楊勝利

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，如何采用先進(jìn)的管理模式提升檔案管理效率成為了當(dāng)前檔案管理人員著力解決的問(wèn)題。伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立信息化檔案管理模式的同時(shí)我們也要看到我國(guó)當(dāng)前檔案管理行業(yè)中存在的主要問(wèn)題，只有在立足解決實(shí)際限制性問(wèn)題的基礎(chǔ)上建立健全信息化檔案管理體系才能提升其信息共享力，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的進(jìn)步。鑒于此，本文就我國(guó)當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出相應(yīng)思路，以供廣大同行借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；主要問(wèn)題；控制對(duì)策

1 檔案管理的社會(huì)意義

檔案管理作為社會(huì)文化體系體系的重要組成部分，對(duì)社會(huì)主義文化建設(shè)有著重要的影響。檔案不僅是社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，也是社會(huì)文化的發(fā)展史，檔案管理人員往往搜集各方面反應(yīng)社會(huì)文化的文獻(xiàn)資料來(lái)印證社會(huì)的發(fā)展歷程，反映社會(huì)文化的變化。文化學(xué)者或是歷史學(xué)者對(duì)歷史文化檔案情有獨(dú)鐘，學(xué)者們?yōu)榱苏n題研究的一般要查詢大量的歷史文化資料，而檔案館或是其他檔案機(jī)構(gòu)所收集的各種檔案就成為了學(xué)者們進(jìn)行研究的重要參考。當(dāng)然不局限于此，在城市化建設(shè)的過(guò)程中，各種工程項(xiàng)目的開(kāi)展也離不開(kāi)檔案信息數(shù)據(jù)的支撐，無(wú)論是文物古跡的保護(hù)，還是城市公園綠地的建設(shè)都需要以原有的城市檔案信息作為參考進(jìn)行工程決策，既要滿足城鎮(zhèn)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，也要保護(hù)城市原有的文化遺跡，讓歷史文化有效傳承下去。由此可見(jiàn)，檔案信息對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展和文化研究有著重要的意義，所以著力解決我國(guó)當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題刻不容緩。

2 當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）管理模式的局限性

自我國(guó)進(jìn)行社會(huì)主義文化體系建設(shè)以來(lái)，政府就將檔案管理體系建設(shè)列為了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，并根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況出臺(tái)了一系列檔案管理辦法，并逐步推動(dòng)檔案管理體制和組織模式進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。但是受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的限制，這些西方管理理念和管理方法的引入雖然推動(dòng)了我國(guó)檔案管理水平的進(jìn)步，但不符合我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀，不能適應(yīng)檔案資源管理和信息化檔案管理體系建設(shè)的需要。同時(shí)我國(guó)大部分檔案館以行政管理和制度管理作為主要的管理手段和管理原則，這種管理形式限制了檔案館管理效率的提升，不能形成高效率的管理體系來(lái)提升管理效率，所以在新的社會(huì)發(fā)展階段，為了迎合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)就需要優(yōu)化檔案館的組織結(jié)構(gòu)和管理制度，提升其管理效率。

（二）資金的匱乏

加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展是當(dāng)前的社會(huì)主流，也是政府進(jìn)行社會(huì)公眾服務(wù)的首要前提。檔案館作為社會(huì)歷史文獻(xiàn)及歷史資料保存的重要文化機(jī)構(gòu)，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的指導(dǎo)意義，現(xiàn)代化城市建設(shè)的重要參考依據(jù)。但是近年來(lái)我國(guó)很多公眾檔案館遭遇較大的問(wèn)題是經(jīng)費(fèi)短缺，資金捉襟見(jiàn)肘，不能滿足自身資源體系建設(shè)的需求。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)，眾多的歷史文獻(xiàn)和社會(huì)性公眾數(shù)據(jù)的保存成本逐漸上漲，很多檔案館由于資金的缺乏難以對(duì)一些社會(huì)性的公眾數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，造成很多具有重要社會(huì)及歷史文化價(jià)值的信息數(shù)據(jù)無(wú)法傳承下去。同時(shí)以政府為主體對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案館的資金幫扶有限，不能從根本上解決其資金問(wèn)題，導(dǎo)致很多檔案館難以這場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)，不能及時(shí)地的保存和收集各種檔案信息。

（三）信息化管理體系建設(shè)不夠完善

信息化建設(shè)不夠完善是當(dāng)前我國(guó)檔案館管理中存在的主要問(wèn)題。一方面是由于資金的缺乏，檔案館無(wú)法根據(jù)自身的管理模式和發(fā)展現(xiàn)狀引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立信息化管理體系，提升服務(wù)效率。另外一方面，我國(guó)當(dāng)前大部分檔案館進(jìn)行還采用傳統(tǒng)模式，主要依靠人工對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類和整理，這也嚴(yán)重限制了檔案信息管理效率的提升。同時(shí)檔案館面對(duì)龐大的檔案信息數(shù)據(jù)，無(wú)法有效引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立專業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化保存，也無(wú)法根據(jù)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，建立特色化數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)各領(lǐng)域提供檔案信息數(shù)據(jù)支撐，這些都導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案館的信息化服務(wù)效率較低，無(wú)法將檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行廣泛的信息數(shù)據(jù)共享，滿足社會(huì)各領(lǐng)域信息查詢的需要。

3 針對(duì)我國(guó)檔案管理中存在問(wèn)題的控制策略

（一）調(diào)整內(nèi)部組織架構(gòu)

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理中管理模式限制，就要采用先進(jìn)的管理方法和管理理念，調(diào)整內(nèi)部組織架構(gòu)，優(yōu)化管理模式，通過(guò)有效的調(diào)整人員組成和管理機(jī)制來(lái)提升檔案管理效率。這就要求在新階段的檔案管理過(guò)程中檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，將創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新性的工作方法融入到管理工作當(dāng)中，結(jié)合檔案館的發(fā)展模式，創(chuàng)新管理理念，引入信息化管理系統(tǒng)，根據(jù)社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展需求，建立高效率的檔案管理服務(wù)機(jī)制。同時(shí)檔案管理人員也要針對(duì)不同種類的檔案，按照信息化體建設(shè)的需求分門別類的進(jìn)行整理，既要滿足社會(huì)各領(lǐng)域信息檔案查詢的需要，也要保證檔案信息能夠有效的保存下去，滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需求。

（二）議以政府為主體加大檔案管理資金投入

這對(duì)檔案管理部門資金短缺的現(xiàn)狀，這里要求以政府為主體，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的資金投入。要能根據(jù)檔案館的管理模式和發(fā)展情況劃撥專項(xiàng)資金，能夠讓檔案館在專項(xiàng)資金的支撐下，不斷健全自身的管理體系，提升自身管理效率。同時(shí)以政府為主體的專項(xiàng)資金投入要根據(jù)區(qū)域檔案館的發(fā)展建設(shè)，形成長(zhǎng)期的資金補(bǔ)助制機(jī)制，要能夠結(jié)合不同的發(fā)展時(shí)間，不同的發(fā)展規(guī)劃為檔案館的發(fā)展建設(shè)制定財(cái)政資金戰(zhàn)略，既要滿足檔案館以社會(huì)為主體進(jìn)行檔案資料信息搜集的需求，也要讓檔案館能夠在資金的支撐下不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和先進(jìn)管理系統(tǒng)，提升管理效率，促進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量的提升。

（三）建立健全檔案信息管理體系

針對(duì)檔案館信息化管理體系建設(shè)的不完全，這就要求檔案館現(xiàn)代化建設(shè)要以信息技術(shù)為中心，通過(guò)引進(jìn)信息技術(shù)來(lái)完善自身的管理體系建設(shè)，然后結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種檔案信息分門別類的進(jìn)行管理和保存，能夠依據(jù)用戶需求客觀準(zhǔn)確地提供各種檔案信息。同時(shí)檔案館的信息化建設(shè)要以信息數(shù)據(jù)庫(kù)和信息移動(dòng)客戶端建設(shè)為基礎(chǔ)，結(jié)合移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立自身的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，將各種檔案信息進(jìn)行數(shù)字化保存，能夠?qū)Ρ４娴臄?shù)據(jù)進(jìn)行備份和整理，以此形成長(zhǎng)期性的檔案信息保存機(jī)制。移動(dòng)客戶端的建立要求檔案館要與社會(huì)檔案信息使用者相掛鉤，能夠建立有效的聯(lián)系機(jī)制，運(yùn)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立移動(dòng)客戶端來(lái)滿足用戶隨時(shí)隨地檔案信息查詢的需要，并能夠根據(jù)用戶的檔案信息需求將移動(dòng)信息客戶端和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行端口對(duì)接，讓用戶方便快捷地查詢到檔案信息。

4 結(jié)語(yǔ)

要想推進(jìn)我國(guó)檔案行業(yè)管理效率的提升就要堅(jiān)持創(chuàng)新性發(fā)展原則，對(duì)各種限制性因素進(jìn)行有效控制，要依靠健全管理體系和管理模式，將先進(jìn)的管理思想運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，增大資金投入，有效的搜集和保存各種檔案信息數(shù)據(jù)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建設(shè)信息管理體系，以此來(lái)提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

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