念，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案；收集工作；要求

一、檔案收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本內(nèi)容。也就是說，把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來

（1）檔案的收集工作是檔案管理工作的起點，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級檔案室的工作。檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面一是對本機(jī)關(guān)需要歸檔檔案的接收工作。機(jī)關(guān)各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，特別是接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，是各級國家綜合檔案室收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。三是對歷史檔案的接收和征集工作。

檔案工作的對象是檔案，檔案收集的齊全與否，會直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會各方面對檔案的有效利用。

（2）收集工作是檔案室要貫徹集中統(tǒng)一、分級管理原則的重要措施，檔案對國家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門類和載體的檔案，不得分散保存，任伺個人更不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案集中到各機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案室，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行集中統(tǒng)一、分級分專業(yè)科學(xué)管理

二、檔案收集工作要正確處理局部與整體、當(dāng)前與長遠(yuǎn)的矛盾

檔案形成初期，先由各單位檔案室集中管理，然后再由檔案館保存，檔案室與檔案館是局部與整體的關(guān)系，要防止檔案室把檔案“占為己有”，不愿向檔案館移交的傾向。同時，也要防止檔案館過早地接收檔案，影響各單位對檔案利用的情況發(fā)生。對于一個單位來說，也同樣存在局部與整體的關(guān)系。各個業(yè)務(wù)部門與檔案室的關(guān)系，就是局部與整體的關(guān)系，各業(yè)務(wù)部門形成的檔案，是本單位全部檔案的一部分，應(yīng)由檔案室集中統(tǒng)一管理，不能將各自形成的檔案分散在本部門保存。若有特殊需要，可以暫時存放在本部門一段時間，但應(yīng)按檔案室的要求管理，由檔案室通盤考慮，最終仍集中到檔案室去。這樣，才能使集中統(tǒng)一管理的原則得到真正的貫徹和執(zhí)行。

三、檔案收集工作應(yīng)該保持全宗的不可分敖性和系統(tǒng)性

全宗是一個單位檔案的有機(jī)整體。一個單位形成的檔案，應(yīng)該保持它固有的內(nèi)在聯(lián)系，不要分散。這是貫穿于檔案工作全過程的一個基本原則。在收集過程中，要堅持把一個單位的檔案，全部集中到一個檔案館，而不允許把一個單位的檔案分散在不同的檔案館或與其他單位的檔案相互混淆，那種把一個單位的檔案人為地分割開來的做法是不科學(xué)的，也是不能允許的。

四、檔案收集工作要注意加強(qiáng)廣泛調(diào)查

檔案收集工作要加強(qiáng)館（室）外調(diào)查，使收集渠道暢通，信息靈敏，以便統(tǒng)籌安排，及時收集、加強(qiáng)館（室）外調(diào)查，就是要求檔案館（室）掌握檔案形成、流動、管理和使用等方面的信息。對于檔案室來說，要了解本單位工作活動將產(chǎn)生哪些檔案，這些檔案是否形成和歸檔，對于檔案館來說，要了解被接收單位的歷史、檔案狀況、保管條件等，區(qū)分緩急，有計劃地接收進(jìn)館。同時，對散失在社會上的零散檔案，要廣泛調(diào)查，一有線索，便跟蹤追擊。目的就是要收集到更多更好的檔案。

五、檔案收集工作要加強(qiáng)規(guī)章制度和宣傳工作

檔案收集工作是與外界聯(lián)系比較密切的一項工作，涉及面廣，既要有制度、有標(biāo)準(zhǔn)，又要加強(qiáng)宣傳工作。收集工作面向社會，面向本單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)人員，是一項既有政策性，又有靈活性的工作。要做好這項工作，必須建立嚴(yán)格的制度，規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以保證收集工作順利進(jìn)行。比如，一個單位的檔案室要制定明確的歸檔范圍，統(tǒng)一案卷質(zhì)量要求等，使各部門按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求去做，使每個產(chǎn)生的文件材料，按制度經(jīng)常不斷地歸檔，移交給檔案室集中保存。又比如，檔案館接收各單位檔案室的檔案，要有明確、統(tǒng)一的接收標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，對不符合質(zhì)量要求的檔案，有權(quán)責(zé)其單位重新整理，以保證檔案館檔案的質(zhì)量。與此同時，檔案部門要加強(qiáng)宣傳、說服工作、宣傳檔案集中統(tǒng)一管理的必要性，對那些由于認(rèn)識不一致，暫時不愿向檔案部門移交檔案的單位、部門或個人，在制定制度和標(biāo)準(zhǔn)的同時，要盡量采取說服工作。

總之，為了讓后人銘記曾經(jīng)的過去，為了留下鮮活的社會記憶。我們應(yīng)該以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以適應(yīng)履行檔案管理部門的職能使命需要為目標(biāo)，在檔案收集工作中融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、全面發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，力爭將檔案收集工作的觸角由歷史向現(xiàn)實延伸，由機(jī)關(guān)向基層延伸，由集體向個人延伸，由單一的紙質(zhì)機(jī)關(guān)文書向多種類型多種載體文件材料延伸，實現(xiàn)從宏觀到微觀、從整體到細(xì)節(jié)的拓展，努力構(gòu)建覆蓋人民群眾的、全面立體的檔案資源體系，從而為檔案工作滿足社會主義現(xiàn)代化建設(shè)全面發(fā)展需求奠定堅實的資源基礎(chǔ)。

（作者單位：洮南市同源給排水有限責(zé)任公司）endprint