田煜

摘 要：安全性是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的四大評(píng)價(jià)指標(biāo)之一，由于對(duì)安全性內(nèi)涵和外延缺乏全面的認(rèn)知，人們對(duì)其評(píng)價(jià)亦具有一定的片面性。文章以實(shí)踐為基礎(chǔ)，提出了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案安全性衡量標(biāo)準(zhǔn)、判斷方法及管控措施，以提升人們對(duì)安全性內(nèi)涵和外延的認(rèn)知水平和管控能力。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；安全性；標(biāo)準(zhǔn)；方法；措施

重大建設(shè)項(xiàng)目在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中占有舉足輕重的地位，作為記錄其建設(shè)過程和概貌的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全性不容忽視。安全性的衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么？如何判斷項(xiàng)目檔案的安全性？怎樣保障項(xiàng)目檔案的安全性？下面就上述問題進(jìn)行一些分析探討。

1安全性衡量標(biāo)準(zhǔn)

1.1實(shí)體安全

1.1.1 載體的安全性。載體作為記錄、存儲(chǔ)檔案信息的有形物體，是項(xiàng)目檔案安全性的根基。因此，在選擇書寫紙、印刷紙、描圖紙時(shí)，制作需長久保存的文件應(yīng)選擇U級(jí)或A級(jí)，錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性，長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

1.1.2 記錄材料的安全性。從古代使用的墨、油墨、印臺(tái)油、印泥等，到近現(xiàn)代的感光、磁性、染料、晶態(tài)、非晶態(tài)等新型檔案記錄材料，都有其自身優(yōu)勢(shì)和生命周期，作為需要長久保管的項(xiàng)目檔案的記錄材料，在選擇上應(yīng)從長計(jì)議，不應(yīng)用易褪色的書寫材料書寫、繪制。

1.1.3 記錄方式的安全性。鉛筆作為施工現(xiàn)場(chǎng)常用的書寫工具，因其以黏附的方式與紙張結(jié)合應(yīng)避免使用；復(fù)寫紙、藍(lán)圖線條等以吸收方式與紙張結(jié)合，非常容易滲化擴(kuò)散，應(yīng)盡量減少使用；復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。[1]

1.2 信息安全

1.2.1 形成過程的安全性。重大建設(shè)項(xiàng)目中一些尖端科研成果的轉(zhuǎn)化項(xiàng)目，涉及專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、商業(yè)機(jī)密等內(nèi)容，在其形成過程中的檔案信息安全防護(hù)尤其重要。因此，提前預(yù)判并采取有效手段預(yù)防項(xiàng)目檔案形成過程中的失密泄密現(xiàn)象，是確保項(xiàng)目檔案信息安全的重中之重，以避免為日后管理埋下重大安全隱患。

1.2.2 信息傳遞的安全。項(xiàng)目檔案來源于不同參建單位，在項(xiàng)目檔案傳遞過程中應(yīng)做到接觸信息人員可靠；信息傳遞渠道安全；信息交接手續(xù)完備。

1.2.3 信息的可識(shí)別性。采用新型載體形式存儲(chǔ)的檔案信息，應(yīng)具有保密性、完整性和可用性，授權(quán)實(shí)體按要求可訪問和使用數(shù)據(jù)資源，加密數(shù)據(jù)連同密碼一并歸檔。

1.3 保管安全

1.3.1 保管環(huán)境的安全性。應(yīng)設(shè)立臨時(shí)檔案室專門保管項(xiàng)目檔案，按照“八防”要求配備必要的監(jiān)控、安防等設(shè)備設(shè)施，并確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，及時(shí)跟蹤掌控項(xiàng)目檔案保管狀況。

1.3.2 保密措施的合理性。關(guān)乎國計(jì)民生和國家戰(zhàn)略安全利益的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案，記載了大量國家秘密、商業(yè)機(jī)密，在保密期內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案秘密知悉者的安全教育，嚴(yán)格落實(shí)保密措施，既確保密級(jí)檔案的正當(dāng)合理利用，又確保項(xiàng)目檔案信息不失密、不泄密。

1.3.3 應(yīng)急預(yù)案的可行性。項(xiàng)目檔案的重要性決定了必須具有防范意識(shí)，制定可行的應(yīng)急預(yù)案，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，以能有效應(yīng)對(duì)不測(cè)為目標(biāo)，確保項(xiàng)目檔案實(shí)體和信息的絕對(duì)安全。

1.4 管理安全

1.4.1 制度安全。全面落實(shí)“三納入”“四參加”“五同步”的管理模式，在收集、整理、歸檔等方面構(gòu)建了適應(yīng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案安全管理需要的制度，在制度上為項(xiàng)目檔案安全管理提供保障。

1.4.2 機(jī)制安全。把項(xiàng)目檔案安全管理納入建設(shè)項(xiàng)目安全管控體系，培養(yǎng)參建人員安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，創(chuàng)造安全輿論氛圍，提升安全管控能力，構(gòu)建項(xiàng)目檔案安全管理的長效機(jī)制，能及時(shí)應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)。[2]

1.4.3 利用安全。項(xiàng)目檔案在施工期間的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守查詢借閱制度，辦理借閱審批手續(xù)，必要時(shí)可與借閱人簽訂安全保密協(xié)議，并根據(jù)借閱內(nèi)容和利用目的，選擇合理的利用方式，確保查閱的項(xiàng)目檔案信息不傳播、不擴(kuò)散，借出的項(xiàng)目檔案能及時(shí)完璧歸趙。

1.4.4 人員安全。在重大建設(shè)項(xiàng)目中配備了思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具備一定檔案專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員，通過安全保密教育，能適應(yīng)項(xiàng)目檔案安全管理需要，為項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全保駕護(hù)航。

2 安全性判斷方法

2.1 望聞問切法。望聞問切法就是借鑒古代中醫(yī)的“四診法”，通過現(xiàn)場(chǎng)觀察、聽取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)詢、審閱檔案的方式，綜合判斷項(xiàng)目檔案安全性程度的方法。具體包括以下方面：①觀察項(xiàng)目檔案的整體安全狀況，以及保管條件、設(shè)備設(shè)施、消防等是否符合要求。②聽取項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況、項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況匯報(bào)，是否有關(guān)于項(xiàng)目檔案安全管理目標(biāo)和措施。[3]③詢問安全管理制度、查詢借閱制度、保密制度等的落實(shí)情況。④審閱項(xiàng)目檔案交接記錄、查詢借閱記錄、安全檢查記錄、文件流轉(zhuǎn)記錄等是否真實(shí)、完整體現(xiàn)項(xiàng)目檔案的安全管理過程。

2.2 重點(diǎn)關(guān)注法。重點(diǎn)關(guān)注法是指在項(xiàng)目檔案安全管理過程中由于主客觀因素的影響，容易被忽視，或者在以往的項(xiàng)目檔案安全檢查、驗(yàn)收時(shí)經(jīng)常存在問題的方面，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。具體內(nèi)容包括：①項(xiàng)目檔案有無用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不易長期保存的字跡材料。②是否去除了塑料皮、金屬物等不利長久保存的附屬物。③復(fù)寫紙、熱敏紙為載體的易褪色文件是否進(jìn)行了復(fù)制保存。④電子檔案是否進(jìn)行了異地異質(zhì)備份。⑤涉密文件在組卷、信息上網(wǎng)方面是否作了限制性規(guī)定。⑥新型載體檔案的可讀性風(fēng)險(xiǎn)、可控性風(fēng)險(xiǎn)、可用性風(fēng)險(xiǎn)是否具有應(yīng)對(duì)措施。[4]

2.3 網(wǎng)絡(luò)追蹤法。網(wǎng)絡(luò)追蹤法就是利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎，查看被驗(yàn)收重大建設(shè)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)信息，是否存在目前不能披露或公開的項(xiàng)目信息，來判斷項(xiàng)目檔案信息安全管理狀況的方法。此方法既能及時(shí)驗(yàn)證項(xiàng)目檔案信息的失密泄密情況，又能通過網(wǎng)絡(luò)追蹤劃清責(zé)任界面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

2.4 容災(zāi)測(cè)試法。容災(zāi)測(cè)試法就是由專業(yè)技術(shù)人員針對(duì)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行容災(zāi)測(cè)試，驗(yàn)證系統(tǒng)容災(zāi)能力的方法。根據(jù)重大建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，必要時(shí)可檢驗(yàn)各種災(zāi)難發(fā)生時(shí)，該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的RTO、RPO等指標(biāo)是否達(dá)到該系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的災(zāi)難恢復(fù)需求等級(jí)。并通過預(yù)案走查、評(píng)審、模擬、演習(xí)等手段，對(duì)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案進(jìn)行測(cè)試，確定其有效性，以最大限度減小災(zāi)害對(duì)項(xiàng)目檔案安全性的威脅。

3 安全性保障措施

3.1 納入項(xiàng)目建設(shè)安全體系。應(yīng)與項(xiàng)目主管部門充分溝通協(xié)調(diào)，把項(xiàng)目檔案的安全納入項(xiàng)目建設(shè)安全體系，統(tǒng)一部署、統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一評(píng)估。在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加檔案安全管理的具體要求，如：載體規(guī)格和技術(shù)參數(shù)；字跡材料的選擇標(biāo)準(zhǔn)；文件移交前的安全保密責(zé)任；文件傳遞方式和渠道等。投標(biāo)方需對(duì)檔案安全管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，為項(xiàng)目檔案安全管理奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 強(qiáng)化監(jiān)理單位過程管控。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案安全管理工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[5]正視專業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員不足、檔案行政管理部門全程指導(dǎo)缺位、參建人員檔案安全意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)，充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目監(jiān)理單位的積極性，是目前提升項(xiàng)目檔案安全管理水平的有效手段。

3.3 落實(shí)質(zhì)保金支付會(huì)簽制度。建立質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，是實(shí)踐證明行之有效的管控手段。即向參建單位退還檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。這樣以招標(biāo)文件為基礎(chǔ)，以建設(shè)合同為依據(jù)，以支付會(huì)簽為手段，實(shí)行項(xiàng)目檔案出現(xiàn)重大安全問題一票否決的質(zhì)保金管控體系，對(duì)提升項(xiàng)目檔案安全管理水平具有重要意義。

3.4 構(gòu)建技防輔助體系。綜合運(yùn)用技術(shù)手段構(gòu)建項(xiàng)目檔案安全技防輔助體系，確保項(xiàng)目檔案實(shí)體和信息的安全保密。常用方法如下：在利用上，對(duì)每一個(gè)查閱人從查閱登記到查閱結(jié)束進(jìn)行全程跟蹤記錄，實(shí)行電子登記；在保密上，確保涉密信息不上網(wǎng)，涉密檔案不外借；在信息安全上，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，政務(wù)網(wǎng)與局域網(wǎng)進(jìn)行邏輯隔離；在數(shù)據(jù)安全上，采取數(shù)據(jù)庫備份、異地備份等。[6]

3.5 建立追責(zé)和倒逼機(jī)制。建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，輔之以嚴(yán)厲的懲戒手段，使制度的執(zhí)行效果不打折扣；同時(shí)，緊握“未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”[7]這把尚方寶劍，倒逼建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位抓源頭治理和過程管控，減少亡羊補(bǔ)牢式突擊補(bǔ)救，建立項(xiàng)目檔案安全管理的長效機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案安全性的重要保障。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司 來稿日期：2017-04-05）