江靈爽

【摘要】為達(dá)到更好的產(chǎn)品宣傳與商業(yè)推廣的目的，許多企業(yè)都選擇以會(huì)展的形式開(kāi)展活動(dòng)，彰顯實(shí)力的同時(shí)達(dá)到吸引更多合作商的目的。所以，如何做好會(huì)展策劃與管理，是值得深思的一個(gè)課題?；诖耍疚膹牟邉澋那捌跍?zhǔn)備、具體工作的落實(shí)以及管理與反思等幾個(gè)方面對(duì)會(huì)展策劃進(jìn)行了思考，希望可以提煉出更多有益的信息，從而更好地完成會(huì)展的策劃與管理工作。

【關(guān)鍵詞】會(huì)展策劃；管理；思考

一、重視會(huì)展策劃的調(diào)研與分析

（一）會(huì)展立項(xiàng)策劃要充分

為保證會(huì)展活動(dòng)井然有序地展開(kāi)，合理的策劃是關(guān)鍵，而在會(huì)展策劃開(kāi)始前，會(huì)展的立項(xiàng)策劃一定要充分。許多企業(yè)為節(jié)約時(shí)間，通常會(huì)選擇忽略掉會(huì)展的立項(xiàng)策劃，以致于真正投入后才發(fā)現(xiàn)相關(guān)的準(zhǔn)備工作嚴(yán)重缺失，比如，市場(chǎng)信息調(diào)研不足、展覽題材選定有偏差等。從中獲得的教訓(xùn)是，倉(cāng)促間推進(jìn)會(huì)展的策劃，有可能導(dǎo)致更高的代價(jià)。因此，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持要在充分的會(huì)展立項(xiàng)策劃通過(guò)后，再有條不紊地安排后續(xù)工作。

（二）會(huì)展項(xiàng)目可行性分析落到實(shí)處

許多企業(yè)在會(huì)展策劃中對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的可行性分析不重視，以致在實(shí)際的操作中會(huì)展項(xiàng)目的可行性分析流于形式，沒(méi)有為會(huì)展活動(dòng)的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)也無(wú)法及時(shí)規(guī)避。可見(jiàn)會(huì)展項(xiàng)目的可行性分析要落到實(shí)處，比如，從市場(chǎng)環(huán)境分析、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析、展會(huì)執(zhí)行方案分析、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)等，每一個(gè)方面都應(yīng)當(dāng)了解清楚，并寫進(jìn)會(huì)展項(xiàng)目可行性報(bào)告中。如此，才能為會(huì)展活動(dòng)的舉辦形成一個(gè)好的開(kāi)端。

二、細(xì)化工作，提高策劃效率

（一）會(huì)展品牌形象策劃

品牌效應(yīng)的形成是會(huì)展的重要目的之一，因此，會(huì)展策劃中應(yīng)當(dāng)將品牌形象的策劃擺在首位。策劃人員可以從以下兩個(gè)方面展開(kāi)。首先，明確展品企業(yè)的品牌含義、宣揚(yáng)的價(jià)值觀，保證會(huì)展中的形象設(shè)計(jì)符合該企業(yè)的定位。其次，會(huì)展品牌形象的策劃也要結(jié)合本次會(huì)展的主體，將二者進(jìn)行完美的融合，達(dá)到更好的宣傳效果。除此之外，還要講究心意，結(jié)合參加會(huì)展人群的喜好，考慮不同的設(shè)計(jì)形象，促進(jìn)企業(yè)形象的多元化發(fā)展。

（二）會(huì)展實(shí)施方案策劃

會(huì)展實(shí)施方案是很多會(huì)展策劃人員工作的重中之中，但即便如此，還是存在很多隱患，因而也要保持足夠的關(guān)注度。在實(shí)施方案的制定中，應(yīng)當(dāng)保持事無(wú)巨細(xì)，思慮周全，并寫入執(zhí)行方案中，以備查閱。通常，實(shí)施方案中要包括展位承建商、運(yùn)輸代理、旅游代理、參展商手冊(cè)等各個(gè)方面，其中會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生與公共安全是比較容易出問(wèn)題的環(huán)節(jié)，一定要提供更全面的保障。

（三）會(huì)展活動(dòng)策劃

會(huì)展活動(dòng)如果太刻板，給人留下的印象也不會(huì)太深，對(duì)于商業(yè)宣傳而言還是一種欠缺。所以，當(dāng)前很多會(huì)展的策劃中，都會(huì)添加一些娛樂(lè)性節(jié)目的編排，活躍會(huì)場(chǎng)的氛圍。而會(huì)展活動(dòng)的安排與設(shè)計(jì)是最花心思的，一方面，要保證會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量，故活動(dòng)的選擇與會(huì)展主題的表達(dá)應(yīng)相得益彰。而另一方面，活動(dòng)的安排需盡量豐富，照顧到更多人的喜好和需求，從而借助活動(dòng)造勢(shì)，會(huì)展的主題會(huì)更加深入人心。

三、完善會(huì)展的招展與招商工作

（一）招展與展位營(yíng)銷

一次精彩的會(huì)展，除了流程清晰、活動(dòng)豐富外，類型不一的展商分布也體現(xiàn)了該會(huì)展設(shè)計(jì)的精致所在，所以，在招展與展位營(yíng)銷這一環(huán)節(jié)上，也要加倍重視，主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行考慮。第一，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，用于存儲(chǔ)提前收集好的展商資料，權(quán)衡之下決定展商。第二，對(duì)展位和展區(qū)做出具體的劃分，然后再將展商合理分配。第三，制定招展價(jià)格，為商家入駐提供更明確的決策信息。第四，發(fā)送招展函，告知相關(guān)的商家展會(huì)的事宜。第五，敲定詳細(xì)的招展方案，并擴(kuò)大展位的營(yíng)銷。簡(jiǎn)言之，招展和展位的營(yíng)銷中，展位的劃分和展商的排布是重中之重。

（二）招商與宣傳推廣

許多失敗的展會(huì)策劃案例表明，如果展會(huì)的宣傳推廣不到位，會(huì)直接影響展會(huì)的招商工作。在實(shí)際的會(huì)展策劃操作中，常存在宣傳滯后或是宣傳不到位的情況，使得展位到后期仍無(wú)法完成招商工作，對(duì)于展會(huì)舉辦方造成了極大的損失，影響會(huì)展的效果。而現(xiàn)在，人們也開(kāi)始意識(shí)到，對(duì)于展會(huì)的招商與宣傳應(yīng)當(dāng)盡早開(kāi)始，比如，可以通過(guò)專業(yè)媒體廣告、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、印發(fā)傳單、展訊等方式告知展會(huì)的目標(biāo)群體，而對(duì)于重要的觀眾或商家，則可以發(fā)放會(huì)展邀請(qǐng)函。這樣對(duì)展會(huì)感興趣的商家就會(huì)主動(dòng)聯(lián)系，會(huì)展方也能在招商工作中獲得更大主動(dòng)權(quán)。

四、強(qiáng)化會(huì)展管理工作的執(zhí)行

（一）展會(huì)服務(wù)與現(xiàn)場(chǎng)管理方案

會(huì)展管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，應(yīng)當(dāng)將展會(huì)的服務(wù)工作以及現(xiàn)場(chǎng)管理工作制定合理的方案，并交由不同的人加以執(zhí)行和監(jiān)督。首先，就展會(huì)服務(wù)，主要從禮儀指引、安全保衛(wèi)、設(shè)計(jì)安裝、物品租賃、運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)、廣告宣傳、后勤保障等方面細(xì)化。而對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理來(lái)說(shuō)，一方面著眼于現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，分配好保安以及相關(guān)負(fù)責(zé)人，保證會(huì)場(chǎng)每個(gè)角落的安全。另一方面，會(huì)展的清潔衛(wèi)生工作也需及時(shí)展開(kāi)。展會(huì)服務(wù)與現(xiàn)場(chǎng)管理一定要提前規(guī)劃預(yù)備方案，以便發(fā)生意外時(shí)將損失降到最低。

（二）會(huì)展客戶關(guān)系管理計(jì)劃

會(huì)場(chǎng)是將所有的客戶關(guān)系合成到一起，是一張龐大而復(fù)雜的關(guān)系網(wǎng)，所以會(huì)展策劃時(shí)也應(yīng)當(dāng)把客戶關(guān)系管理做出合理的管理計(jì)劃。首先，會(huì)展方應(yīng)提前了解客戶間的關(guān)系，以便更好地安排展位。其次，會(huì)展進(jìn)行的過(guò)程中，保持各客戶的平等對(duì)待原則，不能體現(xiàn)出區(qū)別對(duì)待，以免影響客戶關(guān)系的和諧。最后，借助會(huì)展的舞臺(tái)，通過(guò)一些互動(dòng)和交流的活動(dòng)，促進(jìn)客戶關(guān)系的發(fā)展。會(huì)展中的客戶關(guān)系管理是商場(chǎng)利益關(guān)系的折射，所以成功的會(huì)場(chǎng)策劃，一定將客戶關(guān)系妥善管理。

（三）會(huì)展時(shí)間管理方案

對(duì)于參與會(huì)展的眾多商家而言，時(shí)間就是金錢，所以他們也會(huì)格外地重視會(huì)展方對(duì)時(shí)間的管理?；诖耍瑫?huì)展時(shí)間管理方案的制定就更需要精心策劃。時(shí)間管理方案的制定中，不僅需要考慮會(huì)展主題表達(dá)時(shí)長(zhǎng)的需求，同時(shí)也需要綜合考慮不同展商對(duì)時(shí)間安排的要求、場(chǎng)地租賃、展會(huì)成本等因素的影響。在時(shí)間管理上，注重時(shí)效性，保持付出與回報(bào)率的相對(duì)平衡，是主要需要考量的因素。

（四）展后總結(jié)

每次會(huì)展的成功策劃與管理，都為下一次活動(dòng)的開(kāi)展提供了經(jīng)驗(yàn)，在展后總結(jié)中，將會(huì)展達(dá)到的成果與預(yù)期目標(biāo)對(duì)比，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不足的方面，在今后的策劃中加以改進(jìn)。對(duì)本次會(huì)展中出現(xiàn)的意外，加入下一次策劃的方案中，不斷完善對(duì)會(huì)展策劃的危機(jī)處理機(jī)制。通過(guò)會(huì)展的總結(jié)，還可以發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的客戶關(guān)系，為商業(yè)關(guān)系創(chuàng)造更多可能。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可見(jiàn)會(huì)展的策劃與管理需要綜合考慮的因素很多樣，所以每一個(gè)成功的策劃背后，都是無(wú)數(shù)的心血和付出，而每一項(xiàng)管理的嚴(yán)格執(zhí)行，也是會(huì)展策劃得以順利落實(shí)的根本保障?？梢灶A(yù)見(jiàn)，會(huì)展的策劃與管理對(duì)于企業(yè)間的商業(yè)交流越來(lái)越重要，而如何構(gòu)建好這座橋梁，是當(dāng)前會(huì)展業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。

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