何依琪
摘 要:機密性、復雜性和專業(yè)性作為檔案管理工作特性,在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)有利地位,其以人才為核心,通過對檔案信息的針對性管理,為我國的檔案管理工作科學化、標準化目標的實現(xiàn)奠定基礎。本文以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題為切入點,詳細探究加強事業(yè)單位檔案管理應采取的措施,意在從根本上改善當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。
關鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題與對策
事業(yè)單位現(xiàn)代化和信息化管理格局,主要以網絡數(shù)據(jù)庫構建為載體,通過對資源信息的轉化,實現(xiàn)檔案信息分析管理的目的。其中信息化檔案管理模式,不僅可推進事業(yè)單位檔案管理機制與流程的健全化,使其在分類管理的前提下,便于查閱,還可以多元檔案合理應用的基礎上,保證事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)定進行。但是,事業(yè)單位在檔案管理中諸多因素的限制,使其檔案管理效果無法提升,雖然已選用相應的整改措施,但收效甚微。
1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題
事業(yè)單位以公益性社會服務為宗旨,其在檔案管理中面臨諸多問題,如管理人員頻繁調動、管理人員職業(yè)素質低、崗位交接不恰、檔案管理機制不完善、管理流程不合理、更新不及時等問題,在某種程度上制約事業(yè)單位長遠發(fā)展路線。針對此,筆者對當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題進項詳細分析。
1.1 管理人員頻繁調動
筆者通過對事業(yè)單位檔案管理科室人員的分析,可知其諸多人員并不屬于相關專業(yè)人才,而是從其它部門或崗位調動的普通職員,甚至在部分事業(yè)單位中,雖具有高素質、高水平檔案管理人才,但因崗位輪換體系的執(zhí)行,致使其無法長期佇立于檔案管理崗位。而新調進的管理人員,由于檔案管理理念和規(guī)范流程的缺失,使事業(yè)單位檔案管理工作流于形式。此外,還有少數(shù)事業(yè)單位沒有專門的檔案管理部門與科室,僅由行政人員、人事人員兼并檔案管理,但因職責不明和業(yè)務不精等因素的制約,其產生的不良后果無法估量。
1.2 管理人員職業(yè)素質低
事業(yè)單位工作職能、服務效果的彰顯,均和工作人員職業(yè)素質密切關聯(lián),檔案管理也一樣。但在實際調查中,諸多事業(yè)單位檔案管理人員對崗位職責認知度較差,沒有足夠的職業(yè)素質,加之工作熱情與積極性的喪失,使其呈現(xiàn)“不思進取”、“得過且過”、“敷衍塞責”的工作狀態(tài),從而引起檔案管理不夠細致、更新不夠及時、庫房未定期整理等現(xiàn)象。
1.3 崗位交接不恰
基于市場環(huán)境、人事制度的改革,致使各單位、各企業(yè)間人事調動問題尤為頻繁。以事業(yè)單位檔案管理崗位而言,即使未發(fā)生人事調動,但人員退休情況無法避免,受到檔案管理工作性質與特點的影響,若因崗位交接不恰,將會對后續(xù)檔案管理工作的開展產生不利影響。例如:檔案管理人員由于工作交接不恰,誘發(fā)“死檔”、“棄檔”等諸多問題,其導致的單位損失無法以金錢衡量。
1.4 檔案管理機制不完善
現(xiàn)階段,事業(yè)單位檔案管理涉及科目、內容和領域具有多元化的特點,但因未充分利用,使其以“花瓶”的角色出現(xiàn)在人們視野,造成檔案管理價值與作用的喪失。再者諸多事業(yè)單位僅針對基礎檔案實施查閱,未對其予以廣泛且拓展應用,無法發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的真正內涵。檔案管理是事業(yè)單位經營管理的組成架構,其重要性不言而喻。伴隨電子技術的興起,電子檔案逐漸引起人們的高度關注,但在實際情況下,事業(yè)單位還是以紙質檔案管理為主。而在管理期間,如果紙張檔案保存不夠完善,易出現(xiàn)浸濕、蟲蛀和部分缺失等問題,應特別關注。
1.5 管理流程不合理、更新不及時
事業(yè)單位檔案管理作為繁瑣化、復雜化的工作類型,若因某環(huán)節(jié)流程的疏漏,其均會產生嚴重后果。但以事業(yè)單位“鐵飯碗”觀念,致使檔案管理人員工作過于隨意,以主觀判斷的形式完成檔案管理工作,從而降低事業(yè)單位檔案管理效果與效率。檔案更新不及時,也是當前事業(yè)單位檔案管理面臨的關鍵問題。而產生該種現(xiàn)象的關鍵點在于:人員專業(yè)技能、責任心不足,使其無法結合市場變化和時間更替,對檔案信息進行及時記錄與更新,為事業(yè)單位檔案管理工作帶來風險。
2 加強事業(yè)單位檔案管理應采取的措施
社會發(fā)展日新月異,事業(yè)單位為實現(xiàn)長遠發(fā)展的目標,則應對檔案管理工作予以調整及創(chuàng)新,最大限度上彌補不足,緊跟時代發(fā)展的腳步,推進事業(yè)單位的快速發(fā)展,而不是成為負擔、累贅。針對此,筆者結合上文事業(yè)單位檔案管理存在的問題,對其應采取的措施進行全面分析。
2.1 提高檔案管理利用率
深化事業(yè)單位檔案管理機制改革工作,是以揚長避短、革新完善的角度,彌補原有檔案管理模式所帶來的不足,即在專門化檔案科室構建的同時,派以專業(yè)人員完成的檔案管理工作。與此同時,檔案管理的集中化控制理念,可有效規(guī)避事業(yè)單位檔案分散問題,便于檔案管理工作的有序進行,并在彰顯檔案管理系統(tǒng)性、完整性、有效性價值中發(fā)揮著決定性優(yōu)勢。以現(xiàn)代化和信息化模式為基準的事業(yè)單位檔案管理工作,應以科學管理模式和手段為前提,對檔案開發(fā)、檔案利用等環(huán)節(jié)予以高度重視,有助于檔案管理更好服務于事業(yè)單位。
2.2 規(guī)范檔案管理機制
眾所周知,事業(yè)單位在社會經濟發(fā)展中起到關鍵性作用,而科學化、完善化和合理化的檔案管理工作,是推進事業(yè)單位全面發(fā)展的根本前提。針對此,關于事業(yè)單位檔案管理工作,應以規(guī)范性檔案管理機制擬定為基準,嚴格依據(jù)國家法律規(guī)定,頒布相應的檔案管理條例及準則,并結合事業(yè)單位實際情況,對其管理機制予以適當增加,通過對工作人員檔案管理行為的全方位管控,遵循“依法管理”、“按章辦事”的事業(yè)單位檔案管理宗旨,針對工作人員違規(guī)行為,及時規(guī)避和杜絕,充分彰顯檔案管理的安全性、可靠性價值。
2.3 加強檔案管理水平
基于科技水平的快速發(fā)展,信息技術已在社會各個領域得以全面運用,促使人類生活、工作和學習更加便捷化,而事業(yè)單位檔案管理也同樣如此。在此環(huán)節(jié)中,事業(yè)單位在關于信息化格局構建中,應以自身管理現(xiàn)狀和工作性質為參照,依據(jù)發(fā)展籌劃的制定,結合科學化的檔案管理導向,切實事業(yè)單位檔案管理水平提升的目的。除此之外,檔案管理者應具備較強的專業(yè)技能與技術水平,通過對平臺檔案的優(yōu)質化管理,以單位部門設備維護、技術支持為輔助,在高效利用現(xiàn)代化技術的同時,促進事業(yè)單位檔案管理效果與質量。
2.4 強化專業(yè)隊伍建設
目前,事業(yè)單位檔案管理中,人員素質作為工作難點,若因管理人員素質水平低下,使其難以對檔案管理加以重視。再者事業(yè)單位新動力的吸引度不足,使其專業(yè)性、技能性管理人才明顯薄弱。針對此,事業(yè)單位各個部門應關注管理人才的培養(yǎng)工作,如定期培訓、技能考核等,以此實現(xiàn)與時俱進、全面發(fā)展的人才管理目標。例如:事業(yè)單位日常檔案管理工作的進行,依據(jù)硬件水平、科技含量的提升標準,對管理人員進行專業(yè)知識、輔助知識教學,如互聯(lián)網和計算機培訓,為事業(yè)單位檔案科學化、現(xiàn)代化管理奠定基礎。
3 結束語
事業(yè)單位檔案管理以艱巨性、復雜性的特點被人們廣泛關注,為切實事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的腳步,則應在檔案管理現(xiàn)存問題分析的基礎上,選擇提高檔案管理利用率、規(guī)范檔案管理機制、加強檔案管理水平、強化專業(yè)隊伍建設等措施,結合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀,以“與時俱進”的發(fā)展導向,將檔案管理工作的真正價值落實于實處。
參考文獻
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