譚嘉敏

摘要：為了實現(xiàn)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展，必須做好相關的風險防控，油品銷售企業(yè)經(jīng)營風險主要來自成品油銷售、IC卡業(yè)務、非油品業(yè)務，控制好這三個環(huán)節(jié)的風險是做好風險監(jiān)控的關鍵，而資金與發(fā)票風險則是財務風險防控的主陣地。

關鍵詞：石油銷售企業(yè)；內(nèi)控；資金監(jiān)控；發(fā)票監(jiān)控；視頻監(jiān)控

中圖分類號：F272.3；F426.22 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）013-00-02

一、實施背景

石油銷售企業(yè)的財務系統(tǒng)，經(jīng)歷了從浪潮3.0系統(tǒng)、2007年上線SAP系統(tǒng)、2015年系統(tǒng)大集中升級三個階段，財務管理硬件不斷升級，成品油資金風險防控已經(jīng)實現(xiàn)了從客戶資質審批到資金入賬到出庫監(jiān)控的全過程線上管理，而隨著企業(yè)轉型發(fā)展的需要，新業(yè)務不斷涌現(xiàn)，在原有系統(tǒng)未進行新變革的情況下，必須通過構筑強力的創(chuàng)新執(zhí)行體系來落實新業(yè)務風險防控。實現(xiàn)創(chuàng)新有兩種途徑：一種是以大膽假設為指導方向，通過反復求證獲得成果，另一種是在原有的物質資源基礎上，通過高強度、持續(xù)性的長期性執(zhí)行來實現(xiàn)量變到質變，從而獲得成果。石油銷售企業(yè)財務風險管控就是屬于第二種創(chuàng)新類型，即在企業(yè)現(xiàn)有的資源基礎上充分調(diào)動管理的主觀能動性，通過執(zhí)行以落實職責監(jiān)控、資金風險防控、應收賬款日清日結監(jiān)控、發(fā)票風險防控、內(nèi)部控制為主的“5C”“風險防控五步法，將風險防控對應到具體的日常操作中，強落實、重執(zhí)行，從而實現(xiàn)預定的財務風險管控目標。

二、內(nèi)涵和主要做法

為提升風險防控能力，各地市公司不斷探索行之有效的監(jiān)控措施，優(yōu)化管理手段，建立機關、經(jīng)營部、加油站三級聯(lián)動監(jiān)控機制，將現(xiàn)場巡查、非現(xiàn)場后臺監(jiān)控、周內(nèi)控測試有機結合，利用“風險防控五步法”，把握關鍵節(jié)點，打造閉環(huán)式監(jiān)控體系，有效提升了整體風險防控能力。

（一）經(jīng)營部、加油站套疊式落實職責監(jiān)控，實現(xiàn)監(jiān)督制衡

加油站現(xiàn)場資金監(jiān)管直接影響到經(jīng)營資金的安全，是財務風險防控的重頭工作。為此，重新明確經(jīng)營部、加油站現(xiàn)場資金監(jiān)控職責，將資金安全責任落實到人，強化油站站長及主管的互相牽制作用，形成互相監(jiān)督制衡的局面，確保油站現(xiàn)場資金安全。

一是強化加油站監(jiān)管職責，實現(xiàn)一級管理。加油站屬于資金監(jiān)管的一級單元，大站要站人員配備較為充足，要求加油站必須指定一名主管負責全盤財務工作，對財務工作必須“一跟到底”，防止各主管間出現(xiàn)財務數(shù)據(jù)交接不全或“互相踢皮球”現(xiàn)象。對于中小站點也必須指定一人（不一定是主管）負責油站財務監(jiān)管工作。

二是強化經(jīng)營部監(jiān)管職責，實現(xiàn)二級遞進管理。在明確油站職責的基礎上，強化經(jīng)營部綜合管理員財務監(jiān)管職責，實現(xiàn)二級遞進管理，明確綜合管理員專門負責加油站現(xiàn)場資金檢查工作，對油站資金安全負有監(jiān)督責任，全面覆蓋加油站財務風險環(huán)節(jié)，強化風險防范。

（二）設置指定動作實現(xiàn)資金標準化、“省心式”管理，現(xiàn)場與遠程巡查結合實現(xiàn)資金風險防控

一是加強宣貫，增強防控意識。明確了各加油站站長、主管、經(jīng)營管理部經(jīng)理、綜合管理員各崗位人員的資金管理職責與具體監(jiān)控工作內(nèi)容，建立每天通報每月考核制度，全方位建立加油站資金監(jiān)控體系。同時，由財務、零管、紀檢、經(jīng)營部組成聯(lián)合工作小組到油站進行宣貫資金風險控制方案，組織員工學習，并組織了網(wǎng)上考試活動，增強員工資金風險防控意識。

二是設置制定動作，推行“省心式”標準化管理。要求加油站主管每天（含節(jié)假日）對繳款現(xiàn)場進行拍照（照片內(nèi)容：一人手持放有當天繳存貨款的錢箱，錢箱保持打開狀態(tài)、一人手持當天繳款單），拍照后以微信等形式單獨發(fā)經(jīng)營管理部綜合管理員。如油站人員達不到要求可以一人持打開的錢箱和繳款單，另一人拍照。經(jīng)營管理部對油站通過微信報送的押運照片進行收集檢查，同時建立和登統(tǒng)資金繳存臺賬，每天（含節(jié)假日）登記每個油站繳款日期、時間、金額、清點人、督繳人等內(nèi)容，每日報財資部資金監(jiān)控員。

三是充分利用智能化硬件，發(fā)揮“天眼”優(yōu)勢，形成高壓監(jiān)控態(tài)勢。充分利用視頻監(jiān)控系統(tǒng)，形成監(jiān)控“天眼”，形成高壓監(jiān)控態(tài)勢。經(jīng)營管理部每天（含節(jié)假日）安排專人通過視頻對轄區(qū)內(nèi)油站進行視頻回放檢查，檢查是否落實兩人開啟保險柜、是否兩人繳交押運；零管部每天抽取10%油站進行實時視頻監(jiān)控，重點監(jiān)控加油站資金管理的關鍵節(jié)點是否存在違規(guī)現(xiàn)象；公司夜班值班人員每晚抽取10座油站進行實時視頻監(jiān)控，重點監(jiān)控加油站是否存在非押運時間開啟保險柜和保險柜鑰匙是否隨意擺放的違規(guī)現(xiàn)象；視頻監(jiān)控實行包干到人，每人負責11-14座油站視頻回放檢查。通過多層面視頻監(jiān)控，構筑24小時視頻監(jiān)控體系，讓違規(guī)現(xiàn)象無所遁形。

四是發(fā)現(xiàn)可以跡象大膽假設小心求證，現(xiàn)場檢查杜絕違規(guī)。每天通過信息云平臺檢查油站上傳的銷售數(shù)據(jù)，對于上報提示有問號的報表，打電話詢問情況并跟蹤了解原因，督促油站將調(diào)整后的報表重新上傳。同時，每天對油站資金進行清賬，確保資金安全，如存在資金異常問題及時核實，涉及違紀違規(guī)行為的將按照相關規(guī)定處罰。

（三）強力落實應收賬款日清日結監(jiān)控，率先實現(xiàn)365天全天候動態(tài)緊盯資金回籠

應收賬款清賬工作主要涉及輕油銷售、IC卡充值及售卡、便利店銷售三個方面，針對這三方面資金監(jiān)控工作，不斷創(chuàng)新清賬手段，把資金監(jiān)控工作做細做實，做到每日監(jiān)控并清賬，確保經(jīng)營資金及時足額回籠。

一是推行成品油資金日清日結，防范主業(yè)主流資金風險。成品油的資金回籠是資金安全的根基，必須無條件落實回籠。按照“全公司由一人點擊清賬，存在差異由各會計跟蹤處理”的思路進行輕油銷售日清日結工作。重點加強委托管理小站的清賬及資金監(jiān)控工作，進一步掃除資金監(jiān)控薄弱地帶，由核算會計通過日清日結工作實現(xiàn)對網(wǎng)點貨款回籠情況的監(jiān)控，保證資金監(jiān)控責任到人，提高工作效率。

二是全系統(tǒng)內(nèi)率先推行IC卡日清日結，攻克IC卡資金監(jiān)控難題。統(tǒng)籌安排IC卡清賬工作，將清賬頻率由五天改為日清日結，縮短了IC卡資金風險監(jiān)控周期，有利于及時發(fā)現(xiàn)資金差異。同時，提升了IC卡賬 務處理準確率，提高了IC卡清賬工作效率，緩解了資金監(jiān)控崗位的工作壓力，實現(xiàn)了IC卡資金監(jiān)控質的飛躍。

三是周末及節(jié)假日輪值清賬，365天全天候清賬提油。建立周末及節(jié)假日輪值制度。核算會計在周末及節(jié)假日實行輪值排班清賬，爭取第一時間為客戶清賬開單。在方便客戶留住人心的同時，加快了銷售數(shù)據(jù)的清理，進一步確保了銷售資金及時回籠，降低了資金風險。

（四）篩查疑點開票記錄，遠程監(jiān)控與現(xiàn)場巡查結合，做好發(fā)票風險防控、維護經(jīng)營秩序

進一步完善內(nèi)部制約機制，實行機關管理部、經(jīng)營管理部、加油站三級管理，強化現(xiàn)場監(jiān)控，全面防范稅務與經(jīng)營風險。

一是物盡其用，視頻設備對開票管理同樣適用。視頻設備在對油站現(xiàn)場管理工作中發(fā)揮了至關重要的作用，在財務線條，不僅適用于監(jiān)控現(xiàn)場資金，也適用于監(jiān)控發(fā)票開具過程。開票過程監(jiān)控是防范油站現(xiàn)場發(fā)票風險的關鍵控制點，加大視頻監(jiān)控力度，有針對性地布控防范措施。要求每日專人導出加油站開票記錄數(shù)據(jù)，發(fā)給監(jiān)管人員篩查，對有疑點的開票記錄觀看視頻回放，重點關注開票記錄數(shù)據(jù)中一分鐘開出兩份以上發(fā)票的流水，大站重點查看夜間00：00至7：00視頻記錄，對于晚上開票量較少的加油站著重查看夜間是否有異常開票。油站視頻回放無故出現(xiàn)短暫中斷，則列為重點監(jiān)控對象，加大視頻監(jiān)控力度，防止人為遮擋或者中斷視頻監(jiān)控。若發(fā)現(xiàn)視頻時間與發(fā)票流水時間對不上的，差異時間超過幾分鐘，要通知油站更正稅控機時間。

二是實行跨部門聯(lián)合監(jiān)控，協(xié)同作戰(zhàn)織牢防控大網(wǎng)。實行聯(lián)合監(jiān)控，織牢風險防控大網(wǎng)。多部門共同利用視頻監(jiān)控油站開票，重點抽查白天油站的開票情況和夜晚及有疑點的開票記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)線索立即移交紀檢部門，再由紀檢部門深入檢查。油站方面，公司通過設立統(tǒng)一賬號及密碼，要求油站每天必須登錄發(fā)票網(wǎng)絡系統(tǒng)自查，并將記錄自查結果報經(jīng)營管理部，經(jīng)營管理部發(fā)現(xiàn)異常立即上報公司。信息部負責對油站設備、網(wǎng)絡問題整改，對視頻中斷、查詢失敗的油站進行甄別，發(fā)現(xiàn)視頻異常的油站，將名單發(fā)給財資部，作為重點監(jiān)控對象。針對部份油站視頻保存期不長問題，信息部落實整改視頻保存期少于15日的油站。人事部門根據(jù)每月監(jiān)管情況考核兌現(xiàn)。

三是建立“1小時預警機制”，細節(jié)上堵塞漏洞。加強加油站管理，細化管理措施。加油站稅控機、視頻主機必須在視頻有效監(jiān)控范圍內(nèi)，油站視頻設備存在故障的必須1小時內(nèi)上報財資部，財資部對油站故障期間的發(fā)票管理進行重點監(jiān)控，形成“1小時內(nèi)預警機制”，規(guī)定加油站開票站立位置視頻監(jiān)控可見，開票機不得放入柜臺躲避監(jiān)控，開票人員不得遮擋視頻監(jiān)控器，確保開票過程全程在視頻監(jiān)控中。加油站不得幫客戶代保管發(fā)票，開具后立即在交易現(xiàn)場移交給客戶，若客戶沒能立即在交易現(xiàn)場取票，則不得開票，等客戶到現(xiàn)場后再開具發(fā)票。加油站必須每半小時內(nèi)手工清理一次加油流水記錄，防止加油站利用未開票的加油流水記錄虛開發(fā)票。加強對IC卡開票監(jiān)聽軟件開票管理，原則上客戶不需發(fā)票的，充值系統(tǒng)不能選開發(fā)票，充值自動開票只能開具半小時內(nèi)的充值流水，半個小時以外的充值流水只能手動開票，并登統(tǒng)臺賬。加油站必須定期清空開票軟件數(shù)據(jù)，清除舊有數(shù)據(jù)。

四是教育監(jiān)督并舉，思想上引導堵疏結合。紀檢部門嚴格查處虛開發(fā)票違規(guī)行為，強化警示教育和監(jiān)督舉報，重獎舉報人，發(fā)現(xiàn)線索，一查到底。同時，充分發(fā)揮兼職監(jiān)察員作用，每月要求經(jīng)營管理部兼職監(jiān)察員交叉檢查發(fā)票。重點加強獨立核算、小站管理油站發(fā)票檢查并加強考核扣罰。

（五）不斷縮短內(nèi)部控制測試周期，首創(chuàng)周測試制度，把握主要節(jié)點提高測試成效

改變以往每季度進行內(nèi)控穿行測試的做法，縮短內(nèi)控周期，每周進行內(nèi)控穿行測試，有力保障了內(nèi)控工作質量。

一是設定主題，重點監(jiān)控。每周確定一個測試主題，安排相關部門進行流程測試，對于在穿行測試中發(fā)現(xiàn)的存在問題，按照問題性質進行分類，并逐一落實整改措施和整改責任人，及時跟蹤整改進度。通過每周測試，細化了樣本抽查測試工作，達到了以點蓋面覆蓋、逐漸覆蓋所有關鍵風險節(jié)點的效果。

二是縮短周期，成效提升。每周穿行測試縮短了內(nèi)控測試周期，避免了每季度由于時間緊、樣本多而敷衍了事的現(xiàn)象，大大提升了發(fā)現(xiàn)問題的及時性。季度測試在每周基礎上進行，及時跟蹤前期發(fā)現(xiàn)的問題并加以整改。內(nèi)控周期縮短后，測試工作更及時深入，促使流程歸口部門立即處理問題，消除滯后整改的弊病。

三、實施效果

（一）職責監(jiān)控使油站加經(jīng)營部實現(xiàn)風險閉環(huán)管理

通過嚴格落實油站加經(jīng)營部兩個層級、套疊式的監(jiān)控職責，實現(xiàn)不相容崗位牽制制度。建立站長與主管之間的牽制監(jiān)督，每周短信通報的不規(guī)范的管理行為，增強員工資金安全意識。

（二）經(jīng)營資金風險防控死角掃清

通過落實資金風險防控指定動作，資金管理可操作性大大提升，油站按照指定動作一一對照落實，每周通過短信、微信等電子平臺通報的不規(guī)范行為大大減少，經(jīng)營資金風險防控從監(jiān)督實際具體的日常行為進一步“升級”到假想案例風險防控，將實際行為管理與假設風險管理結合，防患于未然，最大力度掃清風險防控死角。

（三）賬務處理日清日結透視貨款回籠情況

通過零售資金應收賬款日清日結監(jiān)控及周末財務人員輪值出賬開單使得資金回籠情況實時更新、一目了然，日清日結制度降低了資金風險的同時也留住了客戶心。

（四）發(fā)票風險管理取得立竿見影的成效

通過執(zhí)行以網(wǎng)絡視頻監(jiān)控、制度執(zhí)行、現(xiàn)場檢查相結合的發(fā)票風險防控流程，發(fā)票風險防控取得立竿見影的成效，在營油站201座，月均開出稅控發(fā)票60萬份，油站規(guī)范開票意識顯著提升，疑似不規(guī)范開票行為只占開票常量的0.5%，1個月后下降34%，且規(guī)范程度仍在不斷提升，許多站點已徹底消滅錯用加油流水開票的勾票行為，成為“0失誤”優(yōu)秀站點。

（五）縮短內(nèi)控穿行測試周期促進經(jīng)營發(fā)展

通過執(zhí)行每周內(nèi)部控制測試，佛山公司各內(nèi)控管理歸口部門及時發(fā)現(xiàn)管理提升空間，提示油站關注設備情況，清洗油機濾網(wǎng)，促進油機發(fā)油速度從平均25升/分鐘提升至28～28升/分鐘，顧客得以體驗到高效的加油服務。

通過制度先行、強化落實、考核兌現(xiàn)，將工作層層細化分解到人、制定工作時間進度矩陣，實現(xiàn)了長期嚴格落實“風險防控五步法”，取得的實效證明，風險防控措施有效。