曹斌

摘 要：隨著醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理工作顯得尤為重要，作為醫(yī)院管理中重要組成部分的檔案管理也不容忽視。本文分析了傳統(tǒng)的檔案管理的諸多問題，及對于新形勢下醫(yī)院檔案管理所面臨的問題，以及解決對策進行了深入的探討并給出了對策。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題策略；現(xiàn)代化體系

在我國衛(wèi)生事業(yè)改革的形勢下，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的任務和新的要求。所以，醫(yī)院的檔案管理工作者面臨挑戰(zhàn)，要抓住發(fā)展的機遇，積極采取對策解決管理中存在的問題，為醫(yī)院更好的發(fā)展提供基礎的服務。

1 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標準不統(tǒng)一

目前，醫(yī)院檔案管理工作的主要問題就是醫(yī)療檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是部門或科室指派專人兼職檔案管理員，負責部門和科室檔案的日常管理工作，醫(yī)院各種門類檔案，長期以來都由各部門分散保管，醫(yī)院檔案室僅保管文書檔案而已。并且檔案管理人員配備隨意，流動性大，檔案管理分散，各自為政，標準不一，裝置參差不齊，資料重復，保存檔案利用率低下，信息管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，造成人力、物力、空間浪費。除此之外，工作部門內(nèi)文件材料的收集人員與其他工作人員沒有建立起良好的協(xié)作關系，單純明確了收集人員責任，忽略了其他同志與之配合的重要作用。為了方便自己，任意扣押或丟棄使用完畢的文件材料重要材料，得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集。

1.2 檔案建立方式落后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案建立是以手工的方式進行歸檔整理，編寫目錄，當出現(xiàn)一處信息改動時，相關信息隨之改動，檔案人員又將重復工作耗費大量的人力物力。并且對于患者來說，到醫(yī)院就診一向手續(xù)復雜，如掛號、候診、付費、拿藥等等。辦完這些程序無疑筋疲力盡，雪上加霜。并且傳統(tǒng)檔案在保存中存在諸多不確定風險，由于是紙質(zhì)文件會面臨氧化、霉變、蟲蛀，意外銷毀等破壞。

1.3 檔案管理人員檔案管理意識淡薄，素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職員人員對檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新。大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。于是出現(xiàn)了年老一批的檔案管理人員由于條件所限，對電子技術并不精通，而年輕一批的人員不懂得檔案管理的原則，經(jīng)驗和精髓停留在表面的錄入、輸出，不能達到對系統(tǒng)資源的最大利用。另外，目前從事檔案管理的工作人員法治意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

2 基于醫(yī)院檔案管理分析與探討給出的建議

2.1 健全檔案管理制度，統(tǒng)一標準

在《醫(yī)療事故處理條例》出臺后，醫(yī)院檔案管理則涵蓋有關法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標準、技術常規(guī)、操作規(guī)程、資質(zhì)證明、病歷、設備使用、財務收費等方面這樣處理醫(yī)療糾紛就會綜合運用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設備檔案，、人事檔案、財務檔案、特種載體檔案。所以，加強醫(yī)院檔案工作管理制度顯得十分重要。醫(yī)院領導應該加強對檔案工作的領導，建立一個由院長直接分管，分管院長全面領導，院辦公室主任負責，各職能部門負責人和專兼職檔案員為成員的檔案三級網(wǎng)絡管理模式。充分體現(xiàn)檔案工作在醫(yī)院中的職能和地位，把檔案工作與醫(yī)院發(fā)展有機地聯(lián)系起來。并且要依法治檔，健全各項規(guī)章制度，依據(jù)檔案法和一系列有關檔案工作的行政法規(guī)，結合醫(yī)院自身特點規(guī)范病案記錄、護理日記，以及專業(yè)人員業(yè)務報告，建立各類臺賬制度，完善檔案整理和開發(fā)利用制度做到有序可查，綜合管理。

2.2 改進檔案記錄方式

將傳統(tǒng)的手工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理，將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，進行綜合開發(fā)和利用，對檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用工作進行監(jiān)控。通過計算機技術對傳統(tǒng)檔案進行掃描錄入數(shù)據(jù)等，并以電子文件的形式保存使用，大大提高醫(yī)院辦公的效率。而且，利用計算機軟件管理檔案后，在信息需要改動調(diào)整時只需一個指令性操作系統(tǒng)將自動調(diào)整整個歸檔信息。除此之外，檔案人員可通過院內(nèi)局域網(wǎng)對病案文書，會計基建等檔案信息進行監(jiān)督和管理，對未及時歸檔和不符合歸檔標準的材料，進行監(jiān)督和整改進一步改善檔案歸檔方式。同時在系統(tǒng)公共公開的平臺上，醫(yī)院各部門的聯(lián)系也會增強，可以第一時間知曉別的部門的檔案情況，以備不時之需，減少了人力資源的浪費，在資源的整合上達到了效益最大化。電子檔案上記錄患者在醫(yī)院中接受的所有治療信息，如診斷、檢查、手術治療、藥物處方、出院情況等，并跟隨患者健康狀況適時更新。當患者來醫(yī)院就診時，臨床依據(jù)患者的歷史信息，提示醫(yī)生臨床用藥和處置的合理性，大大的提高了臨床檢驗、處方、處置的效率，避免醫(yī)療差錯，確保醫(yī)療質(zhì)量，節(jié)省醫(yī)療分費用，這無疑解決人民群眾看病難、看病貴的問題，做出了非同小可的貢獻，推動了惠民利民的進程。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

江澤民主席曾經(jīng)強調(diào)：“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟、科學、文化方面的知識都要掌握一點，還要學習一點外語，這樣才能不斷適應新時期新形勢對檔案工作者的要求?！庇纱丝梢?，檔案工作人員自身素質(zhì)的高低，與信息服務工作質(zhì)量息息相關。因此，醫(yī)院要對檔案管理人員進行一系列的思想教育，使他們加強自身修養(yǎng)，更新觀念，主動學習，并通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識，改善知識機構，開拓視野，增強創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，成為信息社會和檔案科學發(fā)展的復合型人才，為醫(yī)院在新形勢下的不斷發(fā)展作出貢獻。

3 結束語

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作中的一項重要任務。醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預防、科研、教學及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學科研、醫(yī)療器械、設備、基建工作、會計、統(tǒng)計等各項工作的歷史，是領導決策制定工作標準等方面的科學依據(jù)，是指導醫(yī)療實踐，并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料?？茖W規(guī)范地管理醫(yī)院檔案可不斷提升醫(yī)院工作業(yè)績和提高管理水平，對醫(yī)院建設及發(fā)展具有重要意義。

參考文獻

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