郭巧云

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要基礎(chǔ)性內(nèi)容，檔案管理質(zhì)量對于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有著重要作用。實現(xiàn)信息化管理是當(dāng)前管理工作的重要方向，有助于管理效率管理質(zhì)量的提升。本文簡要地就當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就實現(xiàn)信息化管理優(yōu)化的相關(guān)對策進(jìn)行探討，以期為各個企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的不斷優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化管理；問題；相關(guān)對策

檔案是企業(yè)重要的信息資源內(nèi)容，檔案管理工作對于保證檔案的憑證價值具有十分重要的作用，是就企業(yè)的生產(chǎn)活動、科研活動以及經(jīng)營活動等進(jìn)行全面記錄的資料庫，也屬于企業(yè)的重要資產(chǎn)內(nèi)容之一。檔案信息化管理是當(dāng)前重要的科學(xué)管理方式，該管理模式在實際運用中能有效的避免商業(yè)機密泄露，實現(xiàn)管理工作效率的提升。

1 當(dāng)前檔案信息化管理工作開展中面臨的困境

1.1 網(wǎng)絡(luò)安全質(zhì)量難以得到保證

現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都在不斷的發(fā)展，在實現(xiàn)利用范圍擴大的同時也缺乏防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)開放狀態(tài)的存在直接造成了網(wǎng)絡(luò)安全就難以保障，在利用該技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理時容易發(fā)生漏洞，存在較大的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用風(fēng)險。其次，由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)分布較廣，網(wǎng)絡(luò)資源共享性較高，導(dǎo)致存在網(wǎng)絡(luò)中的企業(yè)檔案信息容易被竊取或篡改。

1.2 檔案資源的實際利用率有待提升

就當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作來說，相關(guān)管理人員還沒有實現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變，難以適應(yīng)當(dāng)前的企業(yè)管理需求。在管理工作中難以就檔案的開放性和機密性進(jìn)行正確處理，難以實現(xiàn)管理質(zhì)量的保證。同時，由于當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)對檔案管理的資金投入較少，缺乏相關(guān)的配套設(shè)施的建立，企業(yè)檔案的利用率有待提升，對管理系統(tǒng)的發(fā)展也造成限制。

1.3 缺乏完善的信息化建設(shè)制度的制定

檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)有著重要的聯(lián)系，存在相互依存與發(fā)展的關(guān)系。但是就當(dāng)前的企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作來說，其較為孤立，導(dǎo)致該系統(tǒng)難以集成于企業(yè)信息化管理中，難以實現(xiàn)發(fā)展。另外，管理人員沒有建設(shè)和其他子系統(tǒng)的相互接口與交互關(guān)系，以至于系統(tǒng)拓展難以實現(xiàn)。

1.4 當(dāng)前參與管理工作的相關(guān)人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是實現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的重要執(zhí)行人，所以，建立專業(yè)的管理人才隊伍是十分重要的。但是就當(dāng)前的管理工作而言，管理人才水平與當(dāng)前的信息化建設(shè)要求存在著差距。其主要表現(xiàn)在以下幾方面，首先，當(dāng)前的管理工作者大多并非管理專業(yè)，所以管理技術(shù)不足，管理創(chuàng)新能力也有待提升。其次，企業(yè)忽略了管理人才培養(yǎng)的重要性，缺乏專門的資金投入。最后，當(dāng)前的檔案管理素質(zhì)水平較低，存在著人才供需的矛盾。

2 檔案信息化管理工作不斷優(yōu)化的相關(guān)對策

2.1 完善相關(guān)管理工作的安全保障系統(tǒng)

信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用推廣為管理工作質(zhì)量提升提供了保障，但同時也造成了檔案管理安全性的降低。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極根據(jù)自身情況進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上完善檔案信息化安全保障體系，實現(xiàn)檔案管理安全性的提升。其次，為避免檔案丟失或遭到破壞，管理人員應(yīng)當(dāng)積極在管理系統(tǒng)中進(jìn)行防火墻與殺毒軟件的安裝。同時，管理人員還應(yīng)當(dāng)就檔案信息的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)定與劃分，保證檔案系統(tǒng)的安全性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重對相關(guān)管理人員的管理技能與管理意識的培訓(xùn)，只有這樣才能進(jìn)一步提升信息化管理工作的質(zhì)量優(yōu)化。

2.2 實現(xiàn)當(dāng)前管理工作實際效率的不斷優(yōu)化

為實現(xiàn)檔案信息化管理工作效率的提升，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加強對管理人員的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，切實提升檔案信息管理水平與質(zhì)量。首先，為實現(xiàn)檔案資源的有效利用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強檔案數(shù)據(jù)庫的建立優(yōu)化。其次，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)就當(dāng)前信息建設(shè)中的問題進(jìn)行分析，積極從其他企業(yè)進(jìn)行管理優(yōu)化措施的引進(jìn)與學(xué)習(xí)，同時在進(jìn)行檔案編排時嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。這樣有利于實現(xiàn)檔案信息化管理和與其自身的企業(yè)管理相互匹配，更有利于企業(yè)對檔案信息的充分利用，提高信息化管理的整體工作效率。

2.3 明確該管理工作信息化發(fā)展的必要性，提高重視程度

檔案管理對于企業(yè)來說是十分重要的管理內(nèi)容，實現(xiàn)信息化管理，優(yōu)化對于保證檔案管理的不斷精細(xì)化發(fā)展以及高效利用有著重要意義。所以，各個企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案信息化管理工作的重要性，并提高對該管理工作的重視程度。尤其是個企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層更應(yīng)當(dāng)做好帶頭作用，不斷加強對管理信息化發(fā)展的人才投入以及資金成本的投入，制定全面的檔案管理計劃。并就當(dāng)前的管理技術(shù)以及相關(guān)管理知識進(jìn)行積極地學(xué)習(xí)與引進(jìn)，完善信息管理系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)工作長效機制的建立。同時，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)不斷加強對相關(guān)管理人員的檔案管理意識的教育，以及對檔案管理信息化發(fā)展意識與能力進(jìn)行培養(yǎng)。

2.4 加強對相關(guān)管理工作者的培訓(xùn)與教育

只有切實提高檔案信息管理人才的管理技術(shù)，才能確保檔案信息管理工作質(zhì)量的不斷優(yōu)化。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重檔案信息管理人才的培養(yǎng)，這主要通過加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作的開展來實現(xiàn)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展講座等活動，就管理人員的管理技術(shù)以及管理方法進(jìn)行專門的培養(yǎng)。其次，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)從人員招聘環(huán)節(jié)開始，就管理人員的水平進(jìn)行嚴(yán)格要求，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才參與工作。此外，針對當(dāng)前管理人才老齡化現(xiàn)象，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)人員編制的年輕化發(fā)展，切實提高相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識。并以提高工資待遇以及建立工作獎懲制度的方式來就工作人員的行為進(jìn)行限制。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案信息化管理是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展和研究方向，本身較為復(fù)雜，且管理要求較高。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確信息化管理發(fā)展的重要性，并就當(dāng)前檔案信息化管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就實現(xiàn)相關(guān)問題解決的具體措施進(jìn)行探討。只有這樣，才能不斷提高企業(yè)檔案管理中的信息化程度，提高檔案管理質(zhì)量。

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