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        聲像檔案管理存在的問題及改進(jìn)對(duì)策

        2017-07-19 10:35:07王月蓮
        卷宗 2017年14期
        關(guān)鍵詞:聲像檔案改進(jìn)對(duì)策管理問題

        王月蓮

        摘 要:聲像檔案是檔案信息的重要記錄載體,具有便于攜帶、內(nèi)容豐富、形象生動(dòng)、表現(xiàn)形式多樣化等諸多特點(diǎn),是檔案資源的重要組成。在當(dāng)前的信息時(shí)代,聲像檔案類型越來越豐富,所發(fā)揮的作用也越來越大,利用率日漸提高。為有效加強(qiáng)聲像檔案的管理和利用,本文探討了聲像檔案管理中存在的問題,并提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。希望本文的研究能為相關(guān)檔案管理人員提供有益參考和借鑒,共同助力檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:聲像檔案;管理問題;改進(jìn)對(duì)策

        社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們?cè)桨l(fā)習(xí)慣于通過各類聲像設(shè)備來記錄社會(huì)事件及科教文衛(wèi)等各領(lǐng)域的活動(dòng),由此形成了極具保存和利用價(jià)值的聲像檔案。這類檔案以影音、視頻、音頻、微縮膠片等資料為主,是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充,能夠客觀真實(shí)地反映歷史事件,具有很高的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值。因此,加強(qiáng)聲像檔案管理意義重大。

        1 聲像檔案概述

        聲像檔案是個(gè)人、組織和國家在社會(huì)活動(dòng)過程中,將具備利用和保管價(jià)值的影片、視頻、音頻、照片等資源進(jìn)行科學(xué)歸檔管理所形成的新型檔案,是以不同材料為載體,以聲像為主,并輔以文字說明而形成的歷史記錄。聲像檔案與紙質(zhì)檔案具有很大的不同,現(xiàn)對(duì)其特點(diǎn)分析如下:

        第一,直觀的形象性。聲像檔案中的音頻、視頻、照片等,皆是對(duì)現(xiàn)場情況的客觀拍攝或錄制,因而其材料信息具有可視性,能直觀形象地呈現(xiàn)于人前。

        第二,收集、保管之特殊性。聲像檔案多由磁性材料或感光材料制作而成,與紙質(zhì)檔案相比,聲像檔案對(duì)環(huán)境的要求更高,不僅要求環(huán)境保持合理的溫度和濕度,還對(duì)光照、磁場等有一定要求,因而對(duì)其的收集及保管需特殊對(duì)待。

        第三,是其他載體檔案資源的有效補(bǔ)充。聲像檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充,二者相輔相成、互為佐證。如以會(huì)議檔案為例,會(huì)議所形成的決議、會(huì)議記錄等,均為紙質(zhì)檔案,而參會(huì)人員的照片、會(huì)議情況錄制等則可以聲像檔案的形式保存下來,如此,結(jié)合紙質(zhì)檔案和聲像檔案則能使研究人員從不同方面了解到會(huì)議的整個(gè)過程和全貌,使研究結(jié)果更為真實(shí)、可信。

        2 聲像檔案管理存在的問題

        (一)保管條件差,難以長久保存

        聲像檔案的制作材料具有一定特殊性,需要檔案管理人員制定與之相匹配的保管策略實(shí)施科學(xué)化管理。從當(dāng)前國內(nèi)大部分單位檔案管理工作的踐行情況來看,因未能對(duì)檔案管理工作給予足夠重視,許多部門的聲像檔案在保管過程中都未能與其他檔案區(qū)別對(duì)待,僅簡單地將聲像檔案同其他類型檔案混同管理,故而在實(shí)踐中極易導(dǎo)致聲像檔案因保管不當(dāng)而發(fā)生損毀,諸如光盤表面出現(xiàn)劃痕而導(dǎo)致無法正常播放等問題。

        (二)歸檔不規(guī)范,資料流失嚴(yán)重

        聲像檔案的歸檔工作必須遵循嚴(yán)格的歸檔原則,不僅要保存部分復(fù)制類或再加工類檔案,更要保存原始檔案。然而在實(shí)踐中,很多單位的檔案管理部門對(duì)此未能引起重視,在對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)過于隨意,如在收到各部門提交的照片檔案時(shí)將其隨意丟放,未能按照歸檔要求進(jìn)行分類保管,且對(duì)于原始底片不能做到有效歸檔,致使很多有價(jià)值的照片因沒能及時(shí)歸檔或底片丟失而失去保存與利用價(jià)值。錄音、錄像帶的歸檔管理則更令人擔(dān)憂,很多原始錄音與錄像都丟失了。此外,一些單位的各個(gè)部門與工作人員手中通常會(huì)存有部分聲像檔案,出于各種原因,如檔案的文獻(xiàn)價(jià)值較高等,這些聲像檔案往往難以及時(shí)交給檔案管理部門歸檔保存。

        (三)檔案格式不統(tǒng)一,資源難共享

        聲像檔案不同于紙質(zhì)檔案的原因在于其由聲音、視頻、圖片所構(gòu)成,需要制作成一定的格式才能進(jìn)行查閱、保存和共享。然而,當(dāng)前部分單位的聲像資料在產(chǎn)生時(shí)沒有專業(yè)的攝錄人員到場,相關(guān)人員沒有經(jīng)過培訓(xùn),不會(huì)考慮圖像像素的大小、存儲(chǔ)的格式、正光側(cè)光逆光等問題,導(dǎo)致拍攝出的影像質(zhì)量不高,沒有形成統(tǒng)一的格式,直接影響了聲像檔案的質(zhì)量,降低了聲像檔案的數(shù)字化工作效率。更為關(guān)鍵的是,由于聲像檔案格式不統(tǒng)一,導(dǎo)致各單位各部門的聲像檔案資源不能夠共享,影響了聲像檔案的高效利用。

        3 聲像檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

        (一)改善保管環(huán)境,實(shí)施科學(xué)化管理

        聲像檔案對(duì)于保管環(huán)境具有一定要求。《聲像檔案管理辦法》明確規(guī)定,照片檔案的保管環(huán)境溫度為14-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持在37.5%-67.5%之間,錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%-60%之間。對(duì)于照片底片、錄音錄像帶等不得進(jìn)行平放,同時(shí)應(yīng)基于防磁化的考慮,將之保存于專用的防磁柜內(nèi)。考慮到大部分單位受辦公條件的限制,且無法確保相關(guān)設(shè)施添置到位,需要檔案管理部門利用現(xiàn)有條件對(duì)聲像檔案進(jìn)行合理保管:(1)將聲像檔案進(jìn)行獨(dú)立保管;(2)利用溫濕度表,對(duì)檔案室內(nèi)的溫度與濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制,同時(shí)應(yīng)當(dāng)避免光源直射和磁場影響,從而延長檔案使用周期。此外,聲像檔案要定期倒帶、復(fù)制和轉(zhuǎn)存處理,錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年,每十年復(fù)制一次,光盤等數(shù)字存儲(chǔ)載體保存的聲像檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次,原盤同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。各單位檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)備份,以免因檔案損毀而造成無法挽回的后果。

        (二)規(guī)范歸檔流程,提高管理實(shí)效

        面對(duì)部分單位檔案管理工作存在的諸多亂象,最為行之有效的方法便是制定嚴(yán)格的制度,實(shí)施規(guī)范化管理。具體而言,可從如下方面著手:(1)采取分年度整理,把一組具有共同主題、內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起,對(duì)每份聲像資料編號(hào),按介子類型、問題、案卷號(hào)組成案卷集中編放。(2)按案卷編寫文字說明,填寫卷內(nèi)目錄,并利用一系列手段完善檔案編制模式。如在重大活動(dòng)中,一般會(huì)形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案,在立卷編號(hào)時(shí),如果按介子類型分別立卷編號(hào),會(huì)將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來,不便于展現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)的全貌。為了彌補(bǔ)這一分類方法的不足,可對(duì)聲像檔案以及與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案制作參見號(hào)或指引卡,編制對(duì)應(yīng)目錄,便于查詢和利用。此外,各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)確保制定的各項(xiàng)制度在實(shí)際工作中得到真正落實(shí),如此才能使聲像檔案得到最大化利用,有效提高檔案管理工作實(shí)效。

        (三)統(tǒng)一檔案格式,提升檔案利用率

        檔案管理工作的目的在于為利用者提供足夠的素材。因此,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案的線上分享與利用,提升檔案的利用效率,避免其在檔案室中“沉睡”。為此,各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)創(chuàng)設(shè)檔案資源信息庫,將聲像檔案資源的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫之中。同時(shí),檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)不同類型、不同內(nèi)容的聲像檔案進(jìn)行分類管理,并建構(gòu)不同的數(shù)據(jù)庫,以便于聲像檔案的開發(fā)利用。為了使數(shù)據(jù)庫的利用價(jià)值更高,在建設(shè)過程中,檔案部門應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)庫管理制度,確保數(shù)據(jù)庫能夠穩(wěn)定運(yùn)行,以便在此基礎(chǔ)上使聲像檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)設(shè)目的得以真正實(shí)現(xiàn)。

        4 結(jié)語

        聲像檔案是對(duì)具體事件的客觀記錄,是對(duì)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充,能為研究者提供更全面的研究素材。因此,各檔案部門應(yīng)重視聲像檔案的管理工作,實(shí)施科學(xué)化管理,以確保聲像檔案的有效利用,提高檔案管理工作實(shí)效。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]陳秋香.推進(jìn)聲像檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(9).

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