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        論用友U8基礎(chǔ)檔案的建立

        2017-07-21 22:00:11黃輝鄭毅
        商業(yè)會計(jì) 2017年11期
        關(guān)鍵詞:賬套提供數(shù)據(jù)編碼方案

        黃輝+鄭毅

        摘要:文章介紹了用友U8中總賬工具的使用步驟及注意事項(xiàng),以幫助使用者提高基礎(chǔ)檔案的輸入效率。

        關(guān)鍵詞:U8 總賬工具

        中圖分類號:F233 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1002-5812(2017)11-0096-02

        在使用用友U8的各項(xiàng)功能之前,首先需要建立賬套(含一個默認(rèn)的賬套庫),這是一項(xiàng)必不可少的操作。該項(xiàng)操作由系統(tǒng)管理員(Admin)使用“系統(tǒng)管理”功能可以很快地完成。然而,這個剛建好的賬套,實(shí)際上只是一個空容器,在計(jì)算機(jī)中是以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在,它主要用來存放業(yè)務(wù)處理所需要的初始數(shù)據(jù)以及將來發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。此后,需要由具備“公用目錄設(shè)置”權(quán)限的操作員將事先整理好的基礎(chǔ)檔案輸入到賬套中,作為后續(xù)業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)。通常,基礎(chǔ)檔案包括部門檔案、職員檔案、會計(jì)科目、存貨檔案、往來單位檔案等,涉及的內(nèi)容較多?;A(chǔ)檔案的輸入是一項(xiàng)繁雜的工作,輸入的工作量很大。為了減輕該項(xiàng)工作的工作量,U8提供了一些基礎(chǔ)檔案設(shè)置的工具,如果能夠很好地利用這些工具,則可以大大減少該部分輸入的工作量,從而極大提高工作效率。

        一、參照已有賬套建賬方式

        系統(tǒng)提供建立全新空白賬套和參照已有賬套建賬兩種方式,滿足新用戶全新使用和老用戶擴(kuò)展使用的要求。如果由于擴(kuò)展分支機(jī)構(gòu)等其他原因,需要建立一個與已有賬套相似的賬套,包含相同的基礎(chǔ)檔案和某些期初數(shù)據(jù),可以選擇“參照已有賬套”方式建賬。從而在建立賬套的同時順便完成基礎(chǔ)檔案的輸入。

        具體操作如下:

        1.選擇某個賬套作為本次建賬的來源賬套。系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來,只能選擇不能輸入或修改。

        2.選擇所選來源賬套的所有會計(jì)年度,表示要參照這個賬套該年度的檔案和產(chǎn)品信息進(jìn)行建賬。

        3.結(jié)轉(zhuǎn)檔案必選,不可取消,表示參照建賬時來源賬套的基礎(chǔ)檔案自動復(fù)制到新建賬套中。

        4.如果需要把來源賬套中某些模塊的期初數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新賬套,勾選此項(xiàng),后續(xù)還將選擇具體產(chǎn)品結(jié)轉(zhuǎn);如果不勾選,新賬套中可以手工錄入各種業(yè)務(wù)期初數(shù)據(jù)。

        5.在選擇結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容時分別選擇需要結(jié)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)產(chǎn)品,包括各子產(chǎn)品的產(chǎn)品檔案和期初數(shù)據(jù),系統(tǒng)將在建賬后按照勾選從來源賬套結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)。

        6.根據(jù)前面選擇的內(nèi)容進(jìn)行建賬檢查,分別檢查來源賬套的數(shù)據(jù)是否滿足各項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)要求,并列出詳細(xì)檢查結(jié)果。如果有產(chǎn)品不滿足結(jié)轉(zhuǎn)要求,則不允許繼續(xù)建賬。

        參照已有賬套建賬方式如圖1。

        二、利用總賬工具

        利用總賬工具可以實(shí)現(xiàn)兩個賬套之間基礎(chǔ)檔案的快速復(fù)制,如果兩個賬套的會計(jì)年度一致,還可以實(shí)現(xiàn)賬套中記賬憑證的復(fù)制。

        基本操作方法如下:

        1.首先要準(zhǔn)備好一個提供基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的賬套,稱為數(shù)據(jù)源;還要新建一個賬套,稱為目的數(shù)據(jù),以接收數(shù)據(jù)源提供的基礎(chǔ)檔案,要求新建賬套的相關(guān)檔案編碼方案與提供數(shù)據(jù)的賬套檔案編碼方案一致,并且新建的賬套中準(zhǔn)備接受的檔案內(nèi)容是空的。比如提供數(shù)據(jù)的賬套會計(jì)科目的編碼方案是4-2-2,則要求接收數(shù)據(jù)的賬套中會計(jì)科目的編碼方案也應(yīng)該是4-2-2,并且接收數(shù)據(jù)的賬套中會計(jì)科目庫應(yīng)該是空的。

        2.啟動總賬工具,首先在數(shù)據(jù)源選項(xiàng)中注冊提供數(shù)據(jù)的賬套,可以有兩種數(shù)據(jù)源供選擇,一種是文本文件或者Access文件,另外一種是SQL Server數(shù)據(jù)庫文件,具體要看提供數(shù)據(jù)的賬套是用哪一種數(shù)據(jù)文件,用友U821以上的版本都是選擇SQL Server數(shù)據(jù)庫。如圖2所示。

        3.注冊數(shù)據(jù)源時需要輸入SQL Server服務(wù)器名稱(默認(rèn)為本地計(jì)算機(jī)名),SQL Server服務(wù)器超級用戶名稱(默認(rèn)為sa),SQL Server服務(wù)器超級用戶密碼,提供數(shù)據(jù)的賬套號及會計(jì)年度。如圖3所示。

        4.完成數(shù)據(jù)源注冊以后還需要注冊目的數(shù)據(jù),與登錄系統(tǒng)的其他模塊一樣,輸入正確的賬套號、會計(jì)年度、操作日期等信息。如圖4所示。

        5.數(shù)據(jù)源以及目的數(shù)據(jù)注冊成功以后,就可以開始基礎(chǔ)檔案的復(fù)制了。在需要復(fù)制的基礎(chǔ)檔案圖標(biāo)上雙擊即可完成。值得注意的是,基礎(chǔ)檔案的復(fù)制是有一定操作順序的,應(yīng)先從最基本信息開始,否則將無法正確完成。比如個人目錄復(fù)制應(yīng)在部門目錄復(fù)制完成以后才能開始,憑證的復(fù)制應(yīng)該在會計(jì)科目、憑證類別、外幣幣種等內(nèi)容復(fù)制完成以后才能開始。如圖5所示。

        6.各部分檔案復(fù)制成功以后系統(tǒng)會有相應(yīng)的提示信息,例如會計(jì)科目復(fù)制成功以后的提示信息。如圖6所示。

        參考文獻(xiàn):

        黃輝.會計(jì)信息系統(tǒng)理論與實(shí)踐[M].大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2017.

        作者簡介:

        黃輝,男,華東交通大學(xué)經(jīng)管學(xué)院教師;研究方向:會計(jì)信息化。

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