張勝強(qiáng)

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，信息技術(shù)也在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，在各企事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)成為一項(xiàng)十分必要的工作。將檔案進(jìn)行信息化管理不僅有利于提高有關(guān)部門和企業(yè)的管理效率，也能夠更好的促進(jìn)企事業(yè)單位的不斷發(fā)展。本文對(duì)現(xiàn)階段信息化建設(shè)中存在的主要問題加以探討分析，并提出了與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)相關(guān)的解決措施，希望能夠有效優(yōu)化我國檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

1、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1檔案管理制度不夠完善

目前我國大部分單位采用檔案管理制度都有一定的缺陷的弊端，并且這樣的問題至今沒有得到應(yīng)有的重視和改善。這是由于檔案信息化建設(shè)工作仍然沒有作為單位發(fā)展目標(biāo)中的重要事項(xiàng)得到應(yīng)有的重視和研究。然而，如何改良和完善各個(gè)單位檔案管理制度工作是擺在我們面前的一個(gè)亟待解決的問題。如果沒有從基層做起，把檔案管理工作做好，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)未來長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生不利影響。

1.2檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入不足

前面說到一個(gè)國家科學(xué)技術(shù)發(fā)展程度從某一程度上決定了該國家各個(gè)企業(yè)和單位的檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展程度。然而，我國目前對(duì)于該項(xiàng)目的投入，無論在在人力、物力、財(cái)力方面都還有明顯的不足。各個(gè)單位沒有對(duì)檔案管理工作加大建設(shè)力度，檔案管理工作的硬性條件也沒有被滿足。例如，很多單位的檔案管理室沒有設(shè)置專門的防煙防水防火系統(tǒng)，只是很簡(jiǎn)陋的一間辦公室，甚至還有其他部門何用辦公室的情況存在，這必然是存在很大安全隱患的。

2、檔案管理的建議

2.1提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

人為因素是保障檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序的展開的重要因素。面對(duì)現(xiàn)今的檔案管理領(lǐng)域始終存在著大量精通檔案方面的專業(yè)知識(shí)同時(shí)又了解軟件開發(fā)的復(fù)合型人才的缺口，所以如何提高檔案團(tuán)隊(duì)的工作水平，創(chuàng)造出適應(yīng)不同工作崗位的內(nèi)部管理機(jī)制已經(jīng)成為如今檔案領(lǐng)域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，同時(shí)建立激勵(lì)機(jī)制，提高人員的主觀能動(dòng)性，并且合理設(shè)置人員崗位。

2.2加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

要想做好檔案管理信息化建設(shè)工作就需要在檔案信息建設(shè)的硬件、軟件具備的情況下進(jìn)行建設(shè)，并根據(jù)檔案館中檔案的資料類型使用對(duì)應(yīng)的多媒體信息技術(shù)與3D技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息以音頻的形式展現(xiàn)出來，并使人們?cè)谟^看過程中以一個(gè)全新的心態(tài)來了解檔案信息，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。同時(shí)還需要利用視頻、網(wǎng)絡(luò)查詢的方式做好檔案管理信息化建設(shè)工作，讓人們了解檔案管理的重要性。

2.3建立信息網(wǎng)絡(luò)

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來，在原有的機(jī)構(gòu)、人才、設(shè)施的基礎(chǔ)上，形成以各級(jí)各類檔案館為點(diǎn)，以各級(jí)檔案館室為面，以各級(jí)檔案管理事業(yè)管理機(jī)構(gòu)為中樞組成信息網(wǎng)絡(luò)體系，把檔案工作納入信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實(shí)現(xiàn)面向社會(huì)、面向市場(chǎng)，積極主動(dòng)地為社會(huì)提供各種信息服務(wù)的目標(biāo)。

檔案部門要利用自身掌握信息庫的優(yōu)勢(shì)，有目的地收集經(jīng)濟(jì)、科技檔案信息進(jìn)行整理分類，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)，開展編研工作，開發(fā)高附加信息產(chǎn)品，走檔案信息化道路。

2.4加強(qiáng)高科技投入

從深化科技體制改革，加大科技投入，完善科技發(fā)展體制入手，調(diào)動(dòng)各行各業(yè)大范圍開發(fā)科技資源的積極性。21世紀(jì)是一個(gè)高科技發(fā)展的時(shí)代，也是世界進(jìn)入高科技競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代。檔案工作者應(yīng)當(dāng)應(yīng)該多渠道開發(fā)檔案信息，適度建立電子檔案管理，從而能提高檔案質(zhì)量，保證發(fā)揮全方位檔案信息作用。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，最初主要作為計(jì)算工具的計(jì)算機(jī)功能越來越強(qiáng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越廣，已經(jīng)大量應(yīng)用到工業(yè)自動(dòng)化控制、信息收集和分析處理、圖像識(shí)別、文字翻譯等方面。當(dāng)計(jì)算機(jī)與遠(yuǎn)程通訊日益緊密結(jié)合，將構(gòu)成把圖像、聲音和記憶都結(jié)合在一起的信息處理傳播網(wǎng)，工具是計(jì)算機(jī)，內(nèi)容是信息，這些都為建立電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

社會(huì)信息化是人類社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案工作也與時(shí)俱進(jìn)，步入現(xiàn)代化，主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣、開發(fā)、應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息綜合開發(fā)，檔案管理科學(xué)化。當(dāng)前，許多檔案部門引進(jìn)、研制計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，在程序開發(fā)、設(shè)計(jì)、編制上實(shí)現(xiàn)了科學(xué)著錄、準(zhǔn)確檢索、專題匯編、自動(dòng)校對(duì)、管理借閱、統(tǒng)計(jì)、一次輸入、多次輸入等功能，提高了檔案利用率和檔案管理科學(xué)化程度。

2.5保障檔案信息系統(tǒng)的安全、有效

為了保障系統(tǒng)安全、有效，首先要加強(qiáng)質(zhì)量控制，質(zhì)量控制主要包括新增內(nèi)容管理、原有內(nèi)容更新和內(nèi)容有效期管理等。其次，要加強(qiáng)對(duì)資料庫的管理與維護(hù)。電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。再次，要提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)。在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)安全保密“六條規(guī)定”，提高信息安全意識(shí)；通過系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離；要有數(shù)據(jù)異地備份，建立安全保障體系等，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。

3、結(jié)束語

電子檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又繁雜的工作，它需要機(jī)關(guān)單位所有檔案人員的積極參與，加入到這項(xiàng)巨大的工作當(dāng)中。因此，電子檔案建設(shè)隊(duì)伍的提高是目前所有想要建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位的重中之重。

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