我是一家小型工藝設(shè)計公司老板，人員規(guī)模在60人左右。這幾年正值快速擴張時期，急需一個主管專門負責(zé)公司內(nèi)部行政與人事工作。行政部只有一個小姑娘，自從我創(chuàng)業(yè)以來，就一直在公司里，大概有六年的時間了。創(chuàng)業(yè)前期，她經(jīng)常因為人事行政工作加班加點，因此我對她非常信任，但其專業(yè)能力有較大欠缺，還不足以擔(dān)當行政人事主管。

最近，我陸續(xù)招聘了幾個行政人事主管，能力方便我都比較認可，但都是不到倆月就離職了。我和這些離職主管聊過，但感覺他們并沒有說出離職的真實原因。后來與一個部門主管吃飯閑聊時，聽說正是因行政專員的不支持，導(dǎo)致行政主管無法開展工作而離職。由于我對這個行政人事專員很信任，公司內(nèi)部已經(jīng)把她當作老板的“代言人”。例如，新來的行政人事主管說要公司各個部門的員工都提交一份信息表，無人響應(yīng)。但這位行政專員一說，大家都交上了。

隨后，我找這個小姑娘進行了深入溝通，但似乎并不湊效。對于像這樣的公司“元老”，我是該辭退還是留用？

—李澤民 海豚會會員

四步搞定棘手元老級員工能力不足難題

在中小企業(yè)發(fā)展過程中，這是常常會遇到的問題，可按下面四個步驟加以解決：

第一，深入溝通。溝通永遠是遇到問題的第一解決方式。在案例中，老板與小姑娘溝通時可能僅僅就行政人事主管的問題進行溝通，沒有就她自身將來的發(fā)展規(guī)劃及在公司內(nèi)部的發(fā)展路徑進行溝通。在溝通過程中，老板需要真正地了解小姑娘個人的職業(yè)規(guī)劃，并且讓其評估一下個人目前能力狀況是否能夠滿足其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃（行政人事主管），以及是否有解決方法等。

第二，系統(tǒng)培訓(xùn)。經(jīng)過溝通，如果小姑娘也認可自身能力不能滿足將來個人職業(yè)規(guī)劃，可選擇對其進行系統(tǒng)知識與技能培訓(xùn)，補其短板。但在培訓(xùn)之前，老板應(yīng)與之簽訂相關(guān)協(xié)議，防止其培訓(xùn)后離開公司，造成不必要的損失。

第三，調(diào)配崗位。若經(jīng)過培訓(xùn)后，行政人事專員的能力依然不能適應(yīng)公司發(fā)展的需要，則進行崗位調(diào)配。經(jīng)雙方溝通協(xié)商后，可將其調(diào)配到個人能力能夠勝任的崗位，并使之離開行政人事部門，防止其將來為新任行政人事主管工作開展帶來阻力。

第四，勸退離職。經(jīng)過溝通協(xié)商后，若行政人事專員仍然不同意調(diào)配崗位，為了公司發(fā)展，可以將其勸退。但在勸退過程中，要按照相關(guān)法規(guī)進行賠償、補償?shù)?，避免出現(xiàn)法律糾紛問題。

在企業(yè)發(fā)展過程中，往往會遇到有些元老級的“員工”自身能力不能滿足公司發(fā)展的需要，在解決這一問題的過程中，把公司的發(fā)展始終放在第一位，但對于公司有特殊貢獻的創(chuàng)業(yè)級員工，要給予特殊照顧，妥善解決好才不至于傷及其他員工。

——袁燕華 清研智庫高級研究經(jīng)理

崗位設(shè)計，打破壟斷，提高留任成功率

案例所描述的情況是典型的“崗位壟斷”現(xiàn)象。所謂崗位壟斷，是指一個崗位由一個員工長期從事，該員工掌握著該崗位的全部資源和信息，無論是內(nèi)部的組織工作還是外部的協(xié)調(diào)工作都由該員工一個人負責(zé)，任何人包括該員工的上級主管都無法在他的工作上插手，就算插手也解決不了問題。案例中的“元老”級別的小姑娘就是這樣一個崗位壟斷者。

實際上，老板對行政人事專員的信任不是沒來由的。一個公司，在從無到有、從小到大的發(fā)展過程，除了老板把公司當家之外，排在第二位的人當屬行政人事人員。小姑娘作為公司和員工的接口，無論新員工招聘還是老員工離職，都要由行政人事專員經(jīng)辦，如果比較擅長和員工聊天、談心的話，員工們會把她作為和公司交流的重要途徑，而她也成為員工留任的關(guān)鍵要素。

她存在的價值實際上非常大，不僅在員工和公司之間扮演潤滑劑的作用，在對于留住人才以及激發(fā)員工士氣等方面也發(fā)揮不可替代的作用。因此，老板根本無需糾結(jié)對于行政人事小姑娘是留還是走，而是要解決好管理的問題，也就是所謂的打破“崗位壟斷”，下面談三點解決措施。

1. 做好工作分析，劃分行政工作與人事工作的范圍和界限

公司的發(fā)展階段決定了行政人事工作要從事務(wù)性走向?qū)I(yè)化。因此，公司需要認真審視目前所處的發(fā)展階段，明確當前階段公司業(yè)務(wù)運作對行政人事工作的要求，對行政人事部的工作職能定位和職責(zé)進行細化梳理，形成系統(tǒng)化職責(zé)文件，以此作為行政人事工作開展的基礎(chǔ)。特別重要的是要把行政工作和人事工作分開，分別定位。

2. 做好崗位設(shè)計，明確崗位分工

盡管行政與人事工作進行了專業(yè)化分工，但由于公司的規(guī)模還處于初級階段，目前兩項工作仍歸屬同一個部門。因此，在部門工作職能清晰的基礎(chǔ)上，對行政人事部的崗位進行重新設(shè)計，設(shè)一個主管崗位，一個行政專員崗位，一個人事專員崗位。明確各崗位的工作職責(zé)與任職資格要求，形成崗位說明書，作為員工管理和招聘的基礎(chǔ)。

3. 晉升老員工，招聘新員工

對于“元老”級的行政人事小姑娘，給予晉升機會，晉升為行政人事主管，在工作分工上全面管理部門工作，兼職行政專員崗位，在行政工作方面投入80%的精力，其余20%的時間精力放在人事工作的監(jiān)管上。

對于新員工的招聘，主要定位是人事專員，主要任職要求是從事人事工作1年以上，參與人事工作的招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬的幾個模塊，對人事工作有熱情等。這樣的定位比原來老板的要求低，但有效留任的可能性就大多了。

這樣設(shè)計的理由有兩個方面。首先，從招聘職位來講比以前低，招聘從主管變?yōu)閷T，職位在行政人事小姑娘的領(lǐng)導(dǎo)下；其次，專業(yè)做了劃分，小姑娘負責(zé)自己擅長且可快速提升的行政工作，新員工負責(zé)人事工作，兩個專業(yè)互相沒有交叉，減少信息不對稱，也有利于打破崗位壟斷。

通過上述措施，公司可留住以司為家的老員工，優(yōu)化了公司的管理機制，細化了崗位分工，打破了崗位壟斷，對外部專業(yè)人員敞開了大門，大大提高外部人才的留任率和專業(yè)化工作的效率。

——趙日磊 盛高咨詢合伙人