【摘 要】因高校會計檔案利用率高、管理復(fù)雜，高校會計檔案的風(fēng)險管理非常必要。本文根據(jù)風(fēng)險管理的相關(guān)理論，對高校會計檔案管理進(jìn)行風(fēng)險評估，即定性與定量分析相結(jié)合，識別并分析影響高校會計檔案管理目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險，確定風(fēng)險評估關(guān)鍵點，對主要風(fēng)險進(jìn)行評估，并根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果探討如何應(yīng)對風(fēng)險。

【關(guān)鍵詞】高校會計檔案；風(fēng)險評估；風(fēng)險應(yīng)對

一、高校會計檔案的特點

高校會計檔案是記錄其經(jīng)濟(jì)活動的證據(jù)，是高校財務(wù)會計工作實行軌跡管理的重要內(nèi)容，具有以下特點：

1.高校會計檔案利用率高

高校會計檔案服務(wù)對象廣泛、且使用頻繁。從學(xué)校外部來看，會計檔案是教育部門、財政部門、科技主管部門、社會群體、稅務(wù)部門、審計部門等對高校進(jìn)行監(jiān)督的重要依據(jù)。以科研項目為例，科研項目經(jīng)常會面臨中期檢查、結(jié)題審計，其中經(jīng)費使用情況檢查必然會查閱會計檔案。從學(xué)校內(nèi)部來看，高校會計檔案對學(xué)校管理層進(jìn)行決策提供信息支持。

2.高校會計檔案管理復(fù)雜

因高校會計檔案生成到最終銷毀流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)較多，利用率高，接觸的人員繁雜，使其管理復(fù)雜，風(fēng)險較高。例如，高校一般按照憑證類型和序號進(jìn)行裝訂，查詢一筆憑證的會計檔案可能需要翻閱整本的會計檔案，學(xué)生查詢交學(xué)宿費的收據(jù)需要整本翻閱，檔案的管理風(fēng)險變大。

高校會計檔案較高的利用率及管理的復(fù)雜性，決定了其管理工作面臨著較大的風(fēng)險。

二、高校會計檔案管理的風(fēng)險識別及風(fēng)險評估

高校會計檔案管理的目標(biāo)是統(tǒng)籌考慮會計檔案管理的質(zhì)量、成本與時效，依據(jù)相關(guān)制度，配備專業(yè)人員，合理設(shè)計管理流程、科學(xué)規(guī)劃控制活動，保證會計檔案的完整，在不違背會計檔案保密的原則下提高會計檔案的利用率。因此，制度建設(shè)、管理人員素質(zhì)、管理控制活動和監(jiān)察是會計檔案管理中風(fēng)險識別和評估的關(guān)鍵點。本文以A高校為例進(jìn)行會計檔案管理的風(fēng)險評估。

通過對A高校會計檔案的全面梳理和分析，形成制度建設(shè)、管理人員素質(zhì)、管理控制活動和監(jiān)察4個一級指標(biāo)和20個二級指標(biāo)，每個二級指標(biāo)的評分標(biāo)準(zhǔn)為5分，根據(jù)發(fā)生風(fēng)險的可能性和對會計檔案管理的影響程度確定每個二級指標(biāo)的權(quán)重。

評估發(fā)生風(fēng)險的可能性和影響程度時，采用定性分析的方法，綜合運用管理人員自評、穿行測試、實地查驗、抽樣和比較分析等方法，研究確定各個二級指標(biāo)的權(quán)重。評估結(jié)果見表1。

高?？筛鶕?jù)指標(biāo)得分占總分的比例，設(shè)定風(fēng)險等級，風(fēng)險比例低于等于10%，風(fēng)險認(rèn)定級別為低風(fēng)險；比例為10%-30%之間的，風(fēng)險認(rèn)定級別為中等風(fēng)險；比例高于30%，認(rèn)為本指標(biāo)存在重大缺陷，風(fēng)險認(rèn)定級別為高風(fēng)險。A高校的風(fēng)險級別見表2。

根據(jù)表2，A高校會計檔案管理達(dá)到總分的38%，高于30%，總體風(fēng)險級別為高風(fēng)險，其中制度建設(shè)風(fēng)險比例為17.33%，風(fēng)險級別為中等風(fēng)險，其他一級指標(biāo)風(fēng)險均大于30%，風(fēng)險級別為高風(fēng)險，其中會計檔案基礎(chǔ)工作導(dǎo)致的風(fēng)險比例高達(dá)57.14%，說明該項指標(biāo)存在重大缺陷。針對上述風(fēng)險，A高校應(yīng)采取措施積極應(yīng)對。

三、高校會計檔案管理的風(fēng)險應(yīng)對

1.建立并完善會計檔案管理制度

規(guī)范管理，制度先行。高校應(yīng)結(jié)合表1中的制度建設(shè)的各二級指標(biāo)，修訂并完善適合本校的會計檔案管理制度，保證制度得到有效執(zhí)行以規(guī)避風(fēng)險。

2.提高會計檔案管理人員素質(zhì)

高校會計檔案管理人員具有較高的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，能有效的降低檔案管理的風(fēng)險。A高校應(yīng)結(jié)合表1中管理人員素質(zhì)的二級指標(biāo)，加強(qiáng)對會計檔案人員的業(yè)務(wù)教育，確保其在分類立卷、編目、利用、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、準(zhǔn)確無誤；重視檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)能力，加強(qiáng)技能培訓(xùn)，滿足會計檔案管理的技能需求，尤其是滿足會計檔案信息化管理的需要；加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密教育，使其具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下充分利用檔案信息資源；加強(qiáng)對高校會計檔案管理人員的素質(zhì)教育，要求會計檔案人員要積極主動、熱情周到，使會計檔案的服務(wù)職能得到充分發(fā)揮。

3.加強(qiáng)高校會計檔案管理的基礎(chǔ)工作

高校應(yīng)采取措施規(guī)范會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保會計檔案傳遞流程科學(xué)、流暢，提高檔案的利用率，保證會計檔案的安全。

（1）科學(xué)管理高校會計檔案各環(huán)節(jié)。A高校應(yīng)按照軌跡管理的要求，科學(xué)設(shè)計流程。嚴(yán)把“生成關(guān)”，從源頭控制會計檔案的質(zhì)量；收集完整的會計檔案，避免會計檔案的缺失；根據(jù)不同種類文件材料的形成特征，如按記賬憑證、報表、文件分類進(jìn)行歸檔，基金會、基建會計的檔案分別歸檔；對歸檔的檔案制定科學(xué)的案卷類目，編制科學(xué)的檢索工具，以求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案；按照會計檔案的種類和保存期限分別保管，確保保管環(huán)境防潮、防火、防塵等，電算化會計檔案應(yīng)雙重異地備份管理，并保證保管環(huán)境防磁、防病毒；規(guī)范會計檔案的查詢與借閱；銷毀檔案必須謹(jǐn)慎，遵循“先鑒定后審批、兩人鑒銷”的原則，在案卷目錄等中注明銷毀。

（2）加強(qiáng)會計檔案信息化建設(shè)，提高會計檔案利用率。在國家不斷加大財務(wù)信息公開力度的背景下，會計檔案的服務(wù)內(nèi)容不斷豐富，服務(wù)對象也越來越廣泛。通過加強(qiáng)會計檔案的信息化建設(shè)，更新會計檔案服務(wù)手段能有效的降低由此帶來的風(fēng)險，實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和精細(xì)化。

首先，高校應(yīng)配備滿足會計檔案信息化建設(shè)的硬件，如計算機(jī)、掃描儀等。其次，高校應(yīng)配備與硬件兼容的操作系統(tǒng)和檔案管理軟件，信息資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)可擴(kuò)充。此外，高校還應(yīng)建立會計檔案信息傳輸和資源共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。目前，高?？刹捎秒娮訖n案功能，使用高拍儀將原始憑證拍照，與記賬憑證一同分裝留存，采用物流管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲，調(diào)閱，這將大大降低查詢借閱紙質(zhì)檔案的風(fēng)險。

（3）保證會計檔案的保密與安全。會計檔案信息化建設(shè)提高會計檔案利用率的同時，也對會計檔案的保密與安全造成威脅。因此，高校應(yīng)維護(hù)會計檔案硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。比如，控制用戶權(quán)限，按照不同類別確定保密級別，對保密程度不同的檔案資料設(shè)定不同的操作、使用限制。完善計算機(jī)操作的日志管理，發(fā)現(xiàn)異常能及時處理。

4.加強(qiáng)對高校會計檔案管理的風(fēng)險監(jiān)察

加強(qiáng)對高校會計檔案的風(fēng)險監(jiān)督，重視對其保管環(huán)境和保管措施的檢查，能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險。

高校會計檔案的風(fēng)險管理并不是單一、一次性的過程，隨著環(huán)境變化，會計檔案的風(fēng)險關(guān)鍵點也會發(fā)生變化。高校必須定期對風(fēng)險的當(dāng)前狀況進(jìn)行監(jiān)察，必要時對已識別的風(fēng)險作出變更，確保檔案管理的風(fēng)險處于掌控之中。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐偉榮.如何加強(qiáng)高校會計檔案管理[J].蘭臺世界，2007（2）.

作者簡介：

郭娟（1984—），女，遼寧沈陽人，東北大學(xué)計劃財經(jīng)處，中級會計師，碩士研究生，研究方向：高校內(nèi)部控制制度與風(fēng)險管理。endprint