張瑤

摘 要：單位文書檔案是記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營管理活動的重要憑證，文書檔案管理的完整高效是保證單位在激烈的市場中站穩(wěn)腳步的重要保證，可以為日后的發(fā)展戰(zhàn)略提供詳細(xì)的資料參考。文書信息化管理工作在現(xiàn)階段的大環(huán)境中已經(jīng)逐漸普及。以大數(shù)據(jù)文基礎(chǔ)的文書檔案管理具有顯著的存儲空間大、檢索靈活、存儲周期長的優(yōu)勢，是需要不斷調(diào)整前進(jìn)的一個方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；文書檔案；信息化管理；作用；利用

文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實(shí)際管理中存在一定問題，進(jìn)而降低了檔案管理效率，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案信息化管理與利用

1.1 單位文書檔案的類型的完善

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位文書檔案均有大規(guī)模的數(shù)據(jù)信息組合而成，同時這些數(shù)據(jù)具有一定的相關(guān)性，對數(shù)據(jù)處理能力也非常迅速，對數(shù)據(jù)信息分析具備強(qiáng)大的處理能力，為更好的查閱、調(diào)用文書檔案提供了高效率的服務(wù)。在傳統(tǒng)文書檔案管理中，檔案的類型相對非常單一，一般只包括紙質(zhì)文件，圖片等資料，而大數(shù)據(jù)環(huán)境下的文書檔案信息化管理中，所包換的文檔類型多種多樣，例如除了普通電子性文件，圖片外，還有單位文化相關(guān)的宣傳課件，動畫，視頻，音頻，大型數(shù)據(jù)庫信息等等內(nèi)容，使得單位文書檔案的類型非常完備。

1.2 單位文書檔案處理技術(shù)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位文書檔案處理技術(shù)，主要包括以下幾種功能：第一，單位文書檔案的查詢功能，主要對文書檔案進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的檢索，并且可以進(jìn)行各種條件指令的檢索、查詢與篩選。第二，能夠通過快速的檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對單位文書檔案類型、級別、時限以及共享等方面快速確定。其中單位文書檔案的分類歸檔可以分為三種：上級單位、單位自身以及合作外聯(lián)。對于單位自身的級別又可以細(xì)分為會議、業(yè)務(wù)、勞資、決定以及單位文化等方面資料。建立信息化管理數(shù)據(jù)庫，就需要對會議、業(yè)務(wù)、勞資、決定以及單位文化等方面資料建立各自的數(shù)據(jù)庫。第三，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息管理需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，對于單位文書檔案的網(wǎng)絡(luò)連接包括了內(nèi)部局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的連接，并實(shí)現(xiàn)之間檔案信息資料的共享。

1.3 信息化管理中單位文書檔案的利用

文書檔案的建立實(shí)際上就是為了能夠給用戶提供更好、更快捷的查詢、調(diào)取服務(wù)，達(dá)到科學(xué)、合理的利用目的。單位文書檔案對單位的發(fā)展和管理起著非常重要的作用，具有參考價值、記載價值、憑證價值以及分析研究的價值。這些價值是為用戶提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，信息化管理基礎(chǔ)上的文書檔案管理能夠?yàn)橛脩舻牟煌枨筇峁┧枰姆?wù)，并能體現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的優(yōu)勢。通過采用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)視頻、電話、短信等目前信息化傳輸措施，為用戶提供所需文書檔案的檢索、查詢與調(diào)用服務(wù)。通過云處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)硬盤、電子郵箱等信息化技術(shù)，為用戶提供遠(yuǎn)程傳輸服務(wù)。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規(guī)定時間內(nèi)的工作效果。

2.1 強(qiáng)化管理認(rèn)識

通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理認(rèn)識來開展實(shí)際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強(qiáng)化對該項(xiàng)工作的認(rèn)識，提高對這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開展。在強(qiáng)化認(rèn)識的同時，還應(yīng)適當(dāng)投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進(jìn)文書檔案向信息化方向發(fā)展。

2.2 構(gòu)建科學(xué)化管理平臺

之所以要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺，通過平臺對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過平臺實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時間。存儲系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。

2.3 成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍

文書檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動下，提高文書檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會，通過實(shí)踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進(jìn)而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。

3 總結(jié)

文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強(qiáng)化管理認(rèn)識、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺以及成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等措施開展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

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