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        淺析文書檔案信息的電子化

        2017-08-17 13:04:28張繼超
        卷宗 2017年19期
        關(guān)鍵詞:文書檔案電子化科學(xué)化

        張繼超

        摘 要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,檔案管理工作顯得越來越重要。在檔案管理工作中,文書檔案是其重要組成部分。電子信息技術(shù)的興起,促進(jìn)了文書檔案信息的電子化的進(jìn)程。文書檔案信息的電子化具有獨(dú)特的優(yōu)勢,但也同時存在很多的問題。本文針對文書檔案信息的電子化這一課題從三個方面對其進(jìn)行了論述:首先是對文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了論述,然后指出了文書檔案信息電子化管理中存在的問題,最后對改革措施和解決辦法進(jìn)行了探討,希望能夠給相關(guān)從業(yè)人員的研究起到一定的參考作用。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;電子化;科學(xué)化

        1 文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

        1.電子檔案能使辦公效率大大提高

        計算機(jī)在對信息的處理方面擁有非常強(qiáng)大的功能,電子檔案是存儲在光盤或者磁盤等介質(zhì)中的,計算機(jī)在文書檔案信息電子化中的應(yīng)用有著非常明顯的優(yōu)勢。在傳統(tǒng)的檔案管理中,依靠人力,在對信息進(jìn)行收集時難免會出現(xiàn)漏抄或者字跡不清楚的情況,而使用計算機(jī)參與到文書檔案管理中就可以有效的解決這方面的問題,同時提高了信息收集、存儲的效率。我們認(rèn)為,文書檔案實(shí)現(xiàn)信息的電子化不僅方便、快捷,并且也大大提高了工作效率,同時也節(jié)約了人力成本,具有明顯優(yōu)勢。

        2.電子傳輸能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享

        在沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案信息電子化以前,由于只是單純的手工操作,大大降低了信息的共享程度,從而導(dǎo)致了大量信息的閑置與浪費(fèi),并且在需要某一個特定文件時,尋找需要花費(fèi)很長的時間。文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn),有助于提高檔案的利用率和利用效果,增強(qiáng)文書檔案工作人員的工作效率,提高工作水平。同時,文書檔案信息的電子化也使管理人員能夠更好的掌握檔案室的真實(shí)情況。

        3.電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性

        相對于紙質(zhì)檔案保存中存在易撕、壽命短的缺點(diǎn),電子檔案載體材料的保存則要穩(wěn)定性好一些。紙質(zhì)檔案遇到水或者其他的情況會出現(xiàn)不同程度的破壞,可能會導(dǎo)致檔案資料無法挽回的損失。而電子文件的出現(xiàn),不僅擴(kuò)展了資料的存儲范圍,同時在保存方面也具有很大的優(yōu)勢,可以根據(jù)檔案的情況來選擇不同的存儲載體,比如:光盤、U盤等。而這些載體無論是在存儲還是讀寫方面都非常方便,并且也容易實(shí)現(xiàn)共享,更重要的是壽命比較長,不易受到外界環(huán)境的影響,具有很強(qiáng)強(qiáng)的穩(wěn)定性。

        4.文件傳遞的速度和安全性得以 提高

        檔案在傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)存儲的情況下,在傳遞過程中經(jīng)常會出現(xiàn)丟失或者延誤的情況,這樣往往會給企事業(yè)單位造成不可挽回的損失。而文書檔案信息電子化的出現(xiàn)有效提升了文件傳遞的效率,更好的保證了文件在傳遞過程中的安全性。

        2 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

        1.電子檔案真實(shí)性難以保障

        電子文檔具有可讀性的特點(diǎn),檔案從業(yè)人員在進(jìn)行存檔時可以不斷的輸入和修改,并且修改后也不會留下痕跡,所以無法體現(xiàn)檔案的原始性。另外,由于電子檔案無法蓋章和簽名,電子檔案的真?zhèn)涡噪y以辨別,進(jìn)一步導(dǎo)致了電子檔案的真實(shí)性無法保證。

        2.電子檔案的安全性問題日益突出

        在當(dāng)今時代,經(jīng)常會出現(xiàn)電子信息被網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截的現(xiàn)象,很多重要的信息被黑客控制,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的不斷涌現(xiàn),進(jìn)一步造成了電子信息丟失、損毀等嚴(yán)重后果。我們在享受文書檔案信息電子化給我們帶來的方便、快捷的同時,電子檔案的安全性卻日益受到威脅,嚴(yán)重的甚至?xí)o企事業(yè)單位帶來無法挽回的后果。

        3.電子文件兼容問題

        電腦軟件存在通用性較差的缺點(diǎn),在不同的系統(tǒng)下生成的電子文件無法實(shí)現(xiàn)通用,或者是軟件的不同導(dǎo)致了電子文件格式的差異,所以這就給檔案從業(yè)人員無形中增加了工作量,提高了文書檔案管理的成本。

        4.要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

        文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn),對文書檔案管理人員的要求也有了很大的提高。檔案管理人員只有具備較高的技術(shù)水平和文化水平才能更好的進(jìn)行文書檔案的管理。

        3 改革措施和解決辦法

        1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

        實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離,能夠有效的保證文書檔案信息電子化的安全。我們可以在第一層設(shè)置一個路由器,由路由器對不明地址或者來源不明的服務(wù)進(jìn)行屏蔽。第二層設(shè)置一個防火墻。防火墻大部分都具有相關(guān)的認(rèn)證機(jī)制,一般情況下我們將防火墻的功能歸納為以下五類:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

        2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        首先要加強(qiáng)對檔案管理硬件方面的投入,有效提高檔案室硬件環(huán)境。然后是強(qiáng)化對文書檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn),切實(shí)提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。第三是提高檔案管理相關(guān)部門的合作與交流。

        4 結(jié)束語

        信息化時代的到來,科學(xué)技術(shù)取得了巨大的提升和進(jìn)步,而作為檔案管理工作的重要構(gòu)成部分,文書檔案記錄了歷史發(fā)展的進(jìn)程,更是企事業(yè)單位重大事件、歷史軌跡的再現(xiàn)者。時代的進(jìn)步促進(jìn)了文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn),并且代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn),即大大的提高了文書檔案工作的工作效率,同時也帶來了很多問題。我們要揚(yáng)長避短,不斷的提升和改善文書檔案信息電子化中出現(xiàn)的問題,更好的保證電子檔案的真實(shí)性和安全性。同時,檔案從業(yè)人員也要充分重視檔案信息電子化給我們帶來的挑戰(zhàn),不僅對我們的技能有了更高的要求,同時也要求我們必須具有較強(qiáng)的責(zé)任意識,因此,我們要不斷的學(xué)習(xí)新技能,充實(shí)自己,更好的提高自己的綜合素質(zhì),才能更好的完成文書檔案信息電子化的工作,為單位創(chuàng)造更多的價值。

        參考文獻(xiàn)

        [1]柳青、董娟、林雪.《信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策》[J].《中國成人教育》,2005(04).

        [2]俞錦福.探討文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].《時代報告》2011(12).

        [3]李明珠.信息電子化在文書檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].《現(xiàn)代企業(yè)文化.理論版》2011(13).

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