宋榮軍

摘 要：本文針對當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，提出加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策和建議進(jìn)行初步探討，以期望提升人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

2016年中共中央政治局提出“增強(qiáng)政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識”，這標(biāo)志著中國政治、中國治理進(jìn)入一個新階段，將深遠(yuǎn)影響未來幾年的中國政治格局和改革績效，這更是對全面依法治國、全面從嚴(yán)治黨的細(xì)化和分解。人事檔案是黨委政府選人用人的重要依據(jù)之一，人事檔案管理工作也是全面依法治國、全面從嚴(yán)治黨的重要環(huán)節(jié)。近年來發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型，被群眾調(diào)侃為“年齡越填越小、工齡越填越早、學(xué)歷越填越高、身份越造越假”，反映出當(dāng)前人事檔案誠信缺乏的嚴(yán)重程度，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。

近幾個月，通過對縣內(nèi)二十多家規(guī)模以上企業(yè)的人事檔案進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)多數(shù)單位較重視人事檔案管理工作，但是也存在不少問題，有的出生日期在不同材料里填寫不一致，有用陰歷的，也有用陽歷的；有的入團(tuán)材料缺失，有的入黨材料不全，缺失個別親屬的政審材料，有的學(xué)歷缺失入學(xué)材料或成績單，有的缺失聘用合同，或者聘用合同簽訂不規(guī)范、或者合同入檔不及時，有的缺失養(yǎng)老保險證明材料，有的企業(yè)管理人員不穩(wěn)定，兼職較多，有的沒有像樣的檔案室，有的雖然工作上重視，但檔案業(yè)務(wù)不熟，工作不會開展等問題，只是停留在保管不丟失層面，對于材料的收集、審核把關(guān)等業(yè)務(wù)不懂，這些現(xiàn)象將會給企業(yè)發(fā)展或個人將來使用檔案帶來較大麻煩。因此，充分分析人事檔案管理工作中存在的問題，并深入探尋有效的解決措施，加強(qiáng)對人事檔案工作的管理，以此來促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

1 當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題歸類

1.社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視。人事檔案管理工作是一項(xiàng)既平凡又瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更不容易干出轟轟烈烈的工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要 ”，認(rèn)為人事檔案工作無非就是“修修補(bǔ)補(bǔ)、抄抄寫寫、查查看看”的事務(wù)性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家 ”，缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識。許多用人單位尤其不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力，管理人員很多是兼職，沒有或者不安排專業(yè)的、長期的工作人員從事人事檔案管理工作。許多畢業(yè)生意識不到檔案的重要用途，工作流動性強(qiáng)，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學(xué)?；蛉瞬沤涣髦行闹弥焕?，導(dǎo)致大量“死檔”。由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理工作常常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務(wù)功能。

2.檔案管理內(nèi)容不能與時俱進(jìn)。目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)籍和職稱、政審情況、黨團(tuán)關(guān)系、獎勵與處分、職務(wù)任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德能勤績廉表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料（如年終測評分?jǐn)?shù)、個人特長、信用記錄等）未能及時補(bǔ)充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進(jìn)行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規(guī)范。一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重?，F(xiàn)代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成 “斷檔”。二是檔案材料格式混亂 。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一， 難以進(jìn)行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重。有些檔案材料如考核鑒定、個人總結(jié)、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優(yōu)點(diǎn)，不寫缺點(diǎn)，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實(shí)事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，這些現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。

5.檔案管理的科技信息化程度不高。大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄入了工作人員“三齡二歷 ”、職稱、職務(wù)等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策建議

1.加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視人事檔案管理工作。首先從領(lǐng)導(dǎo)干部開始，要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強(qiáng)，保密意識強(qiáng)、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人 民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細(xì)則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計(jì)算機(jī)操作并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。同時，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳人事檔案的重要作用；督促其及時更新，收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”或“死檔”等現(xiàn)象。

完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價值。在檔案內(nèi)容上，要與時俱進(jìn)，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應(yīng)逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機(jī)制，收集平時工作業(yè)績材料（包括工作實(shí)績、獲得獎勵 、科研成果、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽(yù)記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務(wù)功能。

3.統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化。一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內(nèi)容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關(guān)部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對于缺少日期、簽名、印章等材料要求有關(guān)部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案的公信力。一是加強(qiáng)宣傳教育，嚴(yán)禁為了個人利益涂改、偽造檔案材料；二是對于收集來的材料，尤其是學(xué)籍、職稱、業(yè)績等材料要仔細(xì)查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題立即清退；三是對造假嚴(yán)重者要嚴(yán)厲打擊，依法對其進(jìn)行曝光或處罰。

5.提高信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的資源共享。一要建立檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等共建、共享的人事檔案信息平臺；二要各級檔案管理部門要加大資金、人員投入力度，開發(fā)或購買相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理軟件；三要對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其盡快掌握信息化管理本領(lǐng)。

總之，要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重視檔案的良好格局，使各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工充分認(rèn)識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，從而從整體上提高人事檔案管理工作的水平。