毛娟

摘 要：隨著信息技術和社會經濟水平的快速發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務也越來越多，而事業(yè)單位的檔案管理工作也變得復雜化。因此如何使檔案管理工作變得高效和便捷成為事業(yè)單位所面臨的重要問題。而檔案管理信息化就是在這種背景下產生和發(fā)展起來的。但是就目前檔案管理信息化的程度來看，它仍然存在著許多不足之處。本文首先分析事業(yè)單位檔案信息化管理的特點，從事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題入手，然后針對存在的問題提出了解決措施，并總結了檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；特點；問題；措施；作用

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

1.1 檔案存儲環(huán)境方面的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質為主要媒介，基本上以人工錄入的形式為主進行記錄和整理，但是紙質檔案管理需要占用大量的空間，它們往往被集中在一間或幾間檔案室內，而且紙質檔案的管理需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。此外紙質檔案會由于高溫、高濕、強光、有害氣體等都會使紙張發(fā)生氧化反應，使紙張變得易碎、壽命變短以至于字跡發(fā)生擴散、模糊的現象。而信息化管理通過網絡平臺是檔案管理的方式發(fā)生了改變，而且電子檔案通過將檔案信息存儲在硬盤中大大節(jié)約了空間，因此檔案管理信息化是事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要內容，通過信息化建設實現了資源共享，為檔案的使用和查詢提供了便捷。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在許多缺陷，已經不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，因此事業(yè)單位要想提高管理水平首先要從檔案管理信息化建設入手。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

雖然目前事業(yè)單位檔案管理在檔案管理信息化建設取得了很大的進展，但是在建設平臺方面仍然存在一些不足。檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢，這主要是因為事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作，沒有及時更新理念，以至于檔案信息更新較慢，降低了檔案管理的水平。

2.2 檔案管理人員的綜合素質有待提高

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，他們的綜合素質直接影響了信息化建設的進程。但是目前許多事業(yè)單位的檔案管理者缺乏專業(yè)的技能，而且綜合素質較低。信息化建設的主要工具就是計算機，當前許多檔案管理者對計算機的一些基本操作不熟悉，也沒有檔案管理的知識基礎，因此要想加強檔案管理信息化建設，就要從檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質入手。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 提高檔案管理者的專業(yè)素質

為了提高檔案管理者的專業(yè)素質，事業(yè)單位要加強對他們的管理和培訓，給他們提供提升自己能力的機會，比如讓他們定期參加專業(yè)的培訓，或者聘請一些專家給他們開展講座，便于檔案管理者及時更新理念，重視檔案管理工作。同時還要提高相關人員計算機和信息平臺使用的技能，這是推動檔案管理信息化建設的基本保證。此外，為了提高檔案管理者的工作效率和工作質量，事業(yè)單位可以根據實際情況建立考核制度和考核標準，然后不定期對他們評估，從而提高檔案管理者的工作積極性，并為檔案管理信息化建設培養(yǎng)優(yōu)秀人才奠定基礎。

3.2 加快檔案管理的硬件建設、完善應用軟件的開發(fā)工作

硬件設施是檔案管理部門必不可少的條件，因此事業(yè)單位要加大對檔案管理的投入力度，完善檔案管理的硬件設備的建設，為檔案管理者進行信息化管理提供條件。而且及時更新硬件設備可以提高檔案管理的技術水平，同時充分發(fā)揮了電子存儲的優(yōu)勢，這對檔案電子化管理有重要作用，在一定程度上推進了檔案管理信息化的進程。此外，要想提高檔案管理信息化的程度，減輕檔案管理者的工作負擔，事業(yè)單位要根據本單位的實際發(fā)展需求與開發(fā)公司共同開發(fā)適合本單位的應用軟件，這是檔案管理信息化建設的基本立足點。

3.3 建立適用的檔案信息網站

為了促進檔案信息化的發(fā)展，事業(yè)單位要在原有的基礎上不斷地進行拓展和創(chuàng)新，使信息化系統(tǒng)更加科學、可行和靈活。為此，事業(yè)單位可以根據自身的需求建立具有特色的檔案信息網站，而且還可以根據單位的發(fā)展需求構建全新的、可持續(xù)發(fā)展的網絡管理形式。

4 檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

隨著時代的不斷演變，我國事業(yè)單位已經步入發(fā)展階段。隨之，在新時代下檔案管理信息化建設已經成為事業(yè)單位檔案管理工作重要組成部分，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。首先，檔案管理信息化是信息時代發(fā)展的需要，利用計算機技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢，發(fā)揮其重要價值，這對提升檔案管理水平有重要作用。其次，檔案管理信息化建設對事業(yè)單位參與國際競爭和交流有重要作用。通過檔案信息化建設對檔案管理進行創(chuàng)新不僅發(fā)揮其信息優(yōu)勢，以多種語言、文字積極傳播文化，而且這對營造良好的社會國際環(huán)境十分重要。

5 結束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化不但可以提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和工作質量，而且是社會進步的必然要求。事業(yè)單位檔案管理信息化建設是順應時代發(fā)展的需求，因此在事業(yè)單位檔案管理工作中要充分認識檔案管理信息化的重要作用，并發(fā)揮檔案管理信息化在事業(yè)單位的優(yōu)勢，從而滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。

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