楊延風(fēng)+葛新旗

摘要：采購管理模塊作為用友ERP系統(tǒng)中供應(yīng)鏈管理模塊的重要組成部分，其主要功能是處理與采購業(yè)務(wù)有關(guān)的各種單據(jù)，結(jié)合存貨核算模塊及應(yīng)付款管理模塊完成采購成本及應(yīng)付款項的確認、核銷等。文章在梳理采購管理模塊業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過總結(jié)實踐中該模塊與庫存管理模塊、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊集成使用時出現(xiàn)的常見問題及解決方案，幫助ERP軟件使用者理順?biāo)悸贰?/p>

關(guān)鍵詞：采購管理 業(yè)務(wù)流程 解決方案

一、引言

作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的重要一環(huán)，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)價值實現(xiàn)的開始。采購是指企業(yè)的物資供應(yīng)部門按生產(chǎn)部門的需求或已確定的物資采購計劃，取得生產(chǎn)經(jīng)營所需的各種物資的過程。采購業(yè)務(wù)中伴隨著采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)及采購貨款的確認和支付問題，所以在實際應(yīng)用中，采購管理模塊多與庫存管理、存貨核算及應(yīng)付款管理模塊集成使用，以實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的整合及數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)物流與資金流的全過程管理，規(guī)范企業(yè)管理。

通過對現(xiàn)有文獻的整理，本文發(fā)現(xiàn)我國學(xué)者對供應(yīng)鏈管理的研究較多，但主要側(cè)重于對供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程優(yōu)化及應(yīng)對策略的研究，對ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈模塊的具體使用和操作方面的研究較少。周彥（2013）、孫羽、孫紅梅（2014）先后從資金流、物流視角分析了用友ERP-U8環(huán)境下采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)的主要處理流程。柏菊（2015）從采購管理業(yè)務(wù)流程分析入手，列舉了采購管理單貨同行業(yè)務(wù)模式下的常見問題并針對性地提出了解決辦法和思路。這些文獻對研究學(xué)習(xí)采購管理模塊有著重要的借鑒意義，但還遠遠不夠。如柏菊（2015）的研究中對常見問題的分析多為日常業(yè)務(wù)中因為邏輯順序錯誤帶來的無法修改或刪除之類的錯誤講解，對期初設(shè)置及月末結(jié)賬環(huán)節(jié)的錯誤講解較少。孫羽、孫紅梅（2014）的研究主要側(cè)重于對流程的分析，但沒有涉及到對常見問題的分析解決。本文借鑒柏菊（2015）的寫作思路（問題——分析——解決辦法），并結(jié)合孫羽、孫紅梅（2014）的資金流、物流整合研究視角對用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下采購管理模塊的常見問題進行歸納整理，并提出一些解決辦法，期望能對ERP軟件使用者理順?biāo)悸?、提高工作效率有所裨益?/p>

二、采購管理模塊的業(yè)務(wù)處理流程及數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

采購管理是指企業(yè)采購部門根據(jù)生產(chǎn)車間的生產(chǎn)需要，搜尋供應(yīng)商與之洽談并達成購銷合同，督促供應(yīng)商如期送達貨物并按約付款的過程，因為在物資流動的過程中還伴隨著資金流動即貨到付款（確認應(yīng)付款現(xiàn)付或后期付款），所以采購管理模塊往往和庫存管理模塊、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊集成使用。一般來說，首先由生產(chǎn)部門發(fā)出采購需求，采購員提出采購請求，即采購請購活動①；采購請求獲得批準(zhǔn)后，采購人員在市場上尋找相應(yīng)的供應(yīng)商并與之洽談達成采購意向，即采購訂貨活動②，該活動中雙方一般會約定付款方式、運輸方式、批次等；之后采購員督促供應(yīng)商如期將貨物送達③并檢驗入庫④，進行采購結(jié)算⑤；貨物入庫后，財務(wù)人員根據(jù)采購發(fā)票及采購入庫單進行采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)⑥和應(yīng)付款項的確認⑦；后期款項支付后雙方進行核銷處理⑧。具體流程及對應(yīng)單據(jù)和數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如上頁圖所示。

三、采購管理模塊常見問題及解決辦法

采購管理模塊的流程一般包括期初設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理三個環(huán)節(jié)。本文按照這一流程順序?qū)υ撃K中的常見問題及對應(yīng)解決方法進行歸納整理。

（一）期初設(shè)置環(huán)節(jié)的常見問題及解決辦法

問題1：無法取消采購期初記賬。

分析：期初記賬是采購管理模塊期初初始化設(shè)置的一個重要環(huán)節(jié)。期初記賬完畢，代表該月期初采購業(yè)務(wù)即上月采購入庫存貨已經(jīng)全部登記完畢，可以處理本月新的采購業(yè)務(wù)了。但在實際操作中往往會因為采購人員、庫管人員的自身疏忽導(dǎo)致應(yīng)登記業(yè)務(wù)尚未全部登記完就進行期初記賬。這時要想進行修改，因為該月已有新增業(yè)務(wù)導(dǎo)致取消期初記賬時系統(tǒng)提示不能取消。

解決辦法：根據(jù)提示查找對應(yīng)原因，如果是因為存貨核算模塊已期初記賬導(dǎo)致采購管理模塊無法取消期初記賬，則應(yīng)在存貨核算模塊先取消存貨期初記賬。具體操作如下：在存貨核算模塊選擇初始設(shè)置→期初數(shù)據(jù)→期初余額，選擇“恢復(fù)”即可取消存貨期初記賬，返回采購管理模塊，取消采購期初記賬，再對要登記的存貨入庫單進行補錄或修改。如果是因為采購管理模塊本月某筆采購業(yè)務(wù)已完成采購結(jié)算導(dǎo)致采購期初記賬無法取消，則可通過“采購結(jié)算”菜單下的“結(jié)算單列表”子菜單刪除對應(yīng)的采購結(jié)算單，再返回期初狀態(tài)即可取消期初記賬。

對應(yīng)建議：取消采購期初記賬牽涉到本月采購業(yè)務(wù)是否處理、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊是否做了相應(yīng)操作，一旦該月已經(jīng)發(fā)生若干采購業(yè)務(wù)且已經(jīng)進行后續(xù)成本結(jié)轉(zhuǎn)、付款并核銷，再對采購期初記賬進行修改就相當(dāng)麻煩，需要逐步回滾操作，而且可能會影響相應(yīng)存貨的采購成本的結(jié)轉(zhuǎn)金額，所以在日常操作中，軟件使用者進行期初記賬前應(yīng)再次核實期初全部入庫業(yè)務(wù)是否都已登記且無誤，而不能選擇事后補漏或修改，以免帶來不必要的麻煩。

問題2：不能錄入期初采購入庫單，只能錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單在采購期初“記賬前”和“記賬后”兩種狀態(tài)下錄入的單據(jù)是不同的。采購期初記賬前，選擇采購入庫→采購入庫單，系統(tǒng)顯示“期初采購入庫單”，該狀態(tài)下可新增錄入上月已入庫的相應(yīng)存貨；而采購期初記賬后，再次選擇采購入庫→采購入庫單，則系統(tǒng)只能錄入該月新增入庫的存貨。

解決辦法：取消采購期初記賬，選擇采購入庫→采購入庫單，錄入期初已入庫的相應(yīng)存貨的數(shù)據(jù)。

（二）日常業(yè)務(wù)處理中的常見問題及解決辦法

問題1：不能在采購管理模塊錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單錄入窗口中“增加”“修改”等按鈕均為灰色，代表不能進行編輯。出現(xiàn)該問題的主要原因是采購管理模塊和庫存管理、存貨核算模塊集成使用導(dǎo)致的。如果集成使用，采購管理模塊中的“采購入庫單”菜單只能進行查看操作，不能進行編輯。對應(yīng)入庫單的錄入、修改和審核等操作都只能在庫存管理模塊中進行。

解決辦法：在庫存管理→入庫業(yè)務(wù)→采購入庫單菜單中錄入或?qū)ο到y(tǒng)參照采購到貨單審核后自動生成的采購入庫單進行審核操作。

延伸問題：多模塊的集成使用是ERP系統(tǒng)中傳遞數(shù)據(jù)的需要，類似問題還有銷售管理模塊和庫存管理模塊集成使用時，銷售出庫單只能在庫存管理模塊中生成；在應(yīng)付款管理模塊單獨使用時應(yīng)付單據(jù)中可錄入修改的采購發(fā)票在采購管理、應(yīng)付款管理模塊集成使用時，只能在采購管理模塊中進行編輯。

問題2：請購比價業(yè)務(wù)不能進行請購比價生單。頁面顯示“此次操作沒有生成任何訂單！失敗原因如下：沒選中任何記錄或供應(yīng)商為空或者單價為零”。

分析：請購比價業(yè)務(wù)是指根據(jù)不同供應(yīng)商提供的同類貨物的價格，系統(tǒng)自動對比，以“價格低”作為選定供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)而自動生成此供應(yīng)商對應(yīng)的采購訂單。出現(xiàn)此類錯誤，多是因為在比價環(huán)節(jié)系統(tǒng)中找不到供應(yīng)商價格對照表或者對照表中此類貨物的價格相同，導(dǎo)致系統(tǒng)無法選擇，生單失敗。

解決辦法：查看供應(yīng)商管理→供應(yīng)商供貨信息→供應(yīng)商存貨價格表，檢查或錄入該存貨不同供應(yīng)商的價格信息，保存后返回，重新比價生單。

問題3：不能參照采購訂單生成采購到貨單或入庫單。

分析：采購到貨單可以手工錄入，也可以根據(jù)活動②中已審核的采購訂單參照生單。無法參照訂單生成到貨單可能是因為活動②中填制的采購訂單尚未審核或已經(jīng)關(guān)閉，導(dǎo)致活動③不能完成。尚未審核的單據(jù)不能傳遞到下一環(huán)節(jié)，同樣已經(jīng)審核但關(guān)閉的單據(jù)相當(dāng)于棄審或撤單也不能進入下一環(huán)節(jié)。不能由采購訂單參照生成采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票，往往都是這種錯誤導(dǎo)致的。

解決辦法：查看采購訂貨→采購訂單列表中的對應(yīng)訂單，進行審核或打開已關(guān)閉的采購訂單，重新參照采購訂單生成采購到貨單或采購入庫單。

延伸問題：用友ERP系統(tǒng)內(nèi)置了單據(jù)參照生成功能，而單據(jù)參照生成往往需要根據(jù)流程中上一活動中已經(jīng)審核處理的單據(jù)才能生成，這些單據(jù)在生成時要確保上一環(huán)節(jié)的單據(jù)已被審核處理或處于打開狀態(tài)。同樣后續(xù)單據(jù)一旦生成，上一環(huán)節(jié)單據(jù)如需修改則必須先刪除后續(xù)環(huán)節(jié)參照生成的單據(jù)才能進行。

問題4：采購入庫單和采購發(fā)票不能自動結(jié)算。

分析：采購結(jié)算是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單核算采購入庫成本，其結(jié)果就是采購結(jié)算單。自動結(jié)算時系統(tǒng)根據(jù)符合結(jié)算條件的采購入庫單和采購發(fā)票進行結(jié)算，也就是說二者必須同時存在才可自動結(jié)算，缺一不可。

解決辦法：不能完成自動結(jié)算，首先，應(yīng)考慮上述兩種單據(jù)是否都存在，可查看采購入庫單列表和采購發(fā)票列表；其次，應(yīng)考慮該單據(jù)是否已在采購發(fā)票錄入環(huán)節(jié)結(jié)算，已通過發(fā)票錄入窗口完成結(jié)算的單據(jù)不能再次結(jié)算；最后，應(yīng)對單據(jù)之間的隸屬性進行檢驗，即該發(fā)票是根據(jù)采購入庫單生成的，還是手工錄入的，如果是參照生成的且沒有結(jié)算，可通過“自動結(jié)算”菜單完成結(jié)算，反之則需再增加結(jié)算條件才能完成結(jié)算。

問題5：不能對采購運費業(yè)務(wù)進行手工結(jié)算。

分析：采購運費業(yè)務(wù)是指在存貨采購過程中外部運輸部門對購貨單位的收費，實際發(fā)生的運費按國家稅法有關(guān)規(guī)定可以進行進項稅額抵扣，也就是說運費是要進行分攤處理并計入采購成本的，自動結(jié)算功能默認處理采購入庫單和采購發(fā)票，對采購運費發(fā)票不能結(jié)算，此時應(yīng)選擇手工結(jié)算模式。首先進行選單，過濾到相應(yīng)的采購發(fā)票、采購運費發(fā)票和采購入庫單，然后進行運費的分攤，最后再結(jié)算。如不能進行手工結(jié)算，往往是因為用戶已經(jīng)先將采購發(fā)票和采購入庫單進行了結(jié)算，只過濾到剩下的采購運費發(fā)票未進行處理。所以應(yīng)刪除已結(jié)算的該筆業(yè)務(wù)生成的結(jié)算單，選擇對采購發(fā)票、采購入庫單和采購運費發(fā)票先分攤后進行手工結(jié)算。

解決辦法：首先，查看采購結(jié)算單列表是否已對該筆業(yè)務(wù)的采購發(fā)票和采購入庫單進行了自動結(jié)算，如已完成結(jié)算應(yīng)先刪除對應(yīng)的結(jié)算單；其次，選擇采購結(jié)算→手工結(jié)算→選單、過濾→顯示需結(jié)算的發(fā)票（含采購發(fā)票和采購運費發(fā)票）、入庫單→選擇分攤方式（按數(shù)量或金額）進行費用分攤→進行結(jié)算。

需要說明的是，“營改增”后，采購運費發(fā)票視同采購專用發(fā)票，也就是說把運費作為一種應(yīng)稅勞務(wù)，需要在存貨檔案里添加應(yīng)稅勞務(wù)這類存貨，并設(shè)置相應(yīng)的稅率（一般納稅人為11%），然后在“填制采購專用發(fā)票”中填制采購運費發(fā)票，再對采購入庫單、兩張采購專用發(fā)票一起進行分攤、手工結(jié)算。用友ERP-U8軟件雖然考慮了“營改增”的相關(guān)政策，但在目前的過渡期還是按照傳統(tǒng)的方法進行處理。

問題6：不能對采購發(fā)票（采購入庫單）進行修改。

分析：采購發(fā)票不能修改，往往是因為已經(jīng)按照業(yè)務(wù)流程的處理順序?qū)ζ溥M行了后續(xù)的業(yè)務(wù)處理，如已對該發(fā)票進行了審核、結(jié)算，或根據(jù)該發(fā)票和對應(yīng)的入庫單完成了存貨記賬并制單，已經(jīng)對該發(fā)票對應(yīng)的應(yīng)付款項進行了確認和制單，即完成了后續(xù)業(yè)務(wù)活動⑤⑥⑦⑧。如果要對發(fā)票進行修改，則需進行上述活動的逆操作。如在應(yīng)付款管理模塊中取消該發(fā)票的審核，刪除相關(guān)憑證，在存貨核算模塊取消對發(fā)票和入庫單的單據(jù)記賬及刪除相關(guān)憑證，在采購管理模塊找到根據(jù)該發(fā)票和入庫單生成的采購結(jié)算單，才能完成對采購發(fā)票的編輯。

解決辦法：（1）打開該發(fā)票窗口，查看該發(fā)票是否已標(biāo)記為“已審核”“已結(jié)算”；（2）如標(biāo)記為“已審核”，則需打開應(yīng)付款管理模塊的“應(yīng)付單據(jù)審核”，勾選“已審核”過濾到對應(yīng)的采購發(fā)票，選擇并棄審，如已生成相關(guān)憑證則在“是否同步刪除已生成憑證是否繼續(xù)”選項中選擇“是”，刪除確認應(yīng)付款的記賬憑證；（3）如標(biāo)記為“已結(jié)算”，查看根據(jù)該發(fā)票是否已完成了“采購結(jié)算”和存貨核算模塊中單據(jù)記賬及采購成本的確認環(huán)節(jié)，如僅僅完成采購結(jié)算，但未在存貨核算模塊操作，則僅需在“采購結(jié)算單”列表中找到該筆結(jié)算單并刪除，即可對該發(fā)票進行修改；如果還在存貨核算模塊進行過相應(yīng)操作，則需在存貨核算模塊，選擇“憑證列表”中相應(yīng)的記賬憑證并刪除，接著在“業(yè)務(wù)核算”→“恢復(fù)記賬”中恢復(fù)存貨記賬，然后才可取消結(jié)算，完成對該發(fā)票的修改。

（三）期末業(yè)務(wù)中的常見問題及解決辦法

問題：無法完成采購月末結(jié)賬。

分析：月末結(jié)賬環(huán)節(jié)不能結(jié)賬，往往是因為該月采購業(yè)務(wù)未進行完相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，比如暫估業(yè)務(wù)是否已完成暫估成本的處理，到貨入庫的存貨是否已在存貨核算模塊完成采購成本的確認，所有的采購業(yè)務(wù)是否已完成采購結(jié)算，所有的到貨入庫的存貨是否已在存貨賬簿中進行單據(jù)記賬，所有的倉庫是否都已完成采購成本的期末計價等。

解決辦法：逐一排查原因并處理。

參考文獻：

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[2]柏菊，呂魁等.基于業(yè)務(wù)流程的用友ERP-U8.72采購管理模塊實踐教學(xué)常見問題[J].財會月刊，2015，（4）.

[3]徐龍，胡立多.用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)處理[J].商業(yè)會計，2016，（12）.