朱英淑

摘 要：高校圖書館是文獻信息中心，是為高校提供教科研服務(wù)的窗口。高校圖書館辦公室工作具有復雜性、綜合性、專業(yè)性的特點，基于高校圖書館辦公室人員的素質(zhì)要求，該文分析了當前高校圖書館辦公室人員素質(zhì)方面存在的問題，并針對這些問題提出了有效提升圖書館辦公室人員素質(zhì)的主要途徑。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 辦公室人員 素質(zhì)要求 素質(zhì)培養(yǎng)

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0207-02

高校圖書館是學校的文獻情報中心，是高校教學和科研的基地，承擔著為高校師生提供信息支持的重任，對學校的教學、科研發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。圖書館辦公室是在館長直接領(lǐng)導下的綜合辦事機構(gòu)，處在館長與館內(nèi)各部門之間，處在重要的綜合和中樞地位。圖書館辦公室工作日益呈現(xiàn)出綜合性、多樣性和復雜性等特點，辦公室工作人員素質(zhì)的高低，直接影響高校圖書館的形象和管理工作。辦公室工作的特點決定了辦公室人員不僅要有較高的溝通協(xié)調(diào)能力、認真負責的工作態(tài)度，還要有較強的專業(yè)知識及良好的應(yīng)變能力。因此，加強高校圖書館辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)是當前高校圖書館全面提高服務(wù)水平，爭取更高發(fā)展的重中之重。

1 高校圖書館辦公室工作人員的現(xiàn)狀

高校圖書館辦公室的工作人員應(yīng)充分樹立主動意識，充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，使部門整體工作效率得到提升，服務(wù)水平更上一個新臺階。目前，高校圖書館辦公室工作人員整體素質(zhì)不高，工作積極性較差，工作效率低下。

1.1 對部門崗位職責認知度低

不少人都認為圖書館辦公室工作缺乏技術(shù)含量，可有可無，工作人員不過是每天忙于簡單的辦公用品發(fā)放、文件收發(fā)、會務(wù)通知等日常事務(wù)，日常工作中缺少積極性，主動性差。特別是有些辦公室受領(lǐng)導意識和體制因素的制約，沒有配備專職人員管理，既具備文秘知識和圖書情報專業(yè)基礎(chǔ)知識，又接受過專業(yè)培訓的人員少。辦公室人員配備不合理，缺乏專業(yè)技術(shù)人員，業(yè)務(wù)知識缺乏，降低了辦公室工作的整體能力，，減緩了辦公室工作的進程。

1.2 文秘水平較低

由于辦公室本身的工作性質(zhì)，平時需要撰寫大量的請示報告、工作計劃、會議記錄等，還要會制作各類報表，進行綜合運算、總結(jié)出一般性規(guī)律，因此，辦公室工作人員必須具備充足的文秘專業(yè)知識。但是目前我國很多高校圖書館辦公室人員都是從其他部門臨時選撥上來的，沒有經(jīng)過文秘基礎(chǔ)知識培訓，寫作能力較低，工作基本上靠積累及自學，使得辦公室工作整體文化水平不高。

1.3 運用各種新技術(shù)的水平較低

隨著信息時代的發(fā)展，計算機技術(shù)的普及，對圖書館辦公室工作人員的素質(zhì)也提出了更高要求。在信息化時代，辦公室人員必須不斷提高自身的計算機水平，運用各類操作系統(tǒng)的能力，用先進的理念來管理全館事務(wù)。會利用先進的管理系統(tǒng)分門別類地進行管理，如熟練操作EXCEL進行各類報表的繪制固定；利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行全館資產(chǎn)的管理；利用文獻管理系統(tǒng)進行圖書的查詢、日常事務(wù)的處理；運用PPT等辦公軟件進行會議的準備等。但是目前辦公室工作人員大多只會用WORD來進行簡單的工作，新技術(shù)的使用能力較低。

1.4 缺乏創(chuàng)新精神

由于辦公室工作復雜性、綜合性的特點，使得辦公室人員往往陷入事務(wù)性工作中，臨時性的任務(wù)較多，使辦公室人員工作計劃經(jīng)常被打亂，時間久了，往往思想上處于被動性，消極、被動地接受工作，按部就班地投入工作，缺乏創(chuàng)新意識，不能真正發(fā)揮參謀助手的職能。

1.5 管理不規(guī)范、不科學

辦公室工作由于與其他部門工作交叉較多，加上館內(nèi)制度的不健全、不規(guī)范，缺乏一套行之有效的管理制度，導致很多事務(wù)集中到辦公室來，辦公室成了矛盾堆積的地方，辦公室人員忙于各種具體的事務(wù)，無法進一步提高辦公室整體素質(zhì)，使辦公室工作的質(zhì)量進一步下降。

2 對高校圖書館辦公室人員素質(zhì)的具體要求

辦公室整體工作的好壞，取決于辦公室工作人員的個人素質(zhì)。如果個人的素質(zhì)較低，就不會有卓越的工作業(yè)績，整體工作效果就會大打折扣。這就要求辦公室人員必須政治強、業(yè)務(wù)精、紀律嚴，創(chuàng)造各種條件不斷提高自身素質(zhì)。

2.1 過硬的政治思想素質(zhì)

圖書館辦公室人員應(yīng)具備較好的政治素養(yǎng)，準確了解學校發(fā)展方向、制度規(guī)范，具備較高的責任意識與紀律觀念。圖書館辦公室人員負責整個圖書館信息的上傳下達，所有對內(nèi)、對外業(yè)務(wù)都由辦公室來完成，因此在處理館內(nèi)外事宜時必須具備過硬的政治理論素質(zhì)，這樣才能做到辦事堅持原則，才能科學處理好一切事務(wù)，不至于犯政治上的錯誤。圖書館辦公室人員，應(yīng)主動學習黨和國家的路線方針政策與教育法規(guī)，不斷提高自身政治水平，自覺與黨的政治理論思想保持一致，抵制一切不良思想，只有保持堅定的政治方向，才能處理好圖書館的一切事務(wù)。

2.2 具備較全面的圖書館專業(yè)知識

圖書館是圖書信息專業(yè)技術(shù)部門，辦公室處于核心中樞地位，辦公室在履行自身職責與館內(nèi)外交流時，要涉及專業(yè)業(yè)務(wù)工作。圖書館工作涉及面廣，采書、流通、參考咨詢等，專業(yè)性都比較強，還涉及文獻傳遞、文獻檢索課的教學、數(shù)據(jù)庫的使用、學科服務(wù)等工作，這就要求圖書館辦公室工作人員，必須有豐富的實踐經(jīng)驗，熟悉圖書館各部門基本業(yè)務(wù)，還要對本校開設(shè)專業(yè)有充分的了解，全面了解和熟悉每一部門的業(yè)務(wù)工作，了解學校各專業(yè)的設(shè)置情況，不一定要每個方面都很精通，但一定要全面了解，只有這樣，才能有針對性地做好服務(wù)工作，為館領(lǐng)導提供有價值的意見和建議。

2.3 科學合理的綜合素質(zhì)

圖書館辦公室工作的復雜性、綜合性、專業(yè)性，要求工作人員的綜合能力要比較強，各方面的素質(zhì)都要比較高。圖書館辦公室工作涉及行政事務(wù)和專業(yè)事務(wù)，但以專業(yè)事務(wù)為主。行政上的事務(wù)包括各類報表的審批、考勤管理、館內(nèi)資產(chǎn)的管理、規(guī)章制度的制定與實施等工作，業(yè)務(wù)事務(wù)包括對內(nèi)對外的聯(lián)絡(luò)、各部門工作的安排與溝通，各類會議的安排等。對辦公室人員來講，綜合素質(zhì)包括良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力等。具體來講，一是要與合作精神，辦公室人員應(yīng)有大局觀念，與各部門通力合作、協(xié)作完成共同的任務(wù)。因此，辦公室人員首先要樹立協(xié)作與合作意識，團結(jié)周圍的力量；二是要有高超的溝通技巧。對內(nèi)，辦公室人員要與館長、各部室主任、各部門成員共事；對外，還要與各公共圖書館、高校圖書館、圖工委等單位加強聯(lián)系，因此，辦公室人員必須具備良好的溝通能力，樹立良好的內(nèi)外部形象；三是要有奉獻精神。圖書館是學校的文獻信息中心、為學校的教科研提供服務(wù)，辦公室位于圖書館中樞核心位置，更要做好服務(wù)工作，圖書館辦公室人員必須以服務(wù)為天職，一切為了讀者，一切為了高校發(fā)展大計，自覺地樹立為館長和業(yè)務(wù)科室、全校讀者服務(wù)的意識，必須要有奉獻精神。

2.4 要不斷增強學習意識

隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人類社會以較高的速度不斷更新，在這個信息大爆炸的時代，辦公室人員面臨的挑戰(zhàn)也在不斷增加，面臨這個日新月異的世界，我們必須不斷提高自身的各項素質(zhì)，加強專業(yè)知識及業(yè)務(wù)知識的不斷學習。辦公室人員要想有所作為，必須制定個人行之有效的職業(yè)計劃，在學業(yè)上不斷深造，不放過任何一次學習機會，通過各種會議與學術(shù)研討等活動，加強與兄弟院校的聯(lián)系，吸取別人的先進管理經(jīng)驗與示范性做法，不斷提高高校圖書館服務(wù)教科研的能力。

2.5 具有自動化技術(shù)應(yīng)用能力

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書館也不斷向自動化、網(wǎng)絡(luò)化邁進，辦公室人員必須與時俱進，熟練掌握自動化技術(shù)，開展圖書信息工作。一方面，館辦人員要熟練運用辦公軟件，運用word、excel、powerpoint等系統(tǒng)軟件進行日常事務(wù)的處理；另一方面要熟悉圖書館自身系統(tǒng)軟件的操作，以便了解各部門的業(yè)務(wù)工作。這就要求辦公室人員不斷加強學習，內(nèi)強素質(zhì)，外塑形象，制定出改進計劃和措施，在實踐中提高自身工作水平，提高工作效率與工作質(zhì)量。只有這樣，才能不斷提高圖書館辦公室的服務(wù)水平，推動高校圖書館事業(yè)的整體向前發(fā)展。

2.6 要不斷增強創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個民族不竭發(fā)展的源泉。信息化時代，高校圖書館也處在不斷的發(fā)展中，這種發(fā)展包括讀者喜好的變化、服務(wù)類型的變化、服務(wù)方式的改變等。打造智慧型、數(shù)字化圖書館，辦公室工作人員必須要有敢為人先，推陳出新的思想，必須不斷更新自己的思維。創(chuàng)新其實是一種主動意識和超前意識，如提前了解最新前沿思想、掌握行業(yè)動態(tài)、靈活運用先進的技術(shù)手段，為館領(lǐng)導決策提供智力支持，不斷借鑒新的管理經(jīng)驗等，可以將國際上先進的方法引入圖書館實踐中，如特爾斐專家調(diào)查法、SWOT分析法、情報分析研究方法等，開展科學研究，深入思考如何提高圖書館的服務(wù)能力等，創(chuàng)造性地開展工作，使圖書館的服務(wù)更具針對性、更具時效性。因此，增強創(chuàng)新意識，可以更快地提高辦公室工作效率，使辦公室工作更加高效、便利。

高校圖書館辦公室工作，地位重要，事務(wù)繁雜。辦公室工作人員，要時刻保持清晰的頭腦，恪盡職守，做好日常工作的同時，創(chuàng)造性地開展工作，為圖書館工作提供堅實的基礎(chǔ)。同時，辦公室人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)與辦事能力，善于思考，開拓創(chuàng)新，用先進的理念為師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動學校圖書館的快速發(fā)展。

參考文獻

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