王富忠
扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。筆者以河南省濮陽縣為例,依據(jù)兩年的扶貧工作實踐,結(jié)合扶貧檔案資料產(chǎn)生的來源、種類、特點等特征,對縣、鄉(xiāng)、村三級的扶貧檔案的分類、歸檔范圍、整理方法、保管期限等略作論述。
1 扶貧檔案的種類劃分
在整個精準扶貧工作運行中,從中央到村,都會產(chǎn)生很多檔案資料,本文對中央、省、市級扶貧檔案不作論述,僅對縣、鄉(xiāng)、村三級在扶貧工作中產(chǎn)生的各種門類、各種載體的檔案資料進行調(diào)研與解析。
1.1 產(chǎn)生扶貧檔案資料的主體。以河南省濮陽縣為例,為做好扶貧工作,該縣成立有精準扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組,屬于領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),精準扶貧工作指揮部,成員單位有十多個,下設(shè)辦公室,辦公室設(shè)在縣扶貧辦,屬于日常辦事機構(gòu),工作中的文件來源多數(shù)是扶貧辦或各個成員單位部門,但基本上都是以精準扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組或精準扶貧工作指揮部的名義下發(fā)的。由此可見,就縣級來看,產(chǎn)生扶貧檔案材料的主體是:精準扶貧工作指揮部下屬的縣扶貧辦及各個成員單位。鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府亦設(shè)有鄉(xiāng)(鎮(zhèn))扶貧攻堅指揮部,負責(zé)全鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的扶貧攻堅工作,在整個扶貧攻堅工作中,也會產(chǎn)生各種門類和不同載體的扶貧檔案。村級也設(shè)有扶貧攻堅指揮部,在整個扶貧攻堅工作中,同樣也會產(chǎn)生各種門類和不同載體的扶貧檔案。因此說,精準扶貧檔案在縣級(含縣級)以下可以分縣、鄉(xiāng)、村三級整理、分別保管。
1.2 扶貧檔案資料的種類。在整個扶貧工作中,既有國家、省、市下發(fā)的文件材料,也有縣、鄉(xiāng)、村三級產(chǎn)生的文件材料;既有扶貧工作計劃、方案、總結(jié)等,也有各種扶貧統(tǒng)計報表;既有扶貧資金使用方面的文件材料,也有扶貧項目開發(fā)、建設(shè)等方面的文件材料;既有紙質(zhì)載體的檔案材料,也有聲像、電子等特殊載體的檔案材料;既有綜合性檔案材料,也有特指性文件(主要是針對貧困戶或者貧困戶個人的文件材料)材料。從不同載體的角度來劃分,可分為紙質(zhì)類檔案和特殊載體類檔案。在紙質(zhì)檔案材料中,按照檔案材料形成的性質(zhì)來劃分,可以再劃分出項目類和會計檔案類,其余的各種檔案材料,再劃分為綜合管理類和一戶一檔類。由此可見,縣級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別;鄉(xiāng)級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別;村級扶貧檔案種類可分為綜合管理類、項目類、特殊載體類和一戶一檔類四個類別。需要特別說明的是,鄉(xiāng)級扶貧檔案中,完全可以把村級扶貧檔案的一戶一檔類,作為備份保存在鄉(xiāng)級扶貧檔案中,也就是說,鄉(xiāng)級扶貧檔案可以是四類,也可以是五類。
2 扶貧檔案的收集范圍
2.1 綜合管理類扶貧檔案的收集范圍。
2.1.1 縣、鄉(xiāng)兩級的扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下十個方面:①上級部門制定的扶貧政策性文件材料;②上級領(lǐng)導(dǎo)到本級檢查、視察精準扶貧工作形成的文件材料;③本級成立扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及其責(zé)任分工的文件材料;④本級精準扶貧工作中召開的各種會議性材料,包括領(lǐng)導(dǎo)小組會、黨組會、辦公會、聯(lián)席會等各種會議產(chǎn)生的紀要、記錄、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報等;⑤本級精準扶貧工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)性文件材料,包括政策性和業(yè)務(wù)性的計劃、總結(jié)、實施方案、統(tǒng)計、意見等文件材料以及向上級部門的請示和上級的批復(fù)等;⑥表彰類文件材料;⑦扶貧資金、資產(chǎn)管理等文件材料,包括資金使用、資金落實等方面的文件材料;⑧本級精準扶貧培訓(xùn)方面的材料;⑨督導(dǎo)、督查方面形成的材料;⑩下級報送的各種文件材料。
2.1.2 村級扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下六個方面:①上級部門制定的扶貧政策性文件材料;②上級領(lǐng)導(dǎo)到本級檢查、視察精準扶貧工作形成的文件材料;③本村脫貧攻堅工作中召開的各種會議性材料;④本村在精準識別當中產(chǎn)生的各種文件材料;⑤本村在精準幫扶當中產(chǎn)生的各種文件材料,包括幫扶工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計報表等;⑥本村在精準脫貧當中產(chǎn)生的各種文件材料。
2.2 特殊載體類扶貧檔案的收集范圍。分以下四個方面:①上級領(lǐng)導(dǎo)到本地檢查、指導(dǎo)扶貧工作的錄音、錄像、照片、電子數(shù)據(jù)等材料;②本級在扶貧工作中產(chǎn)生的錄音、錄像、照片、電子數(shù)據(jù)等材料;③在精準扶貧工作中形成的實物檔案;④扶貧工作網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件、元數(shù)據(jù)。
2.3 項目類扶貧檔案的收集范圍。大致可分以下七個方面:①項目的立項、請示、批復(fù)、實施方案等文件材料;②項目可行性報告等文件材料;③項目實施合同、協(xié)議等文件材料;④招投標形成的文件材料及簽訂的合同、保密責(zé)任書、廉政責(zé)任書、保密承諾書等;⑤項目設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備儀器等方面的文件材料;⑥項目竣工驗收等文件材料;⑦項目資金分配方案、計劃的批復(fù)等方面的文件材料。
2.4 一戶一檔類檔案的收集范圍。大致可分為以下十個方面:①貧困戶申請書;②對貧困戶家庭的信息采集方面的各種材料,包括貧困戶家庭成員的戶口本、身份證、殘疾證、銀行卡(銀行存款單)等復(fù)印件,信息采集表、明白卡等;③在識別過程中形成的紙張或其他載體的照片;④在識別過程中形成的其他有關(guān)檔案材料;⑤在幫扶過程中,針對貧困戶形成的幫扶計劃、方案、總結(jié)以及幫扶過程中形成的各種統(tǒng)計報表;⑥在幫扶過程中,針對貧困戶形成的各種統(tǒng)計報表;⑦在幫扶過程中形成的紙張或其他載體的照片;⑧在幫扶過程中形成的其他檔案材料;⑨在脫貧過程中形成的小組申請、核算表等材料;⑩在脫貧過程中形成的其他材料。
3 扶貧檔案的整理
3.1 綜合管理類檔案的整理方法。綜合管理類檔案的整理可以參照歸檔文件整理的方法整理,整理標準按照《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)和《歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2000)實施細則(試行)》(豫檔發(fā)【2001】9號)規(guī)范整理。屬類別設(shè)類、保管期限劃分、文件的排列、裝訂等問題本文不予議論。
3.2 項目類檔案的整理方法。項目類檔案的整理可以參照科學(xué)技術(shù)檔案整理的方法整理。具體整理標準按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)規(guī)范整理,其分類方案的設(shè)置、保管期限的劃分、卷內(nèi)文件的排列等問題,本文亦不再贅述。
3.3 會計檔案類的整理方法。會計檔案類的整理參照國家財政部、國家檔案局第79號令《會計檔案管理辦法》整理。
3.4 一戶一檔類檔案的整理方法??梢园匆韵聝煞N方法整理:一是采用軟卷皮裝訂,以檔案盒為保管單位,可一盒多卷,也可一盒一卷;二是以檔案袋為保管單位,散裝在檔案袋內(nèi),一戶一袋一個檔案號。兩種整理方法都需要有案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表(軟卷皮封面格式見表1;卷內(nèi)文件目錄見表2;備考表見表3;案卷目錄格式見表4)。卷內(nèi)文件排列,可以采用兩種排列方法:一是按照卷內(nèi)文件產(chǎn)生時間先后順序排列;二是把一戶一檔的所有檔案資料分為精準識別、精準幫扶、精準脫貧三個屬類別,再在三個屬類別內(nèi)按照文件資料產(chǎn)生的時間先后順序排列。編寫頁碼采用在有效文字頁面正面的右上角,反面的左上角編寫,采用碳素墨水筆書寫。如果按照案卷整理的話,去掉金屬物,采用“三孔一線”的裝訂方法在案卷的左側(cè)裝訂。排卷是一個行政村一個大流水號,其順序按扶貧工作中的習(xí)慣排列順序。
表1軟卷皮封面格式
參考文獻:
國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室頒發(fā)的“檔發(fā)【2016】13號”文件(國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于印發(fā)《精準扶貧檔案管理辦法》的通知).
(作者單位:濮陽縣檔案局 來稿日期:2017-04-15)