劉少銘

摘 要：基建檔案是檔案工作中重要組成部分，占據(jù)極其重要的作用，擬從學(xué)?；n案的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)其管理策略進(jìn)行了相應(yīng)的研究探討。

關(guān)鍵詞：基建檔案；特點(diǎn)；管理

中圖分類號(hào)：F24

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.033

1 前言

學(xué)?；n案對(duì)學(xué)校的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)起著關(guān)鍵作用，可以為高校的管理、規(guī)劃與建設(shè)提供依據(jù)，為歷史的查證、科學(xué)研究等提供素材。對(duì)于基建檔案的管理不容忽視，本文擬從以下幾個(gè)方面對(duì)基建檔案進(jìn)行研究。

2 學(xué)校基建檔案的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性

學(xué)?；n案的形成與基建活動(dòng)有關(guān)，不同的基建活動(dòng)隨著專業(yè)的不同有著不同的技術(shù)要求，因而在記錄過(guò)程中為反映一些專業(yè)性的知識(shí)需要基建檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn)。

2.2 成套性

歸檔是不受時(shí)間限制的，有些項(xiàng)目的時(shí)間跨度大，持續(xù)一年甚至幾年，基建檔案都會(huì)對(duì)其真實(shí)反映，但是基建檔案不應(yīng)不受時(shí)間的限制，應(yīng)與工程之間密切聯(lián)系，及時(shí)將信息進(jìn)行記錄和整理，以保證其成套性不受影響。它能夠清楚地記錄從基建項(xiàng)目建設(shè)初期的設(shè)計(jì)、可行性研究、方案圖紙、建設(shè)準(zhǔn)備、實(shí)地勘察、項(xiàng)目施工、監(jiān)察、驗(yàn)收等項(xiàng)目全過(guò)程，將整個(gè)過(guò)程系統(tǒng)全面地呈現(xiàn)出來(lái)。且基建檔案并沒(méi)有退出現(xiàn)行使用的過(guò)程，它在未來(lái)仍具有長(zhǎng)期使用性。

2.3 內(nèi)容多

學(xué)?；n案的歸檔范圍從工程項(xiàng)目開(kāi)始前的各種準(zhǔn)備到工程結(jié)束后的各種匯報(bào)材料應(yīng)有盡有，融合了多方面多角度的內(nèi)容，如項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備工作中撰寫形成的各種文件材料還有圖紙，包括賠償文件、拆遷文件、勘察報(bào)告、各種許可證、設(shè)計(jì)書及圖紙等；施工進(jìn)行中的各種合同、會(huì)議記錄、鑒定書等文件；還有建設(shè)結(jié)束后所形成的各種圖紙、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等文本資料?？梢钥闯觯瑢W(xué)?；n案內(nèi)容多種多樣，它能夠極為真實(shí)地反映整個(gè)學(xué)校基建活動(dòng)的全面貌以及施工建設(shè)的全過(guò)程。

2.4 復(fù)雜性

基建檔案內(nèi)容多，涉及范圍廣，同時(shí)施工單位多、項(xiàng)目多，資料使用頻繁等均體現(xiàn)出其復(fù)雜性地特點(diǎn)，基建工程涉及的專業(yè)面廣，包括給水、環(huán)保、建筑、消防、電信、安裝等多方面的專業(yè)知識(shí)，因此，作為記錄基建工程項(xiàng)目地基建檔案也理所當(dāng)然的融合了以上所有地專業(yè)知識(shí)，使其內(nèi)容呈現(xiàn)出復(fù)雜性地特點(diǎn)。

2.5 廣泛性

基建項(xiàng)目的實(shí)施涉及社會(huì)的多方多面，具有廣泛的社會(huì)性。它需要設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、施工攜手供應(yīng)商等單位一起完成，就拿：建材供應(yīng)材料來(lái)做比方，它的過(guò)程既需要有建材生產(chǎn)單位頒發(fā)的建材合格證和建材質(zhì)量保證書，又需要有建材實(shí)驗(yàn)單位所形成的各項(xiàng)測(cè)試報(bào)告和坍落度質(zhì)量記錄等多種文件資料。這種情況在別的文件形成過(guò)程中照樣存在。這就體現(xiàn)了記錄和反映工程建設(shè)全過(guò)程時(shí)基建檔案其來(lái)源具有廣泛性的特點(diǎn)。

2.6 管理難度大

學(xué)校地基建檔案主要是為了學(xué)校的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的，從內(nèi)部來(lái)看，它涉及學(xué)校的多個(gè)部門，這種情況是相對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)不常見(jiàn)的，且管理起來(lái)它的難度也會(huì)比較大。

3 學(xué)?；n案的管理

3.1 加大宣傳力度，加強(qiáng)全員檔案關(guān)注度

基建檔案的重要性十分凸顯，對(duì)于基建檔案的建立和管理每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)其重視，學(xué)校可以利用廣播、視頻等眾多電子媒介對(duì)其進(jìn)行宣傳，使人們了解和關(guān)注，懂得其重要性才能有利于管理。為了便于基建檔案的管理，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其廣泛宣傳。

3.2 建立科學(xué)有效的基建檔案制度

任何工作的順利完成離不開(kāi)科學(xué)的制度做指導(dǎo)，基建檔案工作也不例外，它是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專業(yè)性的工作，基建檔案的管理也應(yīng)具有科學(xué)的管理制度。要根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)，遵循檔案形成的自然規(guī)律，制定適合的科學(xué)的收集、管理、運(yùn)行制度，對(duì)時(shí)間、內(nèi)容以及質(zhì)量要求等各個(gè)可一想到的方面都做出嚴(yán)格規(guī)定，確?；n案資料的安全性、完整性、準(zhǔn)確性與有效被利用性。

3.3 基建檔案動(dòng)態(tài)管理

它要求相應(yīng)的工作人員不僅具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)水平還應(yīng)具備技術(shù)管理方面的專業(yè)知識(shí)，它是一門科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、長(zhǎng)期性的工作，要求檔案人員能夠根據(jù)基建施工項(xiàng)目的進(jìn)行而建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)施工人員、設(shè)計(jì)單位、材料驗(yàn)收、前期階段材料的規(guī)劃審批、施工前期的所有建設(shè)施工文本材料、施工階段一些隱蔽工程項(xiàng)目的驗(yàn)收記錄、嚴(yán)格的竣工圖審核還有項(xiàng)目涉及的所有電子材料信息等多方面進(jìn)行跟蹤，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

3.4 提前介入與跟蹤管理

大多數(shù)高校會(huì)有長(zhǎng)期專職負(fù)責(zé)本?；?xiàng)目的人員，有些學(xué)校并無(wú)專職基建檔案員，無(wú)論是否有，無(wú)論是兼職還是專職，基建檔案管理人員均須提前介入建設(shè)工程，避免造成檔案管理人員與施工人員各行其是的狀況發(fā)生。盡早掌握工程的建設(shè)情況，獲得第一手資料，做到心中有數(shù)，對(duì)基建項(xiàng)目的管理起到積極作用，有其對(duì)于兼職人員他們對(duì)基建檔案的收集制度與工作規(guī)范并不熟悉，對(duì)于相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的掌握能力仍有所欠缺，因而更需要提前介入，以熟悉相應(yīng)流程，使工作更快更好地完成。同時(shí)為做好工程建設(shè)，應(yīng)建立與施工項(xiàng)目同步的網(wǎng)絡(luò)管理體系，施工單位將施工過(guò)程中的各項(xiàng)信息如施工信息，檢驗(yàn)信息以及簽證等記錄，做到與施工同步，且也可減少項(xiàng)目進(jìn)行中施工或管理人員的變動(dòng)所造成的影響，保障檔案信息的完整性與連續(xù)性。另外，加強(qiáng)對(duì)圖紙的跟蹤管理也具有重要的意義，在基建項(xiàng)目施工過(guò)程中難免發(fā)生施工計(jì)劃的變動(dòng)、項(xiàng)目階段的交替或一些其他不可預(yù)估的因素，對(duì)應(yīng)接收的基建檔案應(yīng)具有一定的預(yù)見(jiàn)性，為避免長(zhǎng)期變更中文件的丟失、轉(zhuǎn)移，這時(shí)對(duì)文件圖紙的監(jiān)督管理就起到了關(guān)鍵作用。

3.5 材料的管理

若基建項(xiàng)目是由外單位總承包的，應(yīng)先由分承包單位對(duì)自己范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件進(jìn)行負(fù)責(zé)、收集，再交由總承包單位來(lái)對(duì)所有的信息進(jìn)行分類整理、匯總。若基建項(xiàng)目并不是上述情況，而是交由兩個(gè)或多個(gè)分承包單位承包的，則各分承包單位對(duì)自己各自承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目文件進(jìn)行負(fù)責(zé)、收集，再交由基建部門進(jìn)行整理匯總、立卷歸檔?；ú块T應(yīng)對(duì)文檔進(jìn)行嚴(yán)格的審簽，檔案部門應(yīng)對(duì)技術(shù)施工人員以及檔案管理人員的工作做到督促與隨時(shí)了解。為使永久的保存，基建檔案的資料都采用電子版格式保存入計(jì)算機(jī)，以便查閱和使用。施工后應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把施工竣工圖的審核，若是按圖紙施工沒(méi)有發(fā)生變動(dòng)，則可用工程圖來(lái)代替施工圖，但應(yīng)有所需單位蓋章、簽字、日期等；反之發(fā)生變動(dòng)，變動(dòng)較小可在原圖紙上修改，做上特定的標(biāo)記；若變動(dòng)很大，則應(yīng)重新繪制變更之后的竣工圖，不得在原圖紙上再進(jìn)行修改。

3.6 做好整編歸檔工作

基建文檔的立卷歸檔是檔案工作中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，歸檔過(guò)程中因?qū)Σ牧现匾暋Ａ⒕碚f(shuō)明是人們查閱文檔時(shí)的一種文字型的檢索工具。歸檔工作其實(shí)是貫穿整個(gè)項(xiàng)目全過(guò)程的，工程前期末對(duì)各項(xiàng)資料的收集整理，還有施工階段圖紙、預(yù)算、竣工圖等的配套歸類，以及到后期整個(gè)工程全部竣工后的整編歸檔，各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每一階段的認(rèn)真負(fù)責(zé)才能保證歸檔工作的順利完成。對(duì)于高校新區(qū)建設(shè)基建項(xiàng)目，其歸檔工作也有許多小技巧，可采用檔案歸檔驗(yàn)收與工程尾款相掛鉤的方式來(lái)避免對(duì)后期歸檔工作的不重視。

4 結(jié)論

基建檔案具有專業(yè)性、成套性、內(nèi)容多、復(fù)雜性、廣泛性和管理難度大等特點(diǎn)，對(duì)其的管理應(yīng)當(dāng)首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，樹(shù)立意識(shí)，采用科學(xué)的方法、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、專業(yè)的知識(shí)，提前介入，跟蹤管理。學(xué)?；n案是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，在工作中應(yīng)不斷要求自己，努力提高自己專業(yè)水平同時(shí)也應(yīng)注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，將檔案信息充分挖掘，探究和發(fā)揮出基建檔案的最優(yōu)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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