李靜

一、人事檔案背景現(xiàn)狀

人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分， 為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；為員工代辦申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等 。因此管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。當(dāng)前單位人事檔案管理中的主要問題及成因分析如下：

1、對(duì)檔案工作重視不足。一些單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)重業(yè)務(wù)輕檔案、重形式輕管理的現(xiàn)象，忽視了人事檔案在人才資源開發(fā)中所發(fā)揮的重大作用，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)僅僅停留在退休時(shí)使用的最低標(biāo)準(zhǔn)上。而且也沒有規(guī)范的檔案室，職工的人事檔案只是歸放在一個(gè)十幾平米的通風(fēng)環(huán)境及其差的小房間里。

2、對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不高。單位檔案管理工作質(zhì)量目前還處于一個(gè)低水平狀態(tài)，已不能適應(yīng)新形勢下的要求。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、手寫版目錄、檔案放置混亂，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有得到廣泛普及和應(yīng)用。檔案還容易出現(xiàn)的丟失、資料缺失、檔案內(nèi)資料后期涂改的現(xiàn)象及檔案內(nèi)資料信息隨意泄露的行為。

3、對(duì)檔案細(xì)節(jié)操作不精。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。如“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，如某一員工的檔案內(nèi)會(huì)出現(xiàn)不同的出生年月，給以后的辦退工作帶來很大的麻煩。二是檔案袋規(guī)格不一，裝訂混亂。三是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失，造成部分材料遺失或無法補(bǔ)辦的現(xiàn)象。

二、人事檔案創(chuàng)新管理

1、人事檔案室的規(guī)范化建設(shè)

人事檔案管理第一步是人事檔案室的規(guī)范化建設(shè)，而其中的重點(diǎn)是在實(shí)體的煤礦人事檔案室中實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化的快速查閱及對(duì)人事檔案的保密性打下基礎(chǔ)，并且做到了做到“兩室分開”，即閱檔室、辦公室兩室分開，更進(jìn)一步突出檔案的保密性。檔案室的建立標(biāo)志著單位人事檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)新的階段。檔案室的占地面積由原來的十幾平米到現(xiàn)在的三十多平米，檔案柜由原來的木制柜到現(xiàn)在的鐵皮柜子，這些都是我單位檔案室規(guī)范化建設(shè)的標(biāo)志。檔案柜統(tǒng)一分區(qū)標(biāo)號(hào)，按照在崗的協(xié)議工、在崗的合同工與已經(jīng)解除合同除名人員及退休人員這四類進(jìn)行分區(qū)。每個(gè)柜子上都貼有該檔案柜中所放檔案的起止編號(hào)。檔案管理員會(huì)定期對(duì)檔案室進(jìn)行打掃，定期把檔案柜子打開通風(fēng)，從而防止檔案的發(fā)霉及蟲蛀等情況。

2、人事檔案的規(guī)范化管理

以往，人事檔案的查閱完全依靠手寫的以姓氏排序的紙質(zhì)版目錄，而且紙質(zhì)版目錄上的信息不太全面，在造成同名人員的入檔資料裝訂混亂。規(guī)范化后開始對(duì)礦上所有檔案進(jìn)行梳理，并建立了相應(yīng)的電子檔。電子檔的建立在很大程度上方便了檔案的查閱工作，為后期完善檔案資料提供了很大的幫助。雖然紙質(zhì)案卷的作用和地位是電子檔案無法取代的，但將人事檔案由原來的單一存儲(chǔ)紙質(zhì)案卷轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)案卷與電子案卷同步存儲(chǔ)，兩種形式的案卷分離保管，是防止涂改、偽造檔案的有力手段。當(dāng)紙質(zhì)案卷遺失、損壞時(shí)，電子案卷又可以起到補(bǔ)充憑證的作用，能在一定程度上降低意外事故造成的損失。也就增強(qiáng)了企業(yè)人事檔案的安全性和可靠性。同時(shí)，存儲(chǔ)形式的電子化也為人事管理和利用全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理提供了良好的基礎(chǔ)。

由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于人事檔案的信息完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改信息個(gè)人存檔信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理。

3、檔案統(tǒng)一編碼，建立電子目錄

由于檔案的保密性，這項(xiàng)工作必須在檔案室中進(jìn)行，把檔案室內(nèi)地上隨意堆放的檔案，集中編碼，并裝訂在統(tǒng)一的檔案袋中，并把其個(gè)人基本信息（包括姓名、身份證號(hào)、籍貫、家庭住址、年齡、合同簽訂日期、出生年月、單位、工種、參加工作時(shí)間等）輸入電腦，建立電子目錄從而方便以后檔案的查找工作。

4、建立檔案借閱機(jī)制

由于人事檔案的保密性與服務(wù)性，參照檔案法以及結(jié)合我礦的實(shí)際情況， 制定了一系列了檔案借閱制度，職工在借閱或者查閱檔案時(shí)必須按照相應(yīng)的流程進(jìn)行，并填寫檔案借閱記錄表，不得通過管理員隨意查看及借走檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案的安全性、保密性的管理。

三、推廣效果

該項(xiàng)目首次全面性地實(shí)現(xiàn)了人事檔案及勞動(dòng)合同電子檔的建立及規(guī)范化的放置與借閱，極大的縮短了檔案的查閱時(shí)間，提高了工作效率，而且避免了職工勞動(dòng)合同到期未能及時(shí)續(xù)訂或解除給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)現(xiàn)了檔案的安全性管理，勞動(dòng)合同的高效安全管理，避免了檔案丟失、為職工檔案的后期使用做出了重要貢獻(xiàn)。