黃育賢

【摘要】在企業(yè)的不斷壯大發(fā)展中，企業(yè)的職工為企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵的作用，越來越多的企業(yè)重視員工各方面的管理，其中職工的檔案管理作為對職工的工作情況記錄、考核，以及個人基本信息的記載，越來越受到企業(yè)的關(guān)注，有效利用職工的人事檔案能為企業(yè)創(chuàng)造意想不到的效益。但是由于很多的企業(yè)對人事檔案管理認(rèn)識不足，造成很多的企業(yè)的職工檔案資料不齊全，檔案質(zhì)量不高，檔案管理混亂等問題，所以我國的企業(yè)急需創(chuàng)建新的職工檔案模式。本文研究分析了我國當(dāng)代企業(yè)員工檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題，并給出了檔案管理創(chuàng)新的意見，希望能夠幫助企業(yè)了解創(chuàng)建新的企業(yè)職工檔案模式，更好地為企業(yè)和職工服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】職工檔案；檔案管理；新模式

前言

企業(yè)的職工檔案管理是企業(yè)日常工作的一項(xiàng)重要的工作，企業(yè)通過建立職工檔案來了解企業(yè)員工的學(xué)歷、基本情況、工作年限等。隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)職工檔案的管理模式從以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是隨著新管理模式的出現(xiàn)，檔案管理存在的問題也日益突出。很多的企業(yè)對電子檔案管理還處于空白狀態(tài)，企業(yè)實(shí)行電子檔案管理還只是在做表面功夫，并沒有深入貫徹執(zhí)行。所以創(chuàng)建企業(yè)職工管理新模式，并且讓更多的企業(yè)了解和運(yùn)用新模式是企業(yè)檔案管理的必然趨勢。

一、我國當(dāng)代企業(yè)員工檔案管理模式的現(xiàn)狀分析

企業(yè)職工檔案是勞動法的基本要求，并且企業(yè)員工可以在合法利益受侵害時根據(jù)企業(yè)的職工檔案來維護(hù)自身的權(quán)益。目前很多的企業(yè)都為職工辦理“五險(xiǎn)一金”，“五險(xiǎn)一金”的辦理也需要職工檔案來作為依據(jù)。檔案材料內(nèi)容的不連貫或者前后不統(tǒng)一都給職工辦理相關(guān)手續(xù)帶來很大不便。

二、企業(yè)職工檔案管理模式存在的問題

1.對新形勢檔案管理認(rèn)識不足，檔案管理處于原始狀態(tài)。我國很多的企業(yè)對于新的管理模式認(rèn)識不足，檔案管理還處于原始的狀態(tài)，檔案還是以往的紙質(zhì)檔案，檔案上交后由專門的檔案管理人員進(jìn)行保存，但是由于檔案保存時間長，容易造成很多的檔案不同程度的受損，降低了檔案的質(zhì)量。

2.對電子檔案和數(shù)字化檔案管理了解不夠。由于電子檔案和數(shù)字檔案新模式不斷發(fā)展，很多的企業(yè)開始實(shí)行這種新的模式，但是大多數(shù)的企業(yè)對于這種新模式的了解還是處于空白狀態(tài)，同時不能對其進(jìn)行相關(guān)的操作，很多的企業(yè)對新模式還處于觀望的態(tài)度，并沒有深入的實(shí)行。

3.對檔案管理理念的重要性沒有足夠認(rèn)識。很多的企業(yè)對員工檔案的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為職工檔案的作用不大，并且在檔案填寫時過于隨意，某些內(nèi)容與實(shí)際不符。同時對員工檔案只是忠于保存，并沒有發(fā)揮企業(yè)檔案的重要性。

4.缺少檔案管理人才。很多的企業(yè)對檔案管理人員培訓(xùn)不夠，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式，檔案的管理模式循規(guī)蹈矩，跟不上企業(yè)的發(fā)展需求。很多的檔案管理人員墨守成規(guī)還是采取傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代檔案管理的人才。

三、創(chuàng)新企業(yè)職工檔案管理模式的對策分析

1.提高思想認(rèn)識，創(chuàng)新管理觀念。很多企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識還處于簡單地將檔案進(jìn)行整理后的收藏。其實(shí)，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，并且涉及職工各方面的情況。企業(yè)職工的“五險(xiǎn)一金”也是依據(jù)職工的檔案，因此必須提高企業(yè)對職工檔案的管理，對收集到的檔案材料，查看手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，對其進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期整改歸檔。企業(yè)應(yīng)對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高管理效率。

2.建立電子檔案新模式，創(chuàng)新管理流程。隨著電子科技的發(fā)展，檔案的管理也朝著電子信息化發(fā)展。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的快速查閱，把不同部門的職工檔案進(jìn)行合理分類，并且減少人工消耗，提高企業(yè)職工檔案的管理效率。

3.加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，創(chuàng)新質(zhì)量監(jiān)督體系。由于企業(yè)職工檔案具有多種用途，所以檔案的重要性不容忽視。并且在需要借閱時必須經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后才可借閱，并按照規(guī)定時間進(jìn)行歸還。

4.注重檔案管理人員的素質(zhì)提升，創(chuàng)新綜合管理。無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是現(xiàn)代化的電子檔案管理，都需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行操作，因此，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和基本工作流程。企業(yè)可以加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練操作現(xiàn)代電子檔案，鼓勵管理人員多學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的最新知識，武裝自己的頭腦，提高自身的素質(zhì)，在工作中盡量避免因?yàn)闄n案管理不到位給企業(yè)造成損失。

四、總結(jié)

企業(yè)職工的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，并且對企業(yè)和職工具有重要意義。在電子科技發(fā)展迅速的今天，檔案的管理模式也需要不斷創(chuàng)新。電子檔案的管理模式與傳統(tǒng)的管理模式相比可以節(jié)約人工，并且方便隨時查看，提高檔案利用率，同時可以避免檔案紙張因多次翻閱而造成的損傷，也可以對職工檔案及時審查，及早發(fā)現(xiàn)企業(yè)職工檔案的不足，提高企業(yè)職工檔案的質(zhì)量。因此企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)新職工檔案管理新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，提升職工檔案的“含金量”。

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