陳帥

【摘要】隨著現(xiàn)代社會的高速發(fā)展和信息化技術在各個行業(yè)的普及、推廣，檔案管理行業(yè)如何構建合理科學的檔案管理體系成為當前的主要問題。根據(jù)檔案管理以往的弊端，在網(wǎng)絡發(fā)展環(huán)境下，提出構建檔案管理資源共享體系，發(fā)揮檔案管理在社會中的作用。

【關鍵詞】網(wǎng)絡環(huán)境；檔案管理；資源共享體系

引言

隨著現(xiàn)代社會辦公自動化的推廣和電子信息技術的不斷普及，為了滿足現(xiàn)代信息發(fā)展的需要，電子檔案在檔案管理中的發(fā)展逐漸普及開來，并且隨著電子檔案的發(fā)展推動了檔案管理信息在互聯(lián)網(wǎng)上共享體系的形成。怎樣合理利用信息資源的共享體系，實現(xiàn)檔案管理發(fā)揮優(yōu)化社會人才資源配置管理的作用，是當前網(wǎng)絡環(huán)境背景下檔案管理體系建設的重要目標。

一、網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息共享資源體系建立存在的問題

1.檔案管理中信息共享觀念落后。在檔案管理走向電子信息化發(fā)展之前，紙質檔案管理作為檔案管理的主要方式，具有保密性強的特點，在信息資源共享上存在相對滯后性。雖然隨著計算機技術的發(fā)展，檔案管理向信息化發(fā)展，但管理模式上和資源共享觀念并沒有跟上時代的發(fā)展，依然存在落后的思想觀念，阻礙了檔案信息資源共享體系的發(fā)展建設。各單位檔案管理部門只注重檔案信息的收集存儲，忽視了資源共享的建設，造成信息化建設不完全，辦公數(shù)字化發(fā)展不全面，最后導致檔案數(shù)據(jù)的論證不足，造成檔案管理信息發(fā)展出現(xiàn)滯后的情況，長此以往影響檔案管理在社會中優(yōu)化資源配置作用的發(fā)揮[1]。

2.檔案管理服務面窄，數(shù)字化程度低。隨著辦公自動化的發(fā)展，我國在檔案管理方面建立的信息資源共享體系網(wǎng)絡也隨之不斷地發(fā)展，然而其中可以查詢到的檔案信息內容依然很少，很多檔案管理單位的網(wǎng)站上只能找到檔案的基本目錄，除此之外其他內容很難查詢到，或者是出現(xiàn)網(wǎng)頁無法打開等問題。檔案管理單位在網(wǎng)絡技術上長期沒有進行更新，用戶在瀏覽網(wǎng)頁時出現(xiàn)網(wǎng)頁無法打開或者是無法打開數(shù)據(jù)庫查看檔案信息資料。從社會信息化發(fā)展中可以看出，數(shù)字化的發(fā)展程度的高低是檔案管理信息傳播的重要前提，是整個檔案管理資源共享體系建立的基礎，但是在目前檔案管理中，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展仍不夠健全，需要不斷加強數(shù)字化在檔案管理中的應用。

3.檔案管理信息資源共享手段落后，信息利用率低。檔案信息資源共享體系的建設不僅需要不斷豐富檔案管理的內容，還需要在共享平臺上方便用戶的查詢。但是由于我國各個檔案管理單位對檔案信息在網(wǎng)絡上檢索的不夠重視，導致檔案信息在網(wǎng)絡平臺上檢索的內容不夠全面，并且大部分檔案信息沒有二次檢索或者是全文檢索的功能，降低了檔案信息的利用率。同時，由于檔案信息類別覆蓋面廣，不同地區(qū)的信息收集、存儲等標準存在一定的差異，給檔案信息的檢索帶來了一定的困難，而且各檔案管理單位在信息共享平臺上的檢索功能沒有及時更新，網(wǎng)頁模式落后，對用戶查詢信息造成了一定的困擾，檔案信息資源共享的利用價值難以實現(xiàn)[2]。

二、完善網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源共享體系建設的策略

1.加強檔案管理信息共享的安全性建設。建立檔案信息資源共享體系的同時要注意加強檔案信息管理的安全問題，對檔案信息類型進行嚴格鑒定，對不同的檔案類型進行不同程度的開放和保密，對檔案信息做到嚴格審查，對檔案信息的檢索做到認真管理，對檔案的內容做到不同程度的保密。同時加強檔案管理工作人員的安全意識，積極采用現(xiàn)代科學技術防止病毒對檔案管理共享信息的破壞和黑客的非法入侵，及時消除網(wǎng)絡中存在的安全隱患對檔案信息造成的威脅，為用戶提供安全的檔案管理信息查詢的平臺。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享需要對檔案信息管理進行一個整合，以便最大程度實現(xiàn)檔案信息資源的利用。各個檔案信息管理單位之間可以利用網(wǎng)絡建立合作關系，對檔案信息進行基本規(guī)劃，避免“信息孤島”的產生。在共享體系后期的建設中，可以對檔案信息管理和資源整合進行重點統(tǒng)籌規(guī)劃，結合檔案信息建設的要求，加強對檔案信息管理工作的管理，對檔案信息建設進行規(guī)劃整合，使我國檔案信息資源管理體系在能夠有計劃的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

3.抓住檔案信息資源管理體系發(fā)展的重點。在網(wǎng)絡環(huán)境背景下實現(xiàn)檔案信息資源的整合是一項重大的工作過程，因此必須要抓住工作的重點，突破難題，才能實現(xiàn)檔案管理體系更好的發(fā)展。首先檔案信息是檔案資共享系統(tǒng)建設的重點內容，在檔案信息的處理上要特別注意重要、易損的檔案資料，建立健全數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設。其次對檔案進行分類管理，避免盲目錄入，造成資源的浪費，在檔案管理上要加強分工協(xié)作，對檔案信息進行整合處理，最后進行總體規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理的一體化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案管理共享體系的有序進行[4]。

結語

總而言之，在當前網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展下，檔案信息資源的共享是現(xiàn)代社會檔案管理體系構建的重要內容，是我國現(xiàn)代社會信息技術發(fā)展的需要，是實現(xiàn)檔案管理在社會人才市場發(fā)揮優(yōu)化資源配置重要作用的途徑。因此在檔案管理體系的建設中要抓住建設的重點，對檔案信息進行及時整合處理，優(yōu)化檔案信息共享平臺數(shù)字化的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理資源共享體系在當前社會中可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

[1]朱建生?；谥R管理的現(xiàn)代辦公信息系統(tǒng)的研究[D]。鐵道部科學研究院，2002。

[2]資蕙。信息公平與檔案服務體系建設研究[D]。安徽大學，2007。

[3]成永付。新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構[D]。安徽大學，2007。[4]姚燕。檔案信息倫理問題的提出與原則建構[D]。安徽大學，2007。