陳桃

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.22.132

摘 要：學(xué)校在開(kāi)展教書(shū)育人工作、活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多的檔案資料，這些檔案資料記錄著非常重要的信息，需要給予妥善的管理。而學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是支撐學(xué)校教書(shū)育人工作、活動(dòng)順利開(kāi)展的重要保障。所以，該文圍繞新時(shí)期學(xué)校的檔案管理工作展開(kāi)了一輪深入的研究與探討，通過(guò)對(duì)新時(shí)期學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建重要意義的探究，對(duì)新時(shí)期背景下的學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建的重要路徑進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。希望通過(guò)以下研究與探討對(duì)當(dāng)前我國(guó)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展具有一定的促進(jìn)意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 現(xiàn)代化檔案管理 學(xué)校 模式構(gòu)建

中圖分類(lèi)號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）08（a）-0132-02

1 學(xué)校檔案管理對(duì)于學(xué)校的重要意義

1.1 具有重要的歷史參考價(jià)值

學(xué)校檔案的建立是伴隨著學(xué)校的創(chuàng)立和發(fā)展而來(lái)的，記錄著學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中發(fā)生的大小事件。作為學(xué)校的原始資料，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展最重要的歷史見(jiàn)證，在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中具有承上啟下的重要作用，能夠在對(duì)過(guò)去學(xué)校的工作進(jìn)行總結(jié)記錄的基礎(chǔ)上，為今后學(xué)校的發(fā)展提供充足的經(jīng)驗(yàn)資料，對(duì)于學(xué)校而言具有重要的歷史參考價(jià)值。因此，人們應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)校的檔案管理工作給予高度的重視，在新時(shí)期不斷探索學(xué)校檔案管理新方法、新模式，以此來(lái)為學(xué)校的黨政管理、教學(xué)科研等各項(xiàng)工作服務(wù)，為學(xué)校新時(shí)期的穩(wěn)定發(fā)展奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

1.2 學(xué)校教育管理工作的重要依據(jù)

學(xué)校檔案是記錄學(xué)校教學(xué)工作、活動(dòng)的一手資料，記錄了學(xué)校教學(xué)工作中取得的各種成就以及問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)等。其中學(xué)校發(fā)展材料，優(yōu)秀教師、黨員、學(xué)生事跡報(bào)告，教學(xué)科研成果，單位年底工作總結(jié)及上級(jí)重要文件等，這些內(nèi)容能夠作為學(xué)校今后發(fā)展過(guò)程中的重要經(jīng)驗(yàn)依據(jù)，能夠?qū)W(xué)校教學(xué)、管理工作的所有活動(dòng)構(gòu)成一個(gè)綜合的反映與說(shuō)明。因此，可以認(rèn)為代表學(xué)校精神形象的校風(fēng)校紀(jì)之所以能夠長(zhǎng)久地在學(xué)校中被歷批學(xué)生很好地傳承下去，學(xué)校檔案在其中起到了很好的載體作用，有助于學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

2 新時(shí)期學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 學(xué)校檔案管理服務(wù)方式較為單一

隨著學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)量的加大以及新時(shí)期對(duì)教學(xué)改革的不斷倡導(dǎo)，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作提出了更高的要求，學(xué)校檔案管理工作難度加大，對(duì)檔案管理流程的完善性和便捷性提出了一定的要求，要求學(xué)校檔案管理服務(wù)方式能夠更加多元化。但就目前情況來(lái)看，學(xué)校檔案管理工作在服務(wù)方式上距離多元化仍存在一定的距離，單一化的服務(wù)情況普遍存在，嚴(yán)重困擾了新時(shí)期學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建。具體表現(xiàn)為，一些學(xué)校雖然建立了以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為依托的現(xiàn)代化檔案管理體系，但是由于過(guò)往資料錄入不足以及新資料更新不及時(shí)等原因，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理者在對(duì)教師和學(xué)生提供檢索服務(wù)時(shí)，依然多采用傳統(tǒng)的人工查閱方式。這種方式不僅增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而且檔案管理人員在未對(duì)學(xué)生或者教師的檔案需求做出明確的情況下，很難查閱到他們想要的檔案，從而對(duì)教學(xué)工作構(gòu)成延誤，不利于教學(xué)檔案作用的發(fā)揮，同時(shí)也造成了現(xiàn)代化檔案管理資源的浪費(fèi)，使得多樣化的檔案管理服務(wù)方式難以被開(kāi)發(fā)出來(lái)。

2.2 學(xué)校檔案管理制度規(guī)范不健全

學(xué)校檔案管理是學(xué)校歷年來(lái)所有事物的集體匯總，具有綜合性、多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。學(xué)校檔案存儲(chǔ)的信息種類(lèi)也比較多，如學(xué)生的學(xué)業(yè)信息、畢業(yè)信息以及教師的教學(xué)成果信息、教學(xué)任務(wù)完成情況等相關(guān)內(nèi)容，而是否能夠?qū)@些檔案信息進(jìn)行規(guī)范管理，將對(duì)檔案的有效使用和存儲(chǔ)產(chǎn)生一定的影響。就當(dāng)前學(xué)校檔案管理制度建設(shè)情況而言，受到學(xué)校管理者對(duì)檔案管理工作不重視的影響，存在著管理制度不健全、管理機(jī)制落后以及管理措施不到位等情況，嚴(yán)重影響了新時(shí)期學(xué)校檔案管理模式的有效構(gòu)建。具體而言，首先，一些學(xué)校只是依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行了宏觀管理，而沒(méi)有結(jié)合學(xué)校檔案本身的實(shí)際情況，制定更為細(xì)致化的管理制度，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理在信息資料保存、收集等方面出現(xiàn)遺失、遲緩等問(wèn)題的發(fā)生。其次，在大多數(shù)學(xué)校當(dāng)中一般都是由各科室直接對(duì)本科室檔案資料進(jìn)行管理，重要文件則由科室主要負(fù)責(zé)人保管，雖設(shè)有專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行保管，但在借閱階段卻存在一定的隨意性，不依照借閱手續(xù)來(lái)進(jìn)行檔案借閱的行為時(shí)有發(fā)生。最后，一些學(xué)校的檔案資料在外部保護(hù)環(huán)境的布設(shè)上做得不到位，如，防潮、防火設(shè)施數(shù)量不足，放置位置不合理；檔案柜內(nèi)防蟲(chóng)、防鼠等措施沒(méi)有做到位。這些都會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料的安全保管。

3 新時(shí)期學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建促進(jìn)策略

3.1 促進(jìn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的提高

良好的服務(wù)意識(shí)是支持工作人員能夠以良好的工作心態(tài)對(duì)待工作的最基礎(chǔ)性心理保障。就目前學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建過(guò)程中出現(xiàn)的種種問(wèn)題而言，也多是由于管理人員服務(wù)意識(shí)不高，沒(méi)能夠?qū)Ρ韭殭n案管理工作的重要意義有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)而引起的。為此，為促進(jìn)新時(shí)期學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建，首先需要做的就是努力提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使其有意識(shí)地注重自身工作質(zhì)量以及工作效率的提升。具體而言，首先，學(xué)校要對(duì)檔案管理工作給予高度的重視，使檔案管理人員在學(xué)校以及各方的領(lǐng)導(dǎo)之下認(rèn)識(shí)到自身工作的重要意義。其次，在對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確劃分的基礎(chǔ)上，要完善檔案管理人員的考評(píng)機(jī)制，對(duì)其本職工作進(jìn)行監(jiān)督考察，幫助其克服工作中的惰性，通過(guò)提升自身工作積極性來(lái)不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)工作。

3.2 促進(jìn)學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的提高

為了更好地促進(jìn)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化檔案管理模式在學(xué)校中的構(gòu)建，還需要進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)，使其在原有檔案管理工作技能的基礎(chǔ)上具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能。為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)目前學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，使得他們能夠更好地掌握相關(guān)的檔案管理信息技術(shù)，從而能夠更好地滿(mǎn)足學(xué)校檔案信息化工作的需要，為教師和學(xué)生提供更好的信息化檔案服務(wù)，更好地滿(mǎn)足他們對(duì)學(xué)校檔案的各種需求；第二，在選擇學(xué)校檔案管理人員的過(guò)程中，需要對(duì)備選人員的檔案管理技能以及信息化技能等綜合素質(zhì)進(jìn)行全面考核，從而保證所選人員能夠滿(mǎn)足基本的檔案管理崗位需求，能夠利用自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)更好地勝任學(xué)校檔案管理工作；第三，需要提高學(xué)校檔案管理人員的崗位素質(zhì)，從而促使檔案管理人員能夠安于本職工作，在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱，積極尋求本職工作的創(chuàng)新和突破。

3.3 完善學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)制度

學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建需要完善的檔案管理工作制度來(lái)作為保障，以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案管理工作能夠按部就班地進(jìn)行。為此，首先，學(xué)校需要根據(jù)學(xué)校檔案管理工作實(shí)際情況，建立完善的學(xué)校檔案管理工作流程，如，檔案的收集方式、檔案的分類(lèi)管理等，必須要對(duì)這些流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，從而能夠更好地指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展。其次，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督力度，從而能夠?qū)n案管理人員的工作進(jìn)行更好的監(jiān)督，及時(shí)指出他們工作中存在的不足，更好地促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展，為教師和學(xué)生提供良好的檔案服務(wù)。再次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，要求學(xué)校全體人員必須依照相關(guān)流程和手續(xù)進(jìn)行檔案的借閱，有效保障檔案的完整性。最后，要對(duì)檔案室的防潮、防火設(shè)施進(jìn)行購(gòu)置，并派遣專(zhuān)門(mén)人員對(duì)這些設(shè)備在合適的位置進(jìn)行安裝，嚴(yán)格依照“十防”即防潮、防火、防塵、防霉、防光、防蟲(chóng)、防鼠以及預(yù)防有害氣體10項(xiàng)內(nèi)容來(lái)執(zhí)行檔案資料室的安全管理工作。

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