摘 要:在人類不斷發(fā)展進(jìn)步的過程中,各種聲音、文字和圖像信息不斷出現(xiàn),而檔案就是對這些信息資源進(jìn)行記錄,檔案對于各個領(lǐng)域的發(fā)展都具有重要作用,因此,如何采取有效措施提升檔案管理質(zhì)量已經(jīng)逐漸受到重視。同時,隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,人類進(jìn)入信息時代,各行各業(yè)都在使用信息技術(shù)提升工作效率和質(zhì)量,所以本文對信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了分析,希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位找到有效的檔案管理策略。
關(guān)鍵詞:信息時代;辦公室檔案管理;工作創(chuàng)新
信息時代的快速發(fā)展既為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇,也帶來了挑戰(zhàn),因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提升了檔案管理工作效率,同時也面臨著更高的工作要求,因此,檔案管理工作需要充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行完善,從而更好地適應(yīng)時代潮流的發(fā)展。在管理檔案時,事業(yè)單位應(yīng)充分發(fā)揮出管理人員的主觀能動性,從而促進(jìn)工作效率的提升和資源的優(yōu)化配置,最大限度地節(jié)省人力、物力和財力。
1 辦公室檔案管理工作中存在的問題
1.1 檔案管理人員缺乏風(fēng)險意識
在新時代的辦公室檔案管理中,其工作環(huán)境呈現(xiàn)出更加開放的特點(diǎn),在管理理念方面也有一定的突破。但是,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,黑客攻擊等惡意行為也不斷出現(xiàn),從而給辦公室檔案管理工作帶來了風(fēng)險。因?yàn)檗k公室檔案包含了很多單位的重要文件,一旦被黑客惡意攻擊網(wǎng)絡(luò)。就會導(dǎo)致文件信息被泄露或者丟失,這對企業(yè)來說是一筆不可挽回的損失。但是,很多辦公室管理人員并沒有意識到這一點(diǎn),再加上檔案管理工作比較繁瑣,他們也沒有時間去兼顧多項(xiàng)工作,所以檔案信息泄露的事情還是時有發(fā)生。
1.2 檔案管理機(jī)制不夠完善
據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),很多單位的辦公室檔案管理都缺乏相對獨(dú)立的管理人員,大部分是由行政部門兼管,再加上沒有制定崗位責(zé)任制,管理體系也不夠健全,所以在檔案管理中就會出現(xiàn)互相推諉責(zé)任、相互扯皮的現(xiàn)象,導(dǎo)致管理責(zé)任的缺失。另外,在檔案管理實(shí)踐中,很多單位并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作,從而導(dǎo)致檔案和文件流失,嚴(yán)重影響到檔案的應(yīng)用效率。
1.3 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不到位
檔案管理工作時一種比較系統(tǒng)、耗時較長的工作,需要一定的時間進(jìn)行長期摸索,還需要基礎(chǔ)設(shè)施的輔助。但是,由于辦公室檔案管理工作條件的限制,單位也沒有投入足夠的資金,所以有些檔案管理工作無法做到位,經(jīng)常性地出現(xiàn)文件缺失或丟失的情況,導(dǎo)致單位面臨一定的損失,檔案管理工作質(zhì)量也因此大打折扣。
1.4 管理隊伍整體素質(zhì)偏低
傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是由閑置人員完成的,但是他們只會一些簡單的計算機(jī)操作,對于軟件的使用并不精通。而檔案信息管理工作不僅要求工作人員掌握基本的計算機(jī)操作,還要熟悉專業(yè)的工作軟件。不同的行業(yè)對于檔案管理工作的要求也有所不同,因此,檔案管理信息化應(yīng)致力于提高管理隊伍的素質(zhì),對員工加大培訓(xùn)力度,培養(yǎng)出合格的檔案管理人員,從而更好地發(fā)揮檔案信息的作用。
2 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略
2.1 管理方面
在信息時代背景下,信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展,能夠滿足人們在不同領(lǐng)域的不同需求,因此,針對我國檔案管理信息化比較分散的現(xiàn)狀,單位在建設(shè)檔案管理信息化的過程中,應(yīng)立足于檔案管理的實(shí)際需求,構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng),還要注意檔案管理管理的統(tǒng)一性。在這個系統(tǒng)中,必須包括全面的已經(jīng)登記的檔案,所有的信息都要按照規(guī)范輸入系統(tǒng)中,從而提升檔案的利用率。同時,如果有個別單位因?yàn)樽匀换蚣夹g(shù)等因素導(dǎo)致信息系統(tǒng)發(fā)生故障,進(jìn)而導(dǎo)致文件損壞或丟失,也可以通過該系統(tǒng)找到備份文件繼續(xù)開展工作,從而降低文件損壞帶來的不利影響。在集中化管理檔案的過程中,事業(yè)單位應(yīng)保證各部門都能應(yīng)用統(tǒng)一的軟件進(jìn)行檔案管理,讓檔案管理更具規(guī)范性,這對于保護(hù)信息資源也具有重要意義。
2.2 信息共享方面
應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人以及部門和部門的距離,從而能夠快速地進(jìn)行信息傳遞和共享。就檔案管理工作來說,因?yàn)槲覈鞑块T的信息資源比較分散,所以信息交流和利用的程度也比較低,不利于提升檔案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)單位的快速發(fā)展。在這種情況下,我國應(yīng)針對檔案管理工作進(jìn)行積極創(chuàng)新,不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),還要創(chuàng)建獨(dú)立的管理團(tuán)隊和平臺,促使各項(xiàng)信息資源能夠?qū)崟r共享,大幅提升資源的利用率。信息共享平臺在運(yùn)行的過程中,工作人員應(yīng)對資源進(jìn)行分類管理,這樣平臺用戶就可以快速找到自己想要的工作信息,有針對性地選擇應(yīng)用資料。為了確保平臺能夠有效運(yùn)行,單位應(yīng)制定相關(guān)措施,鼓勵各部門在日常工作中加強(qiáng)交流,除了完成自身的工作內(nèi)容,還要努力促進(jìn)各部門的合作,合理運(yùn)用信息資源來提升工作效率。另外,各部門在上傳資料時,應(yīng)標(biāo)明資料名稱和來源等信息,從而為使用者提供便利。
2.3 工作人員方面
在信息時代背景下對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,其中最關(guān)鍵的因素就是管理人員。因此,事業(yè)單位只有不斷提升工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神,才能在檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新,從而提升檔案管理工作的效率。其實(shí),檔案管理人員對檔案管理工作的缺陷是最了解的,因此提升管理人員的創(chuàng)新精神,讓他們在日常工作中不斷完善檔案管理中的缺陷,就可以提升檔案管理的質(zhì)量。同時,各個部門的檔案管理人員還要加強(qiáng)交流,通過合作的方式為檔案管理的創(chuàng)新出謀劃策,努力商討出一套適合單位實(shí)際的檔案管理機(jī)制。另外,上級部門應(yīng)對提出可行性建議的員工進(jìn)行鼓勵,引導(dǎo)員工認(rèn)識到創(chuàng)新意識的重要性,激勵他們?yōu)閱挝坏陌l(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策,為創(chuàng)設(shè)一個良好的工作環(huán)境而不斷努力,這既是為員工個人謀福利,也是推動單位不斷進(jìn)步的動力。
3 結(jié)語
綜上所述,作為事業(yè)單位管理工作中的一部分,辦公室檔案管理工作會影響到其他工作的開展。在信息時代背景下,只有提高檔案管理人員的信息管理意識,加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度,健全辦公室檔案管理制度,增加基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入,才能有效提高管理工作效率,全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。
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作者簡介
段茜,本科,宜昌市港航管理局。