張朝乾

摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備管理中的一個重要組成部分。它承載著記錄每一項設(shè)備從采購論證到實現(xiàn)購買，驗收以及使用，維修維護直到報損報廢的全生命周期的運行軌跡，是醫(yī)院檔案管理中一個重要的組成部分。但是，由于檔案管理的周期長、內(nèi)容覆蓋面廣、專業(yè)性要求高，具有真實、完整、動態(tài)管理等特點，在收集整理過程中還存在許多問題和需要優(yōu)化流程和改進的地方。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院設(shè)備；檔案管理；問題與對策

1導(dǎo)言

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療設(shè)備采購、引進，以及安裝、調(diào)試、驗收、使用和維修過程中形成的具有保存價值的圖樣和文件材料，是醫(yī)院科技檔案管理的重要內(nèi)容。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理，便是對醫(yī)療設(shè)備檔案資料從收集、記錄、整理、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程管理。做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，能夠有效提升醫(yī)療設(shè)備管理水平，在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮著重要作用。

2建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備日益增多，現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設(shè)備成為醫(yī)院重要的組成部分，是高、精、新技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)教學(xué)、臨床診斷和治療的成果。醫(yī)療設(shè)備不僅品種繁多，而且壽命長短不一，如何才能把醫(yī)療設(shè)備管好用好，必不可少的需要建立醫(yī)療設(shè)備檔案，檔案內(nèi)放人所有與本設(shè)備有關(guān)的文檔資料，力求讓設(shè)備從立項到報廢的每一個過程都一個詳盡的記錄，并且整理歸案，一機一檔。這樣不管醫(yī)院的設(shè)備有多少臺，類型有多少種，我們都可以通過設(shè)備檔案知道每臺設(shè)備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

3現(xiàn)代醫(yī)院設(shè)備檔案管理中存在的主要問題

現(xiàn)代的醫(yī)院的設(shè)備的檔案管理中存在了一些問題，主要有以下幾點：

3.1醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理無專門部門。各個醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理并沒有明確的部分所屬，涉及了多個不同的部門。就比如一般的三級甲等醫(yī)院，正在使用的醫(yī)療設(shè)備多達1350臺，由這些醫(yī)療設(shè)備形成的檔案則更是多達1264卷。在這些醫(yī)療的設(shè)備管理的流程中，前期的采購和購置以及平時工作中的設(shè)備維護、保養(yǎng)是屬于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備科來進行負責(zé)，但是使用則是由具體的使用的不同的科室進行使用，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理部門則負責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案的采集和調(diào)用等等。然而在真正的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理的流程中，不同部門卻缺乏明確的職責(zé)劃分，各個部門分工不協(xié)調(diào)，沒有明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的權(quán)責(zé)究竟所屬何部門，沒有明確的一個部門可以對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的檔案管理進行協(xié)調(diào)統(tǒng)籌、負責(zé)等工作。因此，在真正的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的流程中，通常會導(dǎo)致以下問題的出現(xiàn)：負責(zé)檔案管理的部門僅僅關(guān)注醫(yī)療設(shè)備的考察以及采購等工作，各個使用的部門則僅僅在意醫(yī)療設(shè)備的安裝、調(diào)試以及驗收等工作。對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的有關(guān)資料的收集和管理則忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理流程失去了連貫性和規(guī)范性。

3.2醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度體制不完善。

截至目前，醫(yī)院相關(guān)人員對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認知不夠，不夠重視，有一部分的醫(yī)院忽視了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要作用，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理制度的不完善、不規(guī)范，缺乏系統(tǒng)化和科學(xué)化，很多的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺少有效的體制制度，醫(yī)院往往重視醫(yī)院的人事檔案等管理，卻忽略了對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，有關(guān)的負責(zé)部門之間的權(quán)限權(quán)責(zé)分工不明確，對設(shè)備的檔案管理缺少有效的監(jiān)管的措施和方法，種種原因?qū)е铝爽F(xiàn)如今的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的混亂和無序。導(dǎo)致出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備不能及時的交給維護人員進行維護保修，設(shè)備也不能很好地、及時地應(yīng)用在臨床上，甚至出現(xiàn)檔案內(nèi)容遺失的情況。所以，要求醫(yī)院對于醫(yī)療的設(shè)備的檔案管理工作要重視，并建立完善的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體制和制度。

3.3醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)缺乏

因為大部分醫(yī)院對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的不夠重視，忽視醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的工作，因此醫(yī)院負責(zé)這方面的管理人員往往都是其他行政管理人員進行兼任，缺少專業(yè)的負責(zé)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的管理人才?，F(xiàn)如今的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員缺少針對性的專業(yè)的術(shù)和知識，對于醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理了解不多，或者認知不深，醫(yī)院更沒有對這些人員組織定期的針對性的培訓(xùn)。因為缺少具備專業(yè)設(shè)備檔案管理知識和技術(shù)的人員，所以才會出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的丟失甚至采集不全的情況。與此同時，因為一部分的資料被掌握在別的科室的工作人員或者維護人員的手中，對于這部分的資料收集存在一定的難度，甚至也會出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。甚至，醫(yī)院對于檔案缺少正規(guī)的借閱制度和規(guī)范化的借還手續(xù)流程，在加上沒有專門負責(zé)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的管理人員，人員交換頻繁，移交手續(xù)復(fù)雜，不清不楚，最終也會導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久性丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4目前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的相關(guān)措施

4.1完善醫(yī)療設(shè)備相關(guān)檔案的管理制度。對于目前很多醫(yī)院來說，要想加強其醫(yī)療設(shè)備檔案管理，就必須設(shè)立一整套完善的管理體制。加強相關(guān)人員管理理念，使所有工作人員嚴格按照管理體制進行醫(yī)療設(shè)備的使用，將醫(yī)院每一科室的醫(yī)療設(shè)備記錄在冊，同時明確每一科室所要管理的醫(yī)療設(shè)備，將其設(shè)備管理責(zé)任分擔(dān)給每一科室，使其做好每次設(shè)備的使用記錄并存檔，從而形成一個完整的設(shè)備管理體系，加強每一位工作人員的責(zé)任感。

4.2明確和完善醫(yī)療設(shè)備的歸檔范圍。醫(yī)療設(shè)備的檔案應(yīng)該分為在購買前檔案和使用過程中的相關(guān)檔案，購買前的檔案應(yīng)該有協(xié)議書、購買合同、發(fā)票復(fù)印件、裝箱單、技術(shù)資料以及設(shè)備操作規(guī)程等，使用過程中的相關(guān)檔案應(yīng)該有該醫(yī)療設(shè)備的使用率、經(jīng)手人記錄以及各階段設(shè)備的情況記錄等，相關(guān)醫(yī)療設(shè)備管理人員應(yīng)該將每臺醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案資料整理在冊，并全部交由檔案室保管。與此同時，檔案室也要將每個科室所要保管的醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)使用情況和要求，下發(fā)給各個科室，使其配合設(shè)備檔案管理的工作。

4.3建立嚴格的設(shè)備資料管理制度。由于各個醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料全部交由檔案室管理，因此，在檔案室管理過程中，要制定嚴格的資料管理制度。例如，有醫(yī)療人員使用某個醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)卷宗，必須保證其卷宗完整，并如期歸還，若有遺失或損壞全權(quán)由借閱人負責(zé)。再比如說，一些貴重的醫(yī)療設(shè)備重要資料不外借，并確各個保精密儀器相關(guān)資料的完整等。

4.4提高人員管理意識，加強素質(zhì)培訓(xùn)。對于我國醫(yī)院來說，在招攬檔案管理的相關(guān)工作人員時，要挑選一些經(jīng)驗豐富的管理人員，使其能在工作中發(fā)揮最大價值。與此同時，要對整個醫(yī)院的所有工作人員及管理人員進行定期培訓(xùn)，從思想上提高其對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視程度，從而推動我國醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的可持續(xù)發(fā)展。

5結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理技術(shù)隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和管理手段的提升，這些年有了長足的進步，檔案管理要求的真實性、完整性、動態(tài)性都得到了提高。隨著規(guī)范化要求的提升，從檔案管理的意識和理念，到具體的實際操作都還有更長遠的路要走，同時通過檔案中各種資料和數(shù)據(jù)的分析和提煉總結(jié)，進行數(shù)據(jù)挖掘，總結(jié)經(jīng)驗和規(guī)律，不斷提高設(shè)備管理水平成為設(shè)備檔案管理的一個新的課題和目標。