盧言娟

摘要：在住房保障體系不斷完善的同時(shí)，我市住房保障檔案的管理從管理意識(shí)、檔案制度方面和檔案管理方面三個(gè)層面均存在一些問題，本文從提高住房保障工作的檔案意識(shí)、完善住房保障檔案管理體制、強(qiáng)化住房保障檔案管理的軟件建設(shè)、加強(qiáng)住房保障檔案管理的硬件投入等方面提出了一些建議，并對(duì)探索住房保障檔案資源利用服務(wù)提出了一些新舉措。

關(guān)鍵詞：住房保障；檔案管理；資源建設(shè)；利用服務(wù)

住房問題是重要的民生問題，住房保障檔案是民生檔案資源體系建設(shè)中的重要組成部分。建立完整、系統(tǒng)的城鎮(zhèn)居民住房檔案，更好地為經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)較快發(fā)展和保障性安居工程建設(shè)提供利用服務(wù)，促進(jìn)人民群眾居住條件的進(jìn)一步改善，正是當(dāng)前解決民生問題的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)最終是為改善民生檔案資源的利用服務(wù)工作?！皟蓚€(gè)體系”的建立包括“建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾的檔案利用體系”，確保住房保障檔案造福人民。

一、住房保障檔案綜述

住房保障檔案主要指的是指管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施住房保障過程中直接形成的具有存儲(chǔ)價(jià)值的多種聲像、文字及表等不同形式的歷史記錄。有房源檔案、住房保障對(duì)象檔案和保障管理記錄檔案。各級(jí)住房保障管理機(jī)構(gòu)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則更要加強(qiáng)對(duì)住房保障檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，以健全檔案管理制度為抓手，保證住房保障檔案完整與安全，在提供利用服務(wù)提供便利。和其他民生檔案相比，住房保障檔案具有一些自己的特點(diǎn)：

（一）專業(yè)性

保障性住房檔案涉及國(guó)家大政方針、法律法規(guī)、規(guī)劃建設(shè)等多方面的專業(yè)知識(shí)或技能，有嚴(yán)格的操作，屬于專門檔案，有專業(yè)性很強(qiáng)的特點(diǎn)。

（二）動(dòng)態(tài)性

己獲保障的家庭收入和具體情況會(huì)動(dòng)態(tài)變化，在退出機(jī)制的作用下，其保障資格隨之消失，因此產(chǎn)生的相關(guān)文件材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充、整理和歸檔，以保證住房保障檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（三）實(shí)用性

保障條件的設(shè)定、申請(qǐng)材料的審核、退出機(jī)制的完善等都需要完整系統(tǒng)的檔案材料作為依據(jù)，在住房發(fā)生產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)糾紛、拆遷還建等情況時(shí)，都需要查詢住房保障檔案，發(fā)揮住房保障檔案的參考和憑證作用。

二、臨沂市住房保障檔案管理實(shí)踐和取得的成績(jī)

（一）管理實(shí)踐

我市在大力推進(jìn)住房保障工作的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際民生狀況，創(chuàng)新性地實(shí)施了一些住房保障的基本實(shí)踐，積累了許多好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，相應(yīng)制定了一些方法制度，探索出了一套適合臨沂市實(shí)際情況的具體措施，部分好的做法還具有進(jìn)行全省推廣的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。這些具有地方特色的住房保障實(shí)踐工作及住房保障檔案管理模式，對(duì)于推進(jìn)全省社會(huì)保障工作，改善民生，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)都具有重要意義和價(jià)值。

臨沂市住房保障檔案的市級(jí)統(tǒng)管模式建立，具體是住房保障對(duì)象檔案由臨沂市住房保障中心統(tǒng)一收集、歸檔及保管。具備移交條件后，全部移交市房產(chǎn)管理局進(jìn)行保管。目前，臨沂市住房保障檔案是由區(qū)級(jí)向市級(jí)移交并進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理的。實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并舉，二者相對(duì)應(yīng)，原則上一戶一檔；并開發(fā)和運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的管理。

住房保障檔案集中由市級(jí)統(tǒng)管具有很多好處，首先是提高了資源的使用效益，節(jié)省了管理成本。其次是有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，尤其是一些大主題、深層次和寬范圍的檔案信息，優(yōu)越性會(huì)更加明顯突出。當(dāng)然，市級(jí)統(tǒng)管也有一些缺陷，比如相對(duì)于街道、區(qū)和其他部門來說，住房保障檔案集中統(tǒng)一存放在市級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，不利于其他部門的隨時(shí)調(diào)用及查考。

（二）取得的成績(jī)

近些年來，臨沂市多維度住房保障體系逐步建立，廉租房、經(jīng)濟(jì)適用房、公租房、限價(jià)商品住房等多種供應(yīng)方法逐步推進(jìn)，越來越多弱勢(shì)群體的住房保障問題得以解決。制度化、科學(xué)化和規(guī)范化是發(fā)展趨勢(shì)，我市住房保障檔案管理工作的斐然成績(jī)主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，檔案管理制度逐步建立，臨沂市相繼制定和出臺(tái)了廉租住房、公租住房檔案管理辦法以及住房保障歸檔規(guī)范。其次，檔案資源逐漸充實(shí)，當(dāng)前，住房保障中心都盡增加了專職的檔案管理工作人員的配備比例；第三，應(yīng)用更趨廣泛，住房保障檔案的管理在滿足自身部門工作的需要的基礎(chǔ)上而按照規(guī)定向其他相關(guān)部門提供利用服務(wù)，拓寬了住房保障檔案的應(yīng)用范圍。

三、我國(guó)住房保障檔案管理存在的問題

在住房保障體系不斷完善的同時(shí)，我市住房保障檔案的管理從管理意識(shí)、檔案制度方面和檔案管理方面三個(gè)層面均存在一些問題，主要是：

（一）管理意識(shí)方面

住房保障的檔案管理意識(shí)在趨好的同時(shí)依然相對(duì)薄弱，必須提高提高重視程度。住房保障檔案管理面對(duì)的是維護(hù)住房困難家庭申請(qǐng)人的利益。如何管理和利用好檔案資源，對(duì)于檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展，拓寬住房保障事業(yè)服務(wù)渠道具有重要意義，要不斷發(fā)展創(chuàng)新，就應(yīng)該狠拽住房保障檔案管理工作的落實(shí)。

（二）檔案制度層面

在各市建立了基本住房保障制度的同時(shí)，還有一些地市創(chuàng)新性的建立公租房和限價(jià)商品住房等制度，但是在住房保障檔案管理業(yè)務(wù)方面，卻還存在著制度上的空白，需要不斷補(bǔ)充和完善。首先，檔案分類不明晰，現(xiàn)有政策體系尚未明確具體的歸檔范圍和內(nèi)容；其次，檔案管理期限不明確，現(xiàn)行政策并沒有明確對(duì)各類住房保障檔案材料的保管期限區(qū)分為永久或定期保管，給檔案材料的立卷、歸檔和整理帶來不便；第三，檔案管理部門職責(zé)不清晰，住房保障管理部門和民政部門、銀行、交通等相關(guān)部門在住房保障檔案管理上的業(yè)務(wù)關(guān)系及銜接溝通還需要進(jìn)一步的理順關(guān)系。

（三）檔案管理層面

住房保障中心機(jī)構(gòu)和管理體系均不完善，特別是住房保障檔案的兼職管理人員比例偏高，直接影響到檔案管理工作的效能。住房保障檔案的硬件設(shè)施與住房保障工作的迅速發(fā)展也不匹配。檔案管理的信息化應(yīng)用程度偏低，檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)存在諸多問題，這些問題影響到住房保障檔案的查詢檢索和利用服務(wù)。endprint

四、加強(qiáng)住房保障檔案管理工作的建議和對(duì)策

（一）提高住房保障工作的檔案意識(shí)

加強(qiáng)住房保障檔案管理，規(guī)范檔案材料的收集、整理、保管和利用，對(duì)于促進(jìn)住房保障工作規(guī)范化、制度化、長(zhǎng)效化具有重要作用。觀念更新是改進(jìn)工作的前提，做好住房保障檔案工作的第一步便是大力提高住房保障機(jī)構(gòu)的檔案意識(shí)。首先，要引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)住房保障檔案管理工作的重視?？茖W(xué)地制定出完善合理的住房保障檔案管理規(guī)范，完善住房保障檔案的各項(xiàng)管理流程和制度，以制度為抓手，形成科學(xué)管理業(yè)務(wù)檔案的長(zhǎng)效機(jī)制。第二，要提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德，切實(shí)把各項(xiàng)檔案管理規(guī)范落到實(shí)處。第三，要適當(dāng)提高檔案管理工作在績(jī)效考核中的績(jī)點(diǎn)，提高檔案管理工作在整個(gè)住房保障工作中的位置，讓檔案管理工作成為住房保障機(jī)構(gòu)的自覺行為，建立起住房保障檔案科學(xué)規(guī)范管理的長(zhǎng)效機(jī)制。

（二）完善住房保障檔案管理體制

住房保障檔案管理要根據(jù)各級(jí)住房保障部門的職責(zé)分工，依托現(xiàn)有管理體制并按職能分解檔案管理責(zé)任，發(fā)揮基層管理的積極性，同步做好檔案管理工作。同時(shí)，住房保障機(jī)構(gòu)、檔案行政機(jī)構(gòu)、民政機(jī)構(gòu)、各街道以及保障性住房建設(shè)管理等相關(guān)部門在住房保障檔案項(xiàng)目上的業(yè)務(wù)關(guān)系與管理關(guān)系需要進(jìn)一步梳理，要加強(qiáng)相互之間的銜接溝通，明確各自工作職責(zé)，從而逐步建立起完善的涵蓋各門類、各層級(jí)住房保障檔案管理的配套制度體系。

（三）強(qiáng)化住房保障檔案管理的軟件建設(shè)

首先，提高住房保障工作人員檔案業(yè)務(wù)水平，住房保障工作人員不僅要樹立科學(xué)的檔案管理觀念和思想，還要努力熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理和應(yīng)用技術(shù)；其次，加快實(shí)現(xiàn)住房保障檔案專人專職管理，要將住房保障檔案管理工作單獨(dú)分離出來，配備專職住房保障檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)專人專職管理，要探索多種途徑、多種實(shí)現(xiàn)方法和依托平臺(tái)開發(fā)住房保障檔案工作；第三，制定住房保障檔案工作科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，要從經(jīng)費(fèi)和設(shè)施等方面保障住房檔案的建設(shè)和管理，不斷提高住房保障檔案的現(xiàn)代化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)住房保障檔案的服務(wù)網(wǎng)格化和管理現(xiàn)代化。

（四）加強(qiáng)住房保障檔案管理的硬件投入

首先是增加資金投入，住房保障機(jī)構(gòu)要從加大投入著眼，切實(shí)加大對(duì)人員以及設(shè)備的投入，有效解決人員編制問題、庫(kù)房建設(shè)問題，配置專門檔案設(shè)備和檔案信息化管理系統(tǒng)，提高工作的實(shí)效性；其次要推動(dòng)建立專門檔案室，加大力度推動(dòng)建立住房保障專業(yè)檔案室可以解決存在的這些問題，比如沂南縣住建局己經(jīng)做了一些探索，在經(jīng)費(fèi)和人員編制許可的情況下，在各街道推廣這種管理模式。

五、探索住房保障檔案資源利用服務(wù)的新舉措

（一）對(duì)住房保障檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定

住房保障檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，可以提供查閱或者復(fù)制，檔案管理部門或檔案工作人員應(yīng)當(dāng)配合本單位做好政府信息公開工作，保證住房保障檔案的安全、合理、有效利用。

（二）充分挖掘檔案信息資源，進(jìn)行住房保障檔案的深度開發(fā)

要建立合理有償服務(wù)的機(jī)制，在政策和條件許可并確保社會(huì)效益的前提下，創(chuàng)造應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)住房保障檔案管理和建設(shè)的良性發(fā)展與自我完善，發(fā)揮住房保障檔案的最大價(jià)值。

（三）全面實(shí)施數(shù)字化管理

檔案部門應(yīng)依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，建立全面系統(tǒng)的住房保障電子檔案，并根據(jù)住房保障實(shí)踐工作的變動(dòng)情況，及時(shí)更新住房保障檔案的信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)住房保障檔案的動(dòng)態(tài)管理。為了滿足住房保障檔案的現(xiàn)代化要求，需利用信息技術(shù)將保障性住房檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和高效便捷的利用服務(wù)，促進(jìn)住房保障檔案工作的重點(diǎn)由實(shí)體管理向信息服務(wù)、信息挖掘利用方向轉(zhuǎn)變，使住房保障檔案工作進(jìn)一步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化。

參考文獻(xiàn)：

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