韋華方

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案管理工作內(nèi)容在不斷整合，作為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理來說也需要進(jìn)行新的調(diào)整，基于此檔案管理員的自身業(yè)務(wù)水平也要不斷強(qiáng)化，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，強(qiáng)化檔案管理，提升其利用價值是非常值得重視的方面，在此，本文分析了相關(guān)工作內(nèi)容，也明確了財務(wù)檔案管理過程中的弊端，同時也提出了提高檔案優(yōu)化效率的有效措施，旨在通過簡明分析，提高認(rèn)識，也為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作盡有效助力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務(wù)檔案管理；弊端；優(yōu)化策略

在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中，工作任務(wù)較為繁瑣，涉及到諸多財務(wù)數(shù)據(jù)的收集與整理，所以財務(wù)檔案管理應(yīng)該從具體內(nèi)容出發(fā)，通過管理的合理性，提高對于財務(wù)檔案的利用效率，也為相關(guān)人員提供更加科學(xué)的借鑒，下面通過分析，也進(jìn)一步明確財務(wù)檔案利用的價值，以此也能為財務(wù)檔案管理的有效發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，下面具體分析：

1 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的弊端

1.1 缺乏規(guī)范的管理制度

對于財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的建立，雖然在財務(wù)檔案管理規(guī)章制度上做了明確規(guī)定，但由于財務(wù)檔案管理制度的落后，在實(shí)際工作中，常常出現(xiàn)崗位設(shè)置不明確、檔案借閱查詢流程不規(guī)范等問題。很多管理工作人員沒有根據(jù)具體規(guī)定來進(jìn)行財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的查找與翻閱，同時財務(wù)檔案管理部門和其他部門間的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。在對檔案進(jìn)行利用的背景下，無法實(shí)現(xiàn)便利性與快捷性，同時檔案提取過程中允許工作人員自己提取檔案，所以，檔案的接轉(zhuǎn)存在不密封的情況，還存在借出時間長而不歸還的問題。另外，還有個別人會將財務(wù)檔案抽取出來并涂改，甚至是造假。以上情況對于財務(wù)檔案真實(shí)性與可靠性，包括機(jī)關(guān)檔案管理工作的正常開展都具有不利影響，應(yīng)該給予重視。

1.2 財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展存在缺失

事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展過程中仍然存在許多問題。因為紙質(zhì)財務(wù)檔案在裝訂、整理的過程中沒有進(jìn)行有效的分類，在進(jìn)行電子檔案管理以后，紙質(zhì)檔案的歸檔是極為繁瑣、復(fù)雜的工程，沒有充分發(fā)揮財務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢。在對認(rèn)識檔案使用記錄進(jìn)行分析的過程中，可以發(fā)現(xiàn)，財務(wù)檔案所服務(wù)的對象已經(jīng)擴(kuò)展到諸多部門，而財務(wù)檔案利用的形式也更加多樣化。通過實(shí)踐研究調(diào)查顯示，很多單位仍然運(yùn)用手工操作的形式展開財務(wù)檔案管理工作，所以，工作量極大。在這種情況下，檔案跨單位利用很難充分展現(xiàn)管理系統(tǒng)自身的實(shí)用性，所以，仍然要有紙質(zhì)檔案作為支撐，這對于檔案保管工作的開展十分不利，而且會影響到工作開展的效率。

1.3 財務(wù)檔案過程的利用率低

首先，財務(wù)檔案本身就應(yīng)該具有有效的利用價值，但從實(shí)際事業(yè)單位發(fā)展過程中看，財務(wù)檔案的利用價值不高，也是重要弊端之一，沒有被廣泛使用，財務(wù)檔案的存儲過程中都是較為私密的，同時財務(wù)檔案管理過程中也有部分檔案屬于政府文件等資料，并沒有很大的利用價值，若有公眾提出想要的財務(wù)檔案資源，檔案部門無法提供也是實(shí)際問題，所以，在財務(wù)檔案的利用價值方面，沒有形成良好的利用效率。其次從財務(wù)檔案的整理中涉及到諸多內(nèi)容，因檔案收集與開放過程中尚且有一定時間，所以財務(wù)檔案的利用時效性可能會因保存時間問題受到限制，尤其在財務(wù)檔案管理過程中一些重要的財務(wù)數(shù)據(jù)，必須滿足一定要求，才能開放，可以說財務(wù)檔案不是新聞，并不存在時效性，這就對于人們的利用產(chǎn)生阻礙，尤其在信息時代，財務(wù)檔案管理過程往往與其脫軌，造成了財務(wù)檔案信息超載現(xiàn)象，基于時代發(fā)展，人們對于財務(wù)檔案的關(guān)注也會越來越少，這就造成了相關(guān)利用率問題低等問題產(chǎn)生。

2 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的優(yōu)化途徑

2.1 提升財務(wù)檔案管理的意識與重視

要想做好事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作，必須要從提升財務(wù)檔案管理的重視程度著手。事業(yè)單位內(nèi)部必須要意識到財務(wù)檔案管理工作的必要性與重要性，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部的檔案管理意識，檔案管理人員不僅要做好財務(wù)檔案管理工作，同時還要做好財務(wù)檔案的監(jiān)督工作，真正形成主人翁意識，針對財務(wù)檔案實(shí)施細(xì)致、嚴(yán)格地鑒定與審核，將財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)能力與監(jiān)管作用充分發(fā)揮出來。與此同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也必須要意識到財務(wù)檔案對事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動開展與發(fā)展的重要性，必須要清楚財務(wù)檔案管理對提升事業(yè)單位科學(xué)決策的重要作用，通過領(lǐng)導(dǎo)層以身作則，切實(shí)提升事業(yè)單位內(nèi)部員工的財務(wù)檔案管理意識，力爭為財務(wù)檔案管理工作構(gòu)建一個良好的內(nèi)部環(huán)境，從而有效保障事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素養(yǎng)

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化管理已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然，新常態(tài)下行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作也必定會朝著電子檔案的管理模式發(fā)展。為了滿足這一要求，行政事業(yè)單位應(yīng)該考慮到實(shí)際情況來有針對性地培訓(xùn)檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質(zhì)，從而培養(yǎng)一只具備綜合素質(zhì)與素養(yǎng)的管理隊伍。第一，在形式上加強(qiáng)員工的財務(wù)檔案培訓(xùn)，讓財務(wù)檔案管理的相關(guān)人員擁有學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn)的機(jī)會，利用業(yè)務(wù)交流會議、專家講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等多種方式來完成培訓(xùn)，以此來提高財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平。第二，注重內(nèi)容方面的財務(wù)檔案培訓(xùn)，能夠結(jié)合行政事業(yè)單位的實(shí)際要求來開展財務(wù)相關(guān)知識、檔案管理以及信息化管理等方面的專業(yè)知識內(nèi)容培訓(xùn)，以此來完善從事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)體系，幫助財務(wù)檔案管理人員提升工作能力。

2.3 實(shí)現(xiàn)對財務(wù)檔案規(guī)范化的管理

面對當(dāng)前財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，必須改變傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方法，建立完善的會計電算化管理體制，以保證會計檔案工作的順利進(jìn)行。無論在財務(wù)會計檔案裝訂、立卷上，還是在檔案歸檔及銷毀工作上，都必須嚴(yán)格按照制定的規(guī)范操作。其中，在裝訂會計憑證上，應(yīng)按照要求使用符合要求的裝訂封皮、黏封裝訂線，并且要求會計人員在黏封處印章。對于封皮表面內(nèi)容的填寫，嚴(yán)格按照規(guī)定填寫，并按照相關(guān)規(guī)定編排順序存檔；在對財務(wù)檔案的保存上，應(yīng)嚴(yán)格按照綜合檔案室的要求，將財務(wù)檔案移交給綜合檔案室的相關(guān)單位，并由財務(wù)部門保管。為了保證財務(wù)檔案的有效性，嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定會計檔案的保管期限，并確保檔案室內(nèi)保持干燥，配飾相應(yīng)的防盜、防蛀、防火等安全設(shè)施，以保證財務(wù)檔案的完整性和安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文在明確了事業(yè)單位財務(wù)檔案管理弊端后，又提出了相關(guān)的優(yōu)化策略，基于此，作為財務(wù)檔案管理工作人員，應(yīng)該重視發(fā)展，明確相關(guān)的管理工作的具體實(shí)施策略，同時，應(yīng)該給予高度重視，在管理過程中要結(jié)合本單位的發(fā)展與實(shí)際，有的放矢的實(shí)施各種合理措施，以此推動事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作能夠更進(jìn)一步發(fā)展。

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