（華東交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院江西南昌330013）

一、引言

用友U 8是一個面向大中型企業(yè)的多模塊ERP系統(tǒng)，從職能的角度看，主要包括財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人力資源、決策支持等部分。除了與公共的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和賬套數(shù)據(jù)庫聯(lián)系以外，系統(tǒng)各模塊之間還存在一些特定的數(shù)據(jù)傳遞，共同完成企業(yè)的業(yè)務(wù)及財務(wù)工作，使之成為一個具備復(fù)雜功能的有機(jī)整體。由于模塊眾多，且各模塊之間存在聯(lián)系，所以為了加強(qiáng)控制，確保數(shù)據(jù)的一致性，協(xié)調(diào)各模塊之間的關(guān)系。在建立完成核算賬套，正式開始使用賬套之前，U 8軟件還專門設(shè)置了一個啟用操作，用戶進(jìn)入任何一個模塊前系統(tǒng)都要先判斷它是否已經(jīng)被啟用，未啟用的模塊是不能登錄進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的。此外，模塊的啟用還存在一定的邏輯關(guān)系，模塊的啟用與基礎(chǔ)檔案的建立也有密切聯(lián)系，這些都是使用時需要注意的問題。

二、模塊啟用方法

模塊啟用有兩種方式：一是創(chuàng)建一個新賬套后，在賬套建立的最后部分系統(tǒng)會提示是否立即啟用模塊，若選擇“是”就可以以系統(tǒng)管理員（admin）的身份立即開始系統(tǒng)啟用。二是新賬套建好后，以賬套主管身份進(jìn)入“企業(yè)應(yīng)用平臺”的“基礎(chǔ)信息”功能，進(jìn)行系統(tǒng)啟用。實際上，無論以哪一種方式啟用，對后續(xù)操作的效果是一樣的。實務(wù)中，由于賬套主管是具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，更明確需要使用的模塊及其邏輯關(guān)系，以賬套主管身份啟用的居多。

若要啟用模塊，執(zhí)行“基本信息”-“系統(tǒng)啟用”功能，選擇要啟用的模塊，在方框內(nèi)打勾即可，也可通過“全啟”功能啟用所有不存在互斥關(guān)系的模塊，如圖1所示。某模塊啟用以后如果又在該模塊中進(jìn)行了業(yè)務(wù)處理，那么該模塊的啟用狀態(tài)將不能取消，否則可以隨時取消啟用狀態(tài)，恢復(fù)成未啟用狀態(tài)。

三、模塊啟用的約束條件

由于部分模塊之間存在數(shù)據(jù)的傳遞和勾稽關(guān)系，因此，在多模塊啟用時，需注意模塊啟用的約束條件。如果未遵循這些約束條件，會導(dǎo)致相關(guān)模塊不能啟用，也就無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化處理。U 8中一些模塊啟用的約束條件如下頁表1所示。

四、模塊啟用與基礎(chǔ)檔案設(shè)置的關(guān)系

圖1 系統(tǒng)啟用界面

表1 模塊啟用約束條件

表2 可維護(hù)基礎(chǔ)檔案變化表

除了模塊之間啟用存在約束條件和一定的邏輯關(guān)系以外，在基礎(chǔ)檔案的設(shè)置之前也需要啟用相關(guān)的模塊，否則部分基礎(chǔ)檔案將無法維護(hù)。在任何模塊都沒有啟用時，只有供所有模塊使用的公用檔案才能維護(hù)，具體包括：機(jī)構(gòu)人員（本單位信息、部門檔案、人員檔案、人員類別、職務(wù)檔案、崗位檔案）、客商信息（地區(qū)分類、行業(yè)分類、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、客戶分類、客戶級別、客戶檔案）、財務(wù)（會計科目、憑證類別、外幣設(shè)置、項目目錄、成本中心、成本中心對照、成本中心組）、業(yè)務(wù)（批次檔案、原因碼檔案、需求分類）。當(dāng)啟用其他模塊時，可維護(hù)的基礎(chǔ)檔案相應(yīng)會發(fā)生變化，具體變化情況及原因見上頁表2。

五、結(jié)語

由于各模塊啟用客觀上存在的邏輯關(guān)系，從系統(tǒng)整體的角度看，要應(yīng)用好U 8系統(tǒng)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排模塊的啟用順序和啟用時間。只有這樣，才能降低使用的難度，充分發(fā)揮各模塊的功能，確保業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的順利進(jìn)行。此外，在啟用各階段也要注意及時將賬套進(jìn)行備份，以便于下一階段的使用以及防范可能出現(xiàn)的風(fēng)險。J