夏飛飛

如果公司SAP項(xiàng)目實(shí)施流程案例分析

夏飛飛

（遼寧工程職業(yè)學(xué)院，遼寧鐵嶺112008）

如果公司是一家以經(jīng)營(yíng)快速消費(fèi)品而知名的企業(yè)。以SAP ECC的MM模塊為例，詳細(xì)論述了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的五個(gè)階段：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、未來(lái)藍(lán)圖階段、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段、系統(tǒng)上線(xiàn)階段和運(yùn)行與支持。通過(guò)分析企業(yè)現(xiàn)狀、解決方案及實(shí)施后的成效，以便達(dá)到此次對(duì)如果公司實(shí)施ERP的研究目的。

如果公司；ERP；SAP項(xiàng)目；物料管理；實(shí)施過(guò)程

如果公司是一家以經(jīng)營(yíng)快速消費(fèi)品而知名的企業(yè)。如果公司SAP項(xiàng)目實(shí)施共分5個(gè)大的階段（如圖1所示），分別為前期準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)藍(lán)圖、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)上線(xiàn)、運(yùn)行支持。[1]

圖1 SAP項(xiàng)目實(shí)施五個(gè)階段

成功的項(xiàng)目在管理的過(guò)程中需要注意變革管理、進(jìn)度管理、人員管理、質(zhì)量管理、溝通管理、項(xiàng)目知識(shí)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理等多方面，只有權(quán)衡好每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)才能達(dá)到預(yù)期的效果。[2]

一、第一階段：項(xiàng)目前期準(zhǔn)備

項(xiàng)目準(zhǔn)備主要工作內(nèi)容包括項(xiàng)目管理、資源配置、人員的配備、環(huán)境的準(zhǔn)備、確定項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)施范圍、實(shí)施總計(jì)劃、項(xiàng)目的組織架構(gòu)和系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)架構(gòu)。[3]

關(guān)于SAP系統(tǒng)上采購(gòu)管理組織架構(gòu)，包括公司代碼、采購(gòu)組織、工廠(chǎng)、采購(gòu)組。公司代碼表示一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體，有自己的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。而如果公司是獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體，因此我們?yōu)樗O(shè)定的公司代碼為2000；工廠(chǎng)是公司內(nèi)部的組織單元，一個(gè)公司下邊有多個(gè)工廠(chǎng)，一個(gè)工廠(chǎng)只能為一個(gè)公司服務(wù)，由于物資集團(tuán)業(yè)務(wù)一部、二部還有辦公室的日常業(yè)務(wù)需要用到正常的工廠(chǎng)，即實(shí)物工廠(chǎng)2100。而業(yè)務(wù)三部需要一個(gè)服務(wù)工廠(chǎng)2200日常業(yè)務(wù)進(jìn)行無(wú)價(jià)值管理，因此根據(jù)這種情況，我們?yōu)樗O(shè)置了兩個(gè)工廠(chǎng)。一個(gè)工廠(chǎng)和公司可以有多個(gè)采購(gòu)組織，一個(gè)采購(gòu)組織也可以為多個(gè)工廠(chǎng)和公司服務(wù)，而物資集團(tuán)只需要一個(gè)采購(gòu)組織，所以公司代碼下設(shè)置了一個(gè)采購(gòu)組織，代碼為2000。2000的采購(gòu)組織服務(wù)于前面提到的那兩個(gè)工廠(chǎng)2100和2200。采購(gòu)組是采購(gòu)組織的進(jìn)一步細(xì)化。如果公司采購(gòu)管理組織架構(gòu)如圖2所示。

圖2 如果公司采購(gòu)管理組織架構(gòu)圖

根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，再結(jié)合系統(tǒng)，為如果公司設(shè)計(jì)未來(lái)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程（如圖3所示）。在上了ECC系統(tǒng)后，系統(tǒng)支持強(qiáng)大的報(bào)表分析及統(tǒng)計(jì)功能，可以通過(guò)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表及開(kāi)發(fā)功能，滿(mǎn)足實(shí)際業(yè)務(wù)的報(bào)表匯總及分析需求，從而大大減少人工操作量，提高效率，降低錯(cuò)誤率。

圖3 如果公司未來(lái)采購(gòu)流程

對(duì)于物料管理模塊涉及的庫(kù)存管理中有庫(kù)存收貨業(yè)務(wù)和庫(kù)存發(fā)貨業(yè)務(wù)，對(duì)于轉(zhuǎn)儲(chǔ)業(yè)務(wù)有公司間的轉(zhuǎn)儲(chǔ)，工廠(chǎng)間的轉(zhuǎn)儲(chǔ)等。如果公司的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)如圖4所示。

圖4 如果公司的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)圖

二、第二階段：業(yè)務(wù)藍(lán)圖

業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段主要包括現(xiàn)狀及需求調(diào)研與分析、業(yè)務(wù)藍(lán)圖的準(zhǔn)備（在這個(gè)過(guò)程需要不斷的和客戶(hù)商討，以至于可以明確企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及相關(guān)信息，制定出準(zhǔn)確標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)藍(lán)圖，為系統(tǒng)的后續(xù)配置奠定基礎(chǔ)）、初步業(yè)務(wù)藍(lán)圖成型。[4]

通過(guò)了解如果公司當(dāng)前業(yè)務(wù)流程及需求，并對(duì)其合理性進(jìn)行分析，為業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)作好準(zhǔn)備；然后在業(yè)務(wù)調(diào)研基礎(chǔ)上對(duì)用戶(hù)的某些特殊業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析論證，提出初步解決方案，并與用戶(hù)討論和確定。對(duì)用戶(hù)的每種特殊業(yè)務(wù)需求，經(jīng)分析后提出可能的各種解決方案；然后分析各種方案的優(yōu)劣，并與用戶(hù)討論，尋求用戶(hù)可接受的最佳方案。最終的業(yè)務(wù)藍(lán)圖中詳細(xì)描述用戶(hù)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及業(yè)務(wù)需求，并提出對(duì)應(yīng)的解決方案。最后與用戶(hù)方詳細(xì)論證并完善業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)，在取得一致的基礎(chǔ)上由如果公司的項(xiàng)目經(jīng)理及各業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

本流程適用于物料主數(shù)據(jù)的新增業(yè)務(wù)。描述了由需求部門(mén)提出需求，業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)提供相關(guān)物料信息，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)，最后由信息部在系統(tǒng)中維護(hù)物料主數(shù)據(jù)的過(guò)程。如果公司物料主數(shù)據(jù)維護(hù)流程如圖5所示。

本流程適用于如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的新增流程，描述了業(yè)務(wù)部門(mén)提出需求，由信息部門(mén)進(jìn)行維護(hù)的過(guò)程。如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程如圖6所示。

本流程適用于如果公司采購(gòu)信息記錄維護(hù)業(yè)務(wù)。描述了業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)人員提出申請(qǐng)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行維護(hù)的過(guò)程。如果公司采購(gòu)信息記錄維護(hù)流程如圖7所示。

三、第三階段：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)實(shí)施階段要做的是系統(tǒng)需要基本的配置、單元的測(cè)試及對(duì)不完善的配置進(jìn)行修改、項(xiàng)目文檔的管理、集成的測(cè)試；上線(xiàn)階段要準(zhǔn)備最終用戶(hù)的培訓(xùn)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，制定最后準(zhǔn)備階段計(jì)劃、詳細(xì)的上線(xiàn)運(yùn)行計(jì)劃、系統(tǒng)的切換計(jì)劃、運(yùn)行及支持計(jì)劃和系統(tǒng)切換。[5]

如果公司項(xiàng)目實(shí)施中物料管理模塊在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段主要任務(wù)是確定功能模塊、后臺(tái)參數(shù)配置，進(jìn)行集成測(cè)試、模擬測(cè)試、壓力測(cè)試和權(quán)限測(cè)試，還包括對(duì)最終用戶(hù)的培訓(xùn)等。此階段的一切工作都是為上線(xiàn)做充分的系統(tǒng)調(diào)試和人員定崗培訓(xùn)，以保證系統(tǒng)上線(xiàn)后正常運(yùn)行，以下為關(guān)于部分的配置操作，MM配置清單如圖8所示。

MM模塊的用戶(hù)培訓(xùn)主要分兩部分進(jìn)行，在系統(tǒng)實(shí)施期間，顧問(wèn)要對(duì)關(guān)鍵用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)。主要培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程操作和培訓(xùn)新舊流程變更，使其不止掌握系統(tǒng)操作，還要能夠理解流程設(shè)計(jì)原理，以具備日后正常業(yè)務(wù)的問(wèn)題處理能力。關(guān)鍵用戶(hù)是在實(shí)施項(xiàng)目組撤離后的系統(tǒng)正常運(yùn)行的主要支撐者，通過(guò)培訓(xùn)自動(dòng)地就會(huì)建立起企業(yè)內(nèi)部的支持體系。[6]另一部分是最終用戶(hù)的培訓(xùn)，這部分內(nèi)容由關(guān)鍵用戶(hù)完成，顧問(wèn)在旁輔助，最終用戶(hù)需要對(duì)開(kāi)票業(yè)務(wù)操作熟練，對(duì)本崗位的工作內(nèi)容做到游刃有余。

圖5 如果公司物料主數(shù)據(jù)維護(hù)流程

圖6 如果公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程

圖7 如果公司采購(gòu)信息記錄維護(hù)流程

圖8 MM配置清單

用戶(hù)培訓(xùn)是SAP項(xiàng)目一項(xiàng)重要的工作，培訓(xùn)期間，公司要對(duì)培訓(xùn)人員制定考核制度。他們的學(xué)習(xí)情況很大程度上決定了他們未來(lái)的崗位和業(yè)務(wù)運(yùn)作是否順利。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段，除了上述幾項(xiàng)工作，還需要開(kāi)發(fā)人員在測(cè)試過(guò)程中不斷的完善系統(tǒng)，匯總開(kāi)發(fā)需求，以達(dá)到上線(xiàn)系統(tǒng)更貼切的，更大程度的滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求。

四、第四階段：系統(tǒng)上線(xiàn)

上線(xiàn)階段主要工作是最終用戶(hù)的培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，制定最后準(zhǔn)備階段計(jì)劃、詳細(xì)的上線(xiàn)運(yùn)行計(jì)劃、系統(tǒng)的切換計(jì)劃、運(yùn)行及支持計(jì)劃和系統(tǒng)切換。

系統(tǒng)上線(xiàn)后，業(yè)務(wù)全面優(yōu)化，采用SRM系統(tǒng)組件，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的有效的信息交互，對(duì)交貨信息做到事前監(jiān)控。可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商在SRM系統(tǒng)中提供電子發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子發(fā)票信息，減小如果公司業(yè)務(wù)員手工在系統(tǒng)中做發(fā)票校驗(yàn)的工作量，實(shí)現(xiàn)由現(xiàn)狀的業(yè)務(wù)操作到未來(lái)業(yè)務(wù)審核的角色轉(zhuǎn)變。系統(tǒng)控制采購(gòu)入庫(kù)后才可以進(jìn)行銷(xiāo)售出庫(kù)，避免出現(xiàn)預(yù)支庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)觸發(fā)采購(gòu)業(yè)務(wù)，更適用于目前業(yè)務(wù)現(xiàn)狀。出、入庫(kù)操作均在系統(tǒng)中進(jìn)行，便于實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)存的進(jìn)、銷(xiāo)、存的信息。在整個(gè)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門(mén)均在一個(gè)信息平臺(tái)中進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了物流、信息流、資金流的三流合一，提高了各部門(mén)間的工作效率。此流程采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)銷(xiāo)售流程，擴(kuò)展性高，適用于企業(yè)未來(lái)的采購(gòu)中心的職能。系統(tǒng)控制采購(gòu)入庫(kù)后才可以進(jìn)行銷(xiāo)售出庫(kù)，避免出現(xiàn)預(yù)支庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)?？梢酝ㄟ^(guò)采購(gòu)訂單憑證流的分析，可以對(duì)采購(gòu)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，更好地做到事前預(yù)防、事中控制、事后分析。效果），為用戶(hù)解決操作上的問(wèn)題，完成業(yè)務(wù)流程上遺漏的需求，確定業(yè)務(wù)流程的正確性，優(yōu)化系統(tǒng)的使用，項(xiàng)目回顧及總結(jié)，項(xiàng)目技術(shù)及文件的交接。[7]

該階段所面臨的風(fēng)險(xiǎn)是某些特殊業(yè)務(wù)與SAP標(biāo)準(zhǔn)流程不一致，導(dǎo)致需要更改SAP標(biāo)準(zhǔn)流程或標(biāo)準(zhǔn)程序，需要二次開(kāi)發(fā)，會(huì)帶來(lái)以下問(wèn)題：誰(shuí)來(lái)開(kāi)發(fā)？能否滿(mǎn)足將來(lái)的業(yè)務(wù)更改或擴(kuò)展？要開(kāi)發(fā)多少？對(duì)資源和進(jìn)程的影響如何？如何解決維護(hù)和升級(jí)的問(wèn)題？這就涉及到項(xiàng)目組的管理和政策的制定，當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)發(fā)生沖突的時(shí)候，需要項(xiàng)目管理者有快速的問(wèn)題解決能力和決策能力，需要推廣顧問(wèn)準(zhǔn)確無(wú)誤的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和分析問(wèn)題，給予業(yè)務(wù)人員合理的解釋?zhuān)訌?qiáng)其對(duì)SAP軟件的理解和項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)。[8]

[1]吳嘉寧,周宇飛.信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度管理探討:基于某港口公司生產(chǎn)管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)例[J].信息系統(tǒng)工程,2013(11): 115-117.

[2]劉展.A公司計(jì)費(fèi)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程探討[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用,2013(17):129-130.

[3]李金克,王風(fēng)華.H公司SAP項(xiàng)目實(shí)施中的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案設(shè)計(jì)[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì),2013(8):34-36.

[4]張震.ERP系統(tǒng)上線(xiàn)后總體運(yùn)維管理探討[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2011(33):8329-8331.

[5]宮健.化工銷(xiāo)售企業(yè)客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施[J].甘肅科技縱橫,2010(4):17-20.

[6]JerzyStaw icki,李志民.SAP實(shí)施項(xiàng)目案例研究[J].項(xiàng)目管理技術(shù),2008(9):73-76.

[7]張喆,黃沛,張良.中國(guó)企業(yè)ERP實(shí)施關(guān)鍵成功因素分析:多案例研究[J].管理世界,2005(12):137-143.

[8]仲秋雁,閔慶飛,吳力文.中國(guó)企業(yè)ERP實(shí)施關(guān)鍵成功因素的實(shí)證研究[J].中國(guó)軟科學(xué),2004(2):73-78.

[責(zé)任編輯，撫順職院：陳輝]

五、第五階段：運(yùn)行支持

上線(xiàn)及上線(xiàn)支持要做最后用戶(hù)支持體系（需要與客戶(hù)方商討出一個(gè)最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間點(diǎn)進(jìn)行上線(xiàn)，以至于在不耽誤客戶(hù)方進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)的同時(shí)我們的上線(xiàn)也能達(dá)到最優(yōu)的

An Analysis of Ruguo Company SAP Project Implementation Process Case

XIA Fei-fei
（Liaoning Engineering Vocational College,Tieling 112008,China）

Ruguo company is an enterprise famous for operating FMCG.Taking MM module of SAP ECC as an example, it illustrates the five stages of the project implementation process in detail:the project preparation stage,the blueprint stage,the implementation stage,the system on-line stage and operation and support.By analyzing the current situation of the enterprise, solution scheme and implementation,it achieves the goal of conducting the research on implementing ERP.

Ruguo company;ERP;SAP project;material management;implementation process

F064.1

A

1009—7600（2017）06—0105—05

2017-04-20

夏飛飛（1987—），女，遼寧沈陽(yáng)人，助理講師。