王紅云

摘 要：在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)全面普及的新形勢下，電子檔案已成為當(dāng)前檔案的主要形式，而且電子檔案管理的優(yōu)勢也越發(fā)突顯出來。針對于這種情況，需要進(jìn)一步做好電子檔案管理工作，使其與時代發(fā)展需求相適應(yīng)，更好的發(fā)揮出電子檔案自身的優(yōu)勢，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。文中從電子檔案概述入手，并進(jìn)一步對做好新時期電子檔案管理工作的具體策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；基本要求；現(xiàn)狀；電子檔案管理；策略

隨著當(dāng)前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案得以產(chǎn)生，并發(fā)揮出越來越重要的作用。電子檔案與紙質(zhì)檔案是相對應(yīng)的，其作為一種新型檔案模式，越來越被人們所接受。通過加強對電子檔案進(jìn)行管理，可以有效的提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，更好的發(fā)揮出電子檔案的重要價值，使其為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

1 電子檔案概述

（一）電子檔案的基本要求

電子檔案依托于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此對電子檔案完整性、原始性、真實性和安全性具有較高的要求。對于電子檔案，需要及時對其進(jìn)行整理歸檔，避免信息資料丟失，導(dǎo)致檔案不完整現(xiàn)象發(fā)生。這就需要在實際工作中要提高認(rèn)識，工作人員要端正工作態(tài)度，全面提高電子檔案的完整性。相較于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案生成過程中容易出現(xiàn)原始狀態(tài)失真情形，這就要求不管何種類型的電子檔案都需要確保其具有原始性。由于電子檔案可以被復(fù)制，同時被修改后也不會留下痕跡，因此在電子檔案建立時要確保具有較好的真實性。電子檔案信息容易被非法操作更改，同時也容易受到黑客的攻擊，影響電子檔案信息的安全。而且電子檔案在存儲過程中，磁性介質(zhì)容易受多種因素干擾，從而造成信息無法讀取，因此保證電子檔案的安全性具有非常重要的意義。

（二）電子檔案管理現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，電子檔案在發(fā)揮各種優(yōu)勢的同時，也存在一定的弊端，所以應(yīng)該對電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行全面的分析，進(jìn)而為逐步完善電子檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理相比有很大的優(yōu)越性，從檔案信息資料的收集、分類、整理和歸檔都可以通過電子形式來完成，大大的提高了工作效率，也與當(dāng)下的辦公條件相適應(yīng)。僅從電子檔案的保存來講，就會比紙質(zhì)檔案易于保存，不僅減少了存儲的空間，同時又會減少人力物力的付出。但是在電子檔案發(fā)揮優(yōu)勢的同時，自身也存在一些缺陷。首先在安全性方面就存在劣勢，由于網(wǎng)絡(luò)自身具有開放性的特點，所以通過木馬、病毒的入侵以及黑客的惡意攻擊等方式，都可以威脅到電子檔案的安全性。電子檔案對于設(shè)備的依賴性較強，雖說不用再手工記載各種資料，一切資料的形成都可以形成電子資料，但是一旦硬件或者軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題，將會直接影響到電子檔案管理工作的有效開展。所以在電子檔案提升工作效率的同時，也存在一定的缺陷，這些還需要在實際工作中不斷的完善，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，有效遏制各種問題的發(fā)生，為電子檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造有利的條件。

2 新時期做好電子檔案管理工作的策略分析

（一）不斷更新自我觀念，加深對電子檔案的重視

電子檔案管理是新時期新形勢下，信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的重要應(yīng)用，推動了檔案管理的實際工作的效率提升。單位領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案的重視與認(rèn)識，是檔案管理質(zhì)量提升的前提。各級各類單位對檔案管理的重要地位有了初步認(rèn)識，但是畢竟檔案管理隨著檔案數(shù)量和質(zhì)量的提升變得日益復(fù)雜，面對檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍卻在逐步擴大的現(xiàn)象。所以必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中的重要性。

（二）規(guī)范電子檔案的利用制度

在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。

（三）協(xié)調(diào)好電子檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制

當(dāng)前我國檔案工作中，紙質(zhì)檔案加快了數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。但在今后較長的一段時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案會處于共存的局面。而且國家出臺了檔案雙套制保存標(biāo)準(zhǔn)。這主要是由于紙質(zhì)化檔案更易于檔案物理上的保存。同時當(dāng)前我國各行各業(yè)并沒有完全統(tǒng)一實現(xiàn)無紙化辦公，這就會在工作中有較多的紙質(zhì)檔案信息產(chǎn)生，因此需要做好這部分紙質(zhì)檔案資料的保存工作。通過建立電子檔案，不僅是為了檔案信息的安全和備份，同時還易于檔案信息的查詢和開發(fā)利用。因此在當(dāng)前電子檔案管理工作中，需要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，全面提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計可靠性實施性強的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

3 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用越來越普遍，這是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理而言，存在諸多的優(yōu)勢，無論是在管理效率還是對檔案信息資源的開發(fā)利用方面，都有顯著的提升。但是在開展電子檔案管理的過程中，應(yīng)該充分認(rèn)識到客觀存在的問題，然后制定出完善的改進(jìn)措施，最大限度的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。所以應(yīng)該建立完善的規(guī)章管理制度，創(chuàng)新管理理念，加強電子檔案安全維護，確保電子檔案管理工作的高效運行。

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